Telefonzeit halbiert, mehr Zeit für die Medizin: Wie ein ambulantes OP-Zentrum die ärztliche Aufklärung effizienter gestaltet

Die Tagesklinik am Holländischen Viertel GbR in Potsdam ist kein klassischer Praxisbetrieb. Als ambulantes OP-Zentrum begleitet das anästhesiologische Team, zu dem auch Dr. Peter Brinkbäumer zählt, jährlich 4.500 bis 5.500 Narkosen: vor Ort in zwei eigenen OP-Sälen und in externen Praxen bei orthopädischen, gynäkologischen, augenchirurgischen Kolleg:innen und weiteren Operateur:innen. Die Praxis ist in der Region bekannt für ihre Expertise in der Kinderanästhesie; Patient:innen kommen teils aus dem gesamten Brandenburger Umland in die Klinik. Dr. Peter Brinkbäumer war vor seiner jetzigen Tätigkeit ärztlicher Leiter einer Wissenschaftsredaktion im Software-Umfeld und kennt digitale Prozesse aus eigener Erfahrung. Die Praxis hat Idana eingeführt, um die langen telefonischen Aufklärungsgespräche – die ärztliche Pflicht sind und nicht delegiert werden können – zu verkürzen. Nachfolgend schildert der Mediziner, was seitdem funktioniert und was noch nicht.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Über zwei Stunden Telefonzeit pro OP-Tag

Vor der Pandemie bestellte die Praxis alle Patient:innen persönlich ein. Mit dem ersten Lockdown stellte das Team auf rein telefonische Aufklärung um und blieb danach dabei: Die Patient:innen schätzten es, keinen zusätzlichen Termin einplanen zu müssen. Gespräche mit jungen, gesunden Patient:innen dauern jeweils rund zehn Minuten. Wer älter ist oder eine komplexe Vorgeschichte hat, beansprucht bis zu 20 Minuten. An OP-Tagen mit 12 bis 14 gynäkologischen Patientinnen summierten sich die Telefonate auf über zwei Stunden – Arztzeit, die an anderer Stelle fehlte. Vor jedem Gespräch lagen kaum Vorabinformationen vor: Medikamentenlisten, Vorerkrankungen – alles wurde im Telefonat von Grund auf erhoben.

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

10 Minuten werden zu weniger als 5 Minuten

Seit der Einführung von Idana füllen Patient:innen die digitalen Anamnese- und Aufklärungsbögen vor dem Termin aus – auf dem eigenen Smartphone, Tablet oder Computer. Das Praxisteam überträgt die markierten Angaben in das Narkoseprotokoll, bevor das Telefonat beginnt. Das Gespräch selbst beschränkt sich auf die grundlegende Aufklärung, Klärung offener Fragen, Festlegung der Nüchternzeiten sowie Terminlogistik.

„Der größte Vorteil, den ich bei Idana sehe, ist die extreme Zeitersparnis. Denn die Aufklärungstelefonate sind ärztlich zu führen – eine teure Arbeitsminute.“

Dr. Peter Brinkbäumer, Facharzt für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Palliativmedizin

12 bis 14 gynäkologische Patientinnen, die früher jeweils etwa 10-minütige Telefonate bedeuteten, schafft das Team jetzt in weniger als der Hälfte der Zeit. Einzelne Gespräche dauern bei Wiederholungspatient:innen nur noch drei Minuten. „Das können sie teilweise in der Pause zwischen zwei OPs abtelefonieren“, sagt Dr. Peter Brinkbäumer. „Das war vorher überhaupt nicht möglich.“

Individuelle Bögen statt Einheitsware

Dr. Peter Brinkbäumer erstellt alle Fragebögen selbst im Idana-Editor, zugeschnitten auf den jeweiligen Operateur und Eingriff: „Ich gestalte die Bögen alle so, dass sich die Patient:innen persönlich aufgenommen fühlen, nicht als hätten sie einen anonymisierten Bogen bekommen.“ Fragebögen für Kinder, für Erwachsene, für unterschiedliche Fachbereiche konfiguriert er separat. Dabei achtet er darauf, dass die Bögen stets rechtskonform formuliert sind.

