Digitale Patientenaufnahme als finaler Baustein einer zukunftsfähigen Praxis

Online-Terminvereinbarung, elektronische Patientenakte (ePA) und Fragebögen auf dem Tablet – die Verwaltung der gynäkologischen Praxis von Dr. Riem Möllenberg in Duisburg war bereits in der Vergangenheit digital aufgestellt. Der nächste logische Schritt konnte also nur der hin zur digitalen Patientenaufnahme sein. Praxismitarbeiterin Leonie Herzog übernahm dabei die Einführung der Software und kümmert sich nach wie vor um die Prozesse in der Praxis.

Herausforderungen

Durch Empfehlung zur komplett digitalen Arztpraxis

Da die gynäkologische Praxis bereits erfolgreich mit einer Anbindung ihres PVS Tomedo an den Online-Terminkalender Doctolib arbeitete, war das Thema „Digitale Arztpraxis“ folglich kein neues für das Team. Auch die Fragebögen waren schon als sogenannte “Kostenformulare” digital angelegt und wurden von den Patientinnen auf dem Tablet ausgefüllt.

Dementsprechend leicht fiel dem Praxisteam der Umstieg, als Praxisinhaberin Dr. Riem Möllenberg auf einer Tagung von einer Kollegin Idana empfohlen bekam und die Einführung der Software für digitale Patientenaufnahme in ihrer eigenen Praxis initiierte.

“Idana kann viel Zeit sparen.”

Zum einen überzeugte die Idee, dass Patientinnen die Fragebögen selbst auf ihren Smartphones ausfüllen können und nicht immer die praxiseigenen Tablets dafür genutzt werden müssen; zum anderen – und das war der wichtigere Aspekt – kann das Bearbeiten der Fragebögen bereits zu Hause stattfinden.

Vorteile durch Idana

Zeitersparnis für Praxis und Patientinnen

In der gynäkologischen Praxis kommt Idana nun in drei Workflows zum Einsatz:

1. Neupatientinnen erhalten mit der E-Mail-Terminbestätigung durch Doctolib auch gleich den Link zum passenden Fragebogen und können ihn bequem von zu Hause ausfüllen.

2. Bei einer Rezept-Vorbestellung für die Pille wird regelmäßig der Fragebogen zum Thromboserisiko mitgeschickt. Diesen Fragebogen müssen die Patientinnen einmal jährlich ausfüllen und erst, wenn er ausgefüllt vorliegt, kann ein neues Rezept ausgestellt werden.

3. Die Patientinnen füllen die Fragebögen direkt vor Ort in der Praxis auf ihren Smartphones oder einem Praxis-Tablet aus.

Darüber hinaus arbeitet das Praxisteam mit einem Bogen für individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL). Dieser kann – wie alle anderen Fragebögen der Praxis – bei Bedarf in kürzester Zeit über den Idana-Editor angepasst werden, beispielsweise bei Preisänderungen von kostenpflichtigen Ultraschallen, Abstrichen oder Blutentnahmen.

Auch neue Formulare können mit dem Editor schnell selbst angelegt werden. Den Großteil der Fragebögen hatte Leonie Herzog allerdings zu Beginn über den Fragebogen-Service vom Idana-Team digitalisieren lassen.

Idana ist erst seit ein paar Monaten in Nutzung. Nach einer kurzen Umstellungsphase für Praxis und Patientinnen sieht Leonie Herzog in Zukunft aber eine deutliche Zeitersparnis.

“Auf lange Sicht ist unser Ziel, dass gerade Neupatientinnen die Fragebögen zu Hause komplett ausfüllen und in der Praxis sofort untersucht werden können. Der Praxisablauf wird somit nicht verzögert.”

Vor allem die jährliche Abfrage aller Patientinnen, die die Pille verschrieben bekommen, lässt sich mit Idana effizienter abbilden. Denn die Anzahl dieser Formulare liegt bei etwa 40-50 pro Woche und jedes einzelne muss von den Gynäkologinnen gegengelesen und -gezeichnet werden. Die Praxis arbeitet mit dem neuen Workflow nun strukturierter und die Patientinnen vermeiden Wartezeiten bei der Rezept-Abholung.

Für das Gegenzeichnen der Anamnese- und Pillen-Formulare nutzt die Praxis die Funktion easySign: Mit diesem Feature können die Ärztinnen die ausgefüllten Idana-Fragebögen digital unterschreiben.

“Die Ärztinnen sind mit easySign sehr zufrieden und haben dadurch einen besseren Überblick über die Fragebögen.”

Was sagen die Patientinnen?

Dadurch, dass die Praxis auch sonst fast ausschließlich digital arbeitet, nehmen die Patientinnen die digitale Patientenaufnahme ebenfalls gut an. Dazu kommt, dass der Kundenstamm im Durchschnitt recht jung ist. Gibt es doch mal ein Problem, hilft das Team direkt beim Ausfüllen; im Zweifel können die Fragebögen immer noch ausgedruckt und per Hand ausgefüllt werden. Das kommt aber nur ein- bis zweimal im Monat vor.

“Es ist einfach angenehm, wenn man den Anamnesebogen in Ruhe zu Hause ausfüllen kann, dort, wo man alle Unterlagen vorliegen hat.”

Learning by doing

Eine Team-Schulung in großer Runde war nicht nötig: Da von Anfang an das gesamte Praxisteam mit Idana arbeiten konnte, nahm nur Leonie Herzog an einer Schulung teil und konnte ihren Kolleg:innen danach den ein oder anderen Tipp im Umgang mit Idana geben.

Fazit

10 Minuten weniger Wartezeit

Das Zusammenspiel von PVS, Online-Terminkalender und digitaler Patientenaufnahme funktioniert gut und auch mit der Zusammenarbeit mit dem Idana-Team ist Leonie Herzog sehr zufrieden.

Dadurch, dass die Praxis nie wirklich mit Papier-Fragebögen gearbeitet hat, ist es schwer, hier einen Vorher-Nachher-Vergleich anzustellen. Allerdings schätzt Leonie Herzog, dass sie bei Patientinnen, die wegen einer Rezept-Bestellung kommen, etwa 10 Minuten pro Patientin einspart, alleine weil sie nicht während der Sprechstunde warten müssen. Eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

*Bildquelle: Dr. Riem Möllenberg – Facharztpraxis für Frauenheilkunde, www.frauenaerztin-duisburg.de