Digitale Patientenaufnahme samt automatischer Score-Berechnung spart 10 Minuten pro Patient:in ein

In der dermatologischen Praxis von Dr. Schirren werden regelmäßig Patient:innen mit mittelschwerer bis schwerer Psoriasis oder atopischer Dermatitis behandelt. Durch die Erfassung und Berechnung umfassender Daten war die Anamnese und Verlaufskontrolle dafür sehr aufwändig und zeitraubend. Wie die digitale Patientenaufnahme mit automatischer Score-Berechnung nun den Arbeitsalltag effizienter gestaltet und pro Patient:in 10 Minuten in der Vorbereitung einspart, erläutert Praxismanagerin Ellen Peidl nachfolgend.

Herausforderungen

Hoher Papieraufwand

Vor der Einführung von Idana war der Alltag in der Hautarztpraxis Dr. Schirren durch einen hohen Papieraufwand geprägt. Datenschutzinformationen, Kontaktdaten und Einwilligungen wurden in Papierform erfasst und dann eingescannt, was viel Zeit und Ressourcen bei der Anmeldung beanspruchte. Hinzu kam noch der Zeit- und Papieraufwand, der zusätzlich im Arztzimmer anfiel. Insbesondere die Versorgung der Psoriasis- und Neurodermitis-Patient:innen war aufwändig: “Fragen nach der Lebensqualität, dem Befall des Körpers usw. müssen mit Scores erfasst und berechnet werden. Das mussten die MFA auf einem Bogen erfassen und dann manuell ausrechnen.” beschreibt Ellen Peidl die damalige Situation.

Grund genug, sich nach einer digitalen Alternative umzusehen. Ihr Praxisverwaltungssystem-Anbieter (PVS) empfahl der dermatologischen Praxis, Idana zu testen: “Das haben wir gemacht und Idana hat sich dann etabliert.” berichtet die Praxismanagerin.

Vorteile durch Idana

Erhebliche Zeit- und Papierersparnis

Die Digitalisierung aller Fragebögen für die Patientenaufnahme mit Idana macht den Praxisalltag nun wesentlich effizienter: Auf einem praxiseigenen Tablet oder dem persönlichen Smartphone füllen die Patient:innen die Befragungen im Wartezimmer aus. Der Bericht landet dann automatisch in der digitalen Patientenakte im PVS. Vor Kurzem wurde auch die Check-in-Funktion eingerichtet, sodass alle relevanten Bögen zur Patientenaufnahme bereits bei der Terminbuchung ausgefüllt werden und somit beim Termin in der Patientenakte vorliegen. Das ist ein weiterer Schritt, der viel Entlastung mit sich bringt.

“Wir möchten nicht mehr zurück ins Papierzeitalter.”

Auch die laufende Sprechstunde profitiert von der Digitalisierung mit Idana: Heute sind die ausgefüllten Formulare und Scores bereits in der Akte, bevor die Ärzt:innen die Patient:innen sehen; die Mediziner:innen können sich auf einen Blick die wichtigsten Punkte ansehen und gehen so vorbereitet ins Gespräch. Seit der Implementierung von Idana ist das Scan-Aufkommen in der Praxis signifikant gesunken, was Ellen Peidl und ihren Kolleg:innen eine erhebliche Zeit- und Papierersparnis bei der Anmeldung bringt.

“Idana kann die Arbeitsabläufe in der Praxisorganisation erheblich verschlanken.”

Individuelle Score-Berechnung mit Editor

Auch die Anamnese und Verlaufskontrolle der Psoriasis-Patienten:innen wurde merklich optimiert. In der Vergangenheit mussten die MFA auf Papier erfassen, an welchen Körperstellen der Befall wie stark ist und diesen in verschiedene Kategorien – von 1 = sehr leicht bis 4 = schwer – einordnen. Außerdem wurde die Lebensqualität mit der Erkrankung eingeschätzt. Diese Werte wurden dann manuell addiert und mit einem bestimmten Faktor multipliziert, sodass am Ende der aussagekräftige Score rauskam. “Das war ein erheblicher Zeitaufwand. Die MFA musste das mit Papier und Taschenrechner erfassen. Und dann lag das Ergebnis auch nicht immer rechtzeitig für das Arztgespräch vor.” erklärt die Praxismanagerin.

“Idana hat unser Scan-Aufkommen signifikant reduziert und bringt eine extreme Zeit- und Papierersparnis mit sich.”

Die Scores werden nun ebenfalls mit Idana digital erfasst und berechnet. Dank der im Fragebogen hinterlegten Formeln werden diese Berechnungen automatisch durchgeführt, sodass das Praxisteam diese Aufgaben nicht mehr manuell erledigen muss. Ellen Peidl ist im Umgang mit dem Fragebogen-Editor sehr versiert: Neben dem komplexen Psoriasis-Fragebogen konfigurierte sie auch alle anderen in der Hautarztpraxis eingesetzten Bögen selbst. “Aber die Entwicklung der Scores war erst einmal eine Herausforderung. Das Support-Team von Idana hat mich dabei zum Glück gut unterstützt,” freut sich die Praxismanagerin. “Jetzt fragt die MFA die Daten nur noch ab und der Score wird automatisch berechnet. Die Ärzt:innen haben das Ergebnis sofort vorliegen.”

Was sagen die Patient:innen?

Wie bei den meisten Neuerungen, benötigte auch Idana eine gewisse Übergangszeit, um von den Patient:innen akzeptiert zu werden. “Als wir die Online-Terminvergabe eingeführt haben, war es genauso. Da muss man einfach durch, das legt sich,” erinnert sich Ellen Peidl. Mittlerweile nehmen die Patient:innen die digitale Patientenaufnahme gut an.

“So wie es jetzt läuft, haben wir schon eine extreme Erleichterung.“

Fazit und Ausblick

10 Minuten pro Patient:in einsparen

Die dermatologische Praxis gewinnt in ihrem Arbeitsalltag viel vom Einsatz der digitalen Patientenaufnahme: Insbesondere in der Versorgung der Patient:innen mit Psoriasis oder atopischer Dermatitis kann das Team nun etwa 10 Minuten pro Patient:in einsparen. “Die Ersparnis ist gewaltig,” zieht Ellen Peidl ein positives Fazit. “Auch der restliche Sprechstundenbetrieb sowie die Anmeldung profitieren enorm von Idana und das auf vielen Ebenen: Das Team gewinnt wertvolle Zeit, die nun für die Patient:innen zur Verfügung steht, und spart zudem an Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier.”

“Mit Idana sparen wir pro Patient:in 10 Minuten ein – das ist kein Rechenfehler.”

Darüber hinaus schätzt die Praxismanagerin die Zusammenarbeit mit dem Idana-Team. Nicht nur bei der Erstellung der Psoriasis-Fragebogens, sondern bei allgemeinen Fragen fühlt sie sich gut unterstützt. Daher plant die Editor-Expertin, in Zukunft noch weitere Fragebögen zu digitalisieren und das Team der Hautarztpraxis sogar noch weiter zu entlasten.

*Bildquelle: Hautarztpraxis Dr. Schirren, www.dr-schirren.de