Case Study: Digitale Patientenaufnahme spart Papier, Zeit und Personalkosten
Erfahren Sie, wie standardisierte digitale Anamnese Prozesse verschlankt, Wartezeiten verkürzt und Ressourcen spart.
Zur Case StudyChristian Schacht ist in der Praxis für Psychiatrie und Psychotherapie von Dr. med. Cordula Tiltscher als Praxismanager tätig. Daneben betreibt er seine eigene Einrichtung als Heilpraktiker für Psychotherapie und kann auf über 30 Jahre IT-Erfahrung zurückblicken. Beste Voraussetzungen also, um sich inhaltlich wie auch technisch mit der Einführung einer Software für die digitale Patientenaufnahme und Anamnese zu beschäftigen. Nachfolgend berichtet der Praxismanager, warum seine Wahl dabei auf Idana fiel und wie die Lösung die Terminvorbereitung für das Team und auch die Patient:innen erleichtert.
Herausforderungen
Lange Digitalisierungsreise
Vor der Einführung von Idana sammelte die Praxis für Psychiatrie und Psychotherapie bereits verschiedene Erfahrungen auf dem Weg zur digitalen Patientenaufnahme bzw. Anamnese: Zunächst startete sie mit Papierfragebögen, die gedruckt, gescannt und manuell zugeordnet werden mussten. Dies lief laut Christian Schacht “grottenschlecht”.
Der Wechsel des Praxisverwaltungssystems (PVS) zu Tomedo im Jahr 2019 ermöglichte dem Team dann immerhin den Einsatz digitaler Formulare für praxisinterne Abläufe. Doch damit nicht genug: Die Fragebögen sollten auch an die Patient:innen versendet werden können, damit sie sie geräteunabhängig von zu Hause ausfüllen können.
Auf einer Veranstaltung lernte der Praxismanager schließlich Idana kennen. Damit erhoffte er sich zum einen eine bessere Vorbereitung des Praxisteams auf die einzelnen Termine. Zum anderen würden die Patient:innen die Fragebögen in aller Ruhe vor dem Termin zu Hause ausfüllen können, was besonders im Fachbereich der Psychiatrie und Psychotherapie sinnvoll sein kann. “Das war für uns mit oder das ausschlaggebende Argument für den Einsatz von Idana”, erinnert sich Christian Schacht.
“Idana ist sehr, sehr einfach, auch in der Administration.”
Vorteile durch Idana
Fragebögen bei Terminvergabe
Die digitale Patientenaufnahme hilft Christian Schacht und dem Team nun, sich vorab ein genaueres Bild von Neupatient:innen machen zu können. Dafür erhalten die potenziellen Patient:innen bereits mit der Terminanfrage einen Link zum Idana-Aufnahmebogen per E-Mail. Sobald dieser ausgefüllt in der Praxis vorliegt, kann das Team sich ein Bild machen und entsprechend eine Rückmeldung geben bzw. einen Termin anbieten. Die Terminvergabe selbst findet in der Regel in der Praxis statt, vor allem mit Bestandspatient:innen. Aber insbesondere potenzielle Neupatient:innen stellen Terminanfragen über den Online-Terminkalender oder telefonisch. Mit der Terminerinnerung per E-Mail erhalten dann alle – egal, ob Bestands- oder Neupatient:innen – Links zu den Idana-Fragebögen. Bei der Terminvereinbarung zur Videosprechstunde läuft es genauso ab.
Darüber hinaus hat Christian Schacht Check-inLinks auf der Website für administrative Idana-Fragebögen, wie dem zur Schweigepflichtsentbindung und Vollmacht, integriert.
Für die Bearbeitung individueller Gesundheitsleistungen (IGeL) setzt das Team auf die Funktion easySign. Damit können die Berichte per Knopfdruck rechtssicher vom ärztlichen Personal unterschrieben werden. Auch der Fragebogen-Editor kommt in der Praxis für Psychiatrie und Psychotherapie rege zum Einsatz: Der Praxismanager hat damit alle Fragebögen selbst digitalisiert.
