• Referenz: Patricia Goller, Praxismanagerin, Praxisgemeinschaft Hoch 2 – Hautarztpraxis, Eningen unter Achalm
  • Praxistyp: Praxisgemeinschaft
  • Team: 2 Ärzt:innen, 7 Mitarbeitende
  • Standorte: 1
  • Tools: Videosprechstunde, digitale Rezeptbestellung, Onlineterminkalender Termed
  • PVS: Medical Office
  • Website: www.drshoch2.de/

Terminvereinbarung, Sprechstunde, Rezeptbestellung und jetzt auch Anamnese – die Praxisgemeinschaft Hoch 2 setzt konsequent auf digitale Prozesse. Grund genug, das Praxismanagement auf mehrere Schultern zu verteilen und eine Mitarbeiterin federführend mit allen technischen und IT-Themen zu betrauen. Für dieses Aufgabengebiet zeichnet sich Patricia Goller in der dermatologischen Praxis verantwortlich. Sie berichtet nachfolgend, weshalb man sich für die digitale Patientenaufnahme entschied und wie Idana den Praxisalltag seitdem erleichtert.

Herausforderungen

Aufwändige Medikamenten-Genehmigungen

Als dermatologische Praxis mit Fokus auf Systemtherapien bei Psoriasis und Neurodermitis investieren die Mitarbeiter:innen zwangsläufig viel Zeit in die Verwaltungsarbeit: Die für die Behandlungen notwendigen kostenintensiven Medikamente müssen von den Krankenkassen mittels umfangreicher Dokumentationsbögen genehmigt werden. Bisher fand dieser Prozess auf Papier statt. „Vor Idana war es ein ständiger Kreislauf aus Ausdrucken, Einscannen und Archivieren“, erinnert sich Patricia Goller.

„90 % der Patient:innen vergaßen beim Folgetermin die Fragebögen, die ihnen beim ersten Termin mitgegeben wurden, sodass wir von vorne beginnen mussten.“

Der papierbasierte Workflow bedeutete nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand für das Praxisteam. Die Mitarbeiter:innen mussten jeden ausgefüllten Bogen auf Vollständigkeit prüfen, einscannen und anschließend in Papierform archivieren – was zu einer wachsenden Anzahl von Ordnern in der Praxis führte.

Als IT-affine Praxismanagerin war Patricia Goller überzeugt, dass es eine effizientere Lösung geben musste: Ein System, das Patient:innen erlaubt, Formulare digital und in Ruhe auszufüllen, idealerweise mit direkter Integration in das Praxisverwaltungssystem (PVS). Nach ernüchternden Erfahrungen mit verschiedenen Terminplanungssystemen ging sie zunächst skeptisch an die Suche heran. Doch schon in der ersten Produkt-Demonstration überzeugte Idana durch seine reibungslose Anbindung: “Alles funktionierte direkt und ich war sehr glücklich damit. Dann haben wir uns für Idana entschieden.”

Vorteile durch Idana

Wartezeiten in der Praxis vermeiden

Die Integration von Idana beginnt bereits bei der Online-Terminvergabe: Neue Privatpatient:innen erhalten automatisch einen Link zur digitalen Anamnese, die sie bequem von zu Hause aus ausfüllen können. Diese Vorab-Erfassung hat sich als besonders effizient erwiesen, da sie die Wartezeiten in der Praxis optimiert. „Gerade bei den unterschiedlichen Behandlungsrhythmen unserer beiden Ärzt:innen macht sich das deutlich bemerkbar“, erklärt Patricia Goller. Praxisinhaberin Dr. med. Yvonne Hoch ist auf zeitintensivere Behandlungen wie ambulante Operationen spezialisiert, weswegen die Wartezeit bei ihr naturgemäß etwas länger ausfällt. Assistenzarzt Dr. med. Alaa Omran kann seine Patient:innen für Vorsorgen und Allergiebesprechungen zügiger aufrufen.

“Die digitale Vorab-Anamnese mit Idana gleicht die Unterschiede in der Wartezeit elegant aus. Die ausgefüllten Berichte sind dann direkt in der Patientenakte im PVS.“

Für Patient:innen ohne Smartphone oder E-Mail-Zugang hat die Praxis eine praktische Alternative: Sie können die Anamnese direkt vor Ort auf praxiseigenen Tablets per QR-Code ausfüllen.

Idana-Berichte direkt im PVS

Die Praxis entschied sich für einen konsequenten Übergang von der Papierform zur digitalen Lösung. Mithilfe des Idana-Editors wurden sämtliche Fragebögen und praxiseigene Aufklärungsinhalte eigenständig digitalisiert – ein zunächst zeitaufwändiger Prozess, der sich jedoch ausgezahlt hat.

Als größten Vorteil hebt das Praxisteam die direkte Übertragung des fertigen Idana-Berichts in die Patientenakte hervor. „Idana zeigt uns sofort, ob alle Formulare vollständig ausgefüllt wurden“, erklärt Patricia Goller. „Das spart Zeit und eliminiert die frühere Unsicherheit, wenn niemand wusste, ob Kolleg:innen bereits Unterlagen ausgedruckt oder an Patient:innen ausgegeben haben.“

Insgesamt beschreibt die Praxismanagