Erfolg auf ganzer Linie: Digitale Patientenaufnahme spart Papier, Zeit und Personalkosten

Herausforderungen

Etwa 100 physische Patientenmappen pro Tag

MedKonsil versorgt im Durchschnitt 100 Patient:innen pro Tag, privat und gesetzlich versichert. Für jede:n einzelne:n von ihnen musste das Praxisteam in der Vergangenheit eine physische Mappe mit Laufzettel, Fragebogen und den jeweiligen Patientenunterlagen vorbereiten. Im Nachgang musste das Papier manuell gescannt und schließlich im Praxisverwaltungssystem (PVS) den Patientenakten zugeordnet werden. “Wir hatten dafür einen ScanDienst eingerichtet, bei dem die Mitarbeitenden Stunden über Stunden damit beschäftigt waren, diesen Papierberg abzuarbeiten,” erinnert sich Domenik Schell an die Zeit der analogen Patientenaufnahme. Dementsprechend viel Datenmüll brachte dieser Prozess mit sich: “Die Tonne fasst 1- 2 Kubikmeter Papier und musste im Jahr mindestens 4-5 Mal geleert werden. Natürlich läuft die Praxis nicht ganz ohne Papier, aber die Zeit vor Idana war schrecklich.” Daran sollte sich etwas ändern.

Die Initiative, die Patientenaufnahme zu digitalisieren, ging letztendlich vom ärztlichen Leiter Dr. med. Markus Sotiriou aus. Bei seiner Online-Recherche stieß er auf Idana und war “so begeistert, auch von den Rezensionen”, dass seine Wahl direkt auf die Software fiel.

“Sowohl die Einbindung in das alte als auch in das neue PVS verlief problemlos. Es gab nicht mal ein kleinstes Problem. Wir sind mit der Zusammenarbeit absolut zufrieden.”

Die Implementierung von Idana erfolgte noch in das alte PVS, kurz darauf stand die Umstellung der kompletten Praxis-IT an: Sowohl die Server-Infrastruktur als auch die Hardware wie PCs, Bildschirme und Telefone wurden erneuert. Darüber hinaus stieg MedKonsil von Windows auf Apple um. Dabei übernahm Domenik Schell alle Aufgaben rund um die Software, wie Fragebögen editieren und Mitarbeitende schulen. Seine Kollegin, Praxismanagerin Claudia Damm-Blum, kümmerte sich um die technische Implementierung.

Vorteile durch Idana

Überblick dank wichtiger Antworten in Akte

Die Mühe hat sich gelohnt. Idana vereinfacht seit der Einführung den Arbeitsalltag bei MedKonsil enorm und kommt so zum Einsatz: Zunächst buchen die Neupatient:innen einen Termin über den Online-Terminkalender. Am Behandlungstag melden sie sich dann am Empfang, wo die Mitarbeitenden die digitale Patientenakte im PVS anlegen. Haben die Patient:innen Unterlagen wie Vorbefunde oder Laborwerte dabei, werden diese direkt bei der Anmeldung eingescannt und zurückgegeben, sodass alles digital vorliegt und die Ärzt:innen direkt damit arbeiten können. Danach gehen die Patient:innen weiter in die Fachabteilung. Die Kolleg:innen dort erstellen einen individuellen QRCode, den die Patient:innen mit einem der praxiseigenen Tablets scannen können und dann den Fragebogen darüber ausfüllen. Alternativ können die Patient:innen ihr eigenes Smartphone dafür nutzen, das kommt aber seltener vor. Ist der Fragebogen ausgefüllt abgeschickt, landet der Bericht automatisch in der Patientenakte. Darüber hinaus werden wichtige Antworten direkt als Text in die Patientenakte eingefügt. “Das ist sehr praktisch für die Ärzt:innen. Sie müssen den Fragebogen nicht öffnen, sondern sehen sofort, was für sie wichtig ist,” erklärt Domenik Schell. In diesem Feature sieht er die größte Arbeitserleichterung: “Sobald die Patient:innen auf ‘Absenden’ klicken, ist die Arbeit erledigt und alles ist dort, wo es hingehört. Man kann gar nicht in Worte fassen, was für eine Erleichterung uns Idana bringt.”

“Im Vergleich zu früher geht mit Idana alles wahnsinnig schnell und ist dann auch direkt in der Patientenakte.”

Fragebögen: Selbst erstellt und individualisiert

Idana kommt auch im Rahmen der Präventionssprechstunde für kardiologische Risikopatient:innen zum Einsatz. 2-3 Mal pro Jahr überprüfen Präventionsassistent:innen die Entwicklung des Gesundheitsverlaufs, der Laborwerte und die Medikation. Um hierfür komplett selbst einen speziellen Fragebogen zu entwickeln, nutzte Domenik Schell den Fragebogen-Editor. Damit passte er ebenso Fragebögen, die in Idana standardmäßig angeboten werden, nach den praxiseigenen Ansprüchen an.

Was sagen die Patient:innen?

Das MedKonsil-Team hatte bei der Umstellung zunächst die Befürchtung, dass gerade ältere Patient:innen – die den Großteil der Klientel ausmachen – Probleme mit der digitalen Patientenaufnahme haben könnten. Das stellte sich aber als unbegründet heraus, da insbesondere auf den Tablets der Text angenehm groß ist und die Patient:innen damit gut zurechtkommen.

“Idana kommt durch die Bank weg gut an, bei Alt und Jung.”

Fazit und Ausblick

99 % papierfrei und Arbeitskraft eingespart

Nach der bisherigen Nutzungsdauer zieht Domenik Schell ein sehr positives Fazit: “Zum einen muss die Datenmülltonne nur noch einmal im Jahr geleert werden, weil die Praxis zu 99 % papierfrei arbeitet. Zum anderen kann Idana in unserem Fall eine halbe bis ganze Arbeitskraft ersetzen, weil niemand mehr die unzähligen Papiere einscannen muss. Idana ist einfach Gold wert.”

Die einzige Anwendung, bei der momentan noch Papier zum Einsatz kommt, ist das mobile Schlaflabor. Dabei besuchen Mitarbeiter:innen die Patient:innen zu Hause und führen dort Befragungen und Messungen durch, die auf Papier dokumentiert werden. Aber Domenik Schell arbeitet bereits daran, wie er das mithilfe des Idana-IQ-Fragebogens lösen kann.

Für die Zukunft plant MedKonsil auch die Umsetzung weiterer individueller Fragebögen. Zudem möchte Domenik Schell Idana in das Online-Terminkalender-Tool der Praxis integrieren, damit die Patient:innen die Befragungen bald schon vor dem Termin bequem per Check-in von zu Hause aus bearbeiten können. Dieser Schritt würde noch mehr Zeit für das Wesentliche lassen, nämlich Arztgespräch und Untersuchung.

“Wir wollen gar nicht mehr an die Zeit vor Idana zurückdenken.”

*Bildquelle: MedKonsil Medizinisches Versorgungszentrum GmbH, www.medkonsil.net