Rücklaufquote von nahezu 100 Prozent

Gestartet ist die Praxis mit einer digitalaffinen Gruppe: jungen, gesunden gynäkologischen Patientinnen. Die Rücklaufquote lag anfangs bei rund 80 Prozent. Mit einer SMS-Erinnerung am Morgen des OP-Tages stieg sie auf nahezu 100 Prozent. „Das war der Knaller“, sagt Dr. Peter Brinkbäumer. Die Patient:innen füllen den Bogen in der Straßenbahn oder zu Hause aus – kein Klemmbrett, kein Zettel, den man verlegen kann.

Was noch nicht reibungslos läuft

Dr. Peter Brinkbäumer hat momentan zwei technische Herausforderungen: Externe Patient:innen, die noch nicht in Turbomed angelegt sind, lassen sich derzeit nicht automatisch mit Idana synchronisieren. Wer keinen PVS-Eintrag hat, erscheint nicht auf dem Aufklärungsgerät. Das Team legt solche Patient:innen händisch an. Bei einzelnen Terminen ist das machbar, bei mehreren Tausend externen Patient:innen pro Jahr ein erheblicher Mehraufwand. Bestimmte Fachbereiche sind deshalb noch nicht vollständig ausgerollt. Hintergrund ist, dass Idana so konzipiert ist, dass Patient:innen zunächst im PVS angelegt und dann digital aufgeklärt werden. Der umgekehrte Weg ist ein spezieller Workflow in der Anästhesie. Eine Lösung dafür ist grundsätzlich denkbar und wird für die Zukunft evaluiert.

„Ich bin davon überzeugt, dass Idana das löst.“

Darüber hinaus erhalten Patient:innen, die beim Ausfüllen eine Kopie des Bogens ankreuzen, diese erst nach ärztlicher Unterschrift. Wer vor dem Eingriff noch einmal nachlesen möchte – Nüchternzeiten, mitzubringende Befunde, Ablauf – kann das momentan noch nicht. Die Funktion steht auf der Produkt-Roadmap. Wie bei jeder agilen Softwareentwicklung hängt die konkrete Umsetzung von der laufenden Priorisierung ab.

Welches Fazit zieht die Praxis?

Klarer Zeitgewinn – mit Luft nach oben

Spart Idana pro Telefonat fünf Minuten, ist das bei 3.000 digital aufgeklärten Patient:innen knapp ein Monat eingesparte Arztzeit pro Jahr. Für Dr. Peter Brinkbäumer ist das der entscheidende Maßstab. Die offenen Probleme bei der Integration externer Patient:innen bremsen den vollen Rollout derzeit. Er plant ihn trotzdem.

„Leider gibt es derzeit noch diese Hürden, aber knapp einen Monat eingesparter Arztzeit im Jahr möchte ich auch nicht mehr missen.“

Ausblick

Die Praxis prüft derzeit den Wechsel auf ein neues PVS. Eine bessere PVS-Integration könnte helfen, verbliebene technische Hürden zu beseitigen und den Rollout weiter vorantreiben – auch für gemischte OP-Tage mit Kindern und Erwachsenen, wo Anforderungen wie unterschiedliche Nüchternheitsregeln bisher einen gemeinsamen Bogen ausschließen. Geplant sind außerdem die papierlose OP-Dokumentation und praxisspezifische QR-Codes auf der Website.

Dass das nicht schneller geht, liegt auch an den Rahmenbedingungen: Die ePA ist nur auf einem Gerät abrufbar, Papierüberweisungen bleiben Pflicht, und die KIM-Kommunikation empfindet Dr. Peter Brinkbäumer als Rückschritt.

Trotzdem liegt dem Mediziner viel daran, die Digitalisierung in der Praxis auszubauen, und vom Vorteil der enormen Zeitersparnis durch Idana möchte er auf jeden Fall weiterhin profitieren. Positiver Effekt: Mehrere Operateure aus dem Netzwerk haben bereits Interesse an Idana signalisiert – ausgelöst durch die Rückmeldungen ihrer Patient:innen.

Bildquelle: Tagesklinik am Holländischen Viertel GbR, https://tagesklinik-potsdam.de/