Mit digitaler Anamnese eine lückenlose Verlaufsdokumentation und mehr Zeit für Patient:innen in der Rheumatologie gewinnen

Rheumaerkrankungen verlangen eine besonders sorgfältige, kontinuierliche Dokumentation: standardisierte Scores, Verlaufsmessungen, Lebensqualitätsdaten – all das muss bei jedem Termin vollständig vorliegen, damit fundierte Therapieentscheidungen möglich sind. Dr. Stephanie Wer-ner, Rheumatologin in der Praxis RHIO Düsseldorf, kennt diesen Anspruch aus dem täglichen Praxisbetrieb. Seit 2022 setzt sie auf die digitale Patientenaufnahme mit Idana, um strukturierte Anamnese und Fragebogenerhebung in ihren Arbeitsalltag zu integrieren und den Übergang von der Papiermappe zur vernetzten Digitallösung konsequent umzusetzen. In ihrer Case Study aus dem Jahr 2023 lag der Fokus auf der Zeitersparnis, nun berichtet sie vor allem vom medizinischen Mehrwert, den sie durch die Digitalisierung im Alltag spürt.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Papier, manuelle Scores, lückenhafte Daten

Vor der Einführung von Idana arbeitete die RHIO mit einem vollständig papierbasierten Prozess. Für jede Wiedervorstellung wurden individuelle Mappen zusammengestellt, die je nach Erkrankungsbild mit unterschiedlichen Fragebögen bestückt waren. “Jemand aus dem Team hatte immer die leidige Aufgabe, die Mappen zu packen”, wie Dr. Stephanie Werner rückblickend beschreibt.

”Das hat wirklich viel Zeit gekostet. Die Annahme war damit beschäftigt, diese Bögen vorzubereiten. Es war schon ein sehr, sehr hoher Arbeitsaufwand.”

Rheumatologische Assessments wie BASDAI und BASFI wurden auf Papier ausgefüllt, Scores manuell berechnet und anschließend ins PVS übertragen. Fehler waren dabei unvermeidlich. Die ausgefüllten Bögen wurden zusätzlich eingescannt, um eine digitale Sicherungskopie zu haben. Hinzu kamen fehlende Daten: Patient:innen ließen Fragen offen, wenn sie deren Relevanz nicht einschätzen konnten. Dies machte die vollständigen Scores unbrauchbar. Zudem band das Vorbereiten, Verteilen und Nachverarbeiten der Mappen Kapazitäten, die bei fünf MFA und rund 3.000 Patient:innen pro Quartal schlicht nicht vorhanden waren. 

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

Ausgefüllte Fragebögen vor Praxisbesuch

Heute verschickt das Praxisteam die digitalen Fragebögen mindestens eine Woche vor dem Termin. Nahezu alle Bestandspatient:innen erhalten die Bögen vorab per Link und füllen sie zu Hause auf Computer, Tablet oder Smartphone aus.

Auch ältere Patient:innen nehmen die Fragebögen gut an: Deren Angehörige werden bei Bedarf einbezogen, was in der Patientenakte entsprechend hinterlegt wird. Wenn Patient:innen ins Sprechzimmer kommen, liegen alle relevanten Informationen bereits vor: Medikamentenangaben, aktuelle Beschwerden, rheumatologische Scores und Lebensqualitätsdaten.

“99 % der Patient:innen erhalten Fragebögen vorab per Link.”

Scores als Grundlage für bessere Gespräche

Der zentrale medizinische Mehrwert liegt in der Nutzung der Scores direkt im Gespräch. BASDAI, BASFI und der Funktionsfragebogen Hannover (FFbH) werden automatisch berechnet und liegen vor dem ersten Satz vor. Dr. Stephanie Werner öffnet die Akte noch vor der Konsultation und kann den Verlauf auf einen Blick einschätzen.

“Ich schaue mir die Akte vorher an und sehe auf einen Blick, ob sich ein Score verbessert oder verschlechtert hat. Diese Info ist ein sehr guter Einstieg ins Gespräch und ich kann direkt fragen, wie es der Person geht.”

Die automatisch berechneten Scores ermöglichen nicht nur einen gezielteren Gesprächseinstieg, sie liefern auch objektive Argumentationshilfen, etwa wenn Patient:innen Reha-Maßnahmen oder Physiotherapie benötigen. Die erhobenen Daten fließen ohne manuellen Aufwand ins PVS: kein Abtippen, kein Scannen, keine Übertragungsfehler.

Psychosoziale Faktoren früh erkennen

Über die klassischen Verlaufsscores hinaus setzt Dr. Stephanie Werner gezielt Depressionsscores (PHQ-4) und spezifische Schmerzfragebögen ein. So lassen sich psychosoziale Belastungen erkennen, bevor sie im Gespräch zur Sprache kommen. Die Medizinerin erklärt: „Wenn ich sehe, dass die Person gerade psychisch belastet ist, kann das vielleicht zu einer Schmerzverstärkung führen. So kann ich das viel besser einordnen, als wenn ich das gesamte Gespräch erst einmal dorthin lenken muss.“

Flexibel angepasst mit dem Idana-Editor

Als Dr. Stephanie Werner 2022 mit Idana startete, gab es noch keinen rheumatologischen Erstaufnahmebogen. Also erstellte sie ihn selbst, mithilfe des integrierten Idana Editors. Den fertigen Bogen stellte die Praxis Idana und somit auch anderen Rheumatolog:innen zur Verfügung. Seitdem nutzt Dr. Stephanie Werner den Editor für krankheitsspezifische Bögen, Aufklärungsdokumente zu Gelenkpunktionen, den digitalen Behandlungsvertrag, EPA-Zustimmungen und weitere Zwecke.

”Der Vorteil gegenüber anderen Anwendungen ist, dass ich die Fragebögen in Idana nach meinen Bedürfnissen anpassen kann.”

Welches Fazit zieht die Praxis?

Was sagen die Patient:innen?

Die Akzeptanz ist praxisweit hoch. Das Gegenargument, ältere Patient:innen seien nicht digitalaffin, hat sich nicht bestätigt. Die Pflichtfeldfunktion in Idana sorgt dafür, dass Fragebögen vollständig ausgefüllt werden – fehlende Daten gehören somit der Vergangenheit an.

”Ich habe selbst in der Hand, was und wie ich etwas abfragen möchte. Gleichzeitig habe ich trotzdem die Möglichkeit, die Standardfragebögen abzurufen.”

Ausblick

Eine offene Baustelle bleibt die direkte Schnittstelle zu RheDAT, der Dokumentationsplattform des Berufsverbands Deutscher Rheumatologen (BDRh). Eine Anbindung ist technisch möglich, befindet sich aber noch in der Evaluierungsphase. Dr. Stephanie Werner sieht das pragmatisch: Für Anamnese, Verlaufsdokumentation und Aufklärung ist Idana klar gesetzt und das Potenzial des Editors noch lange nicht ausgeschöpft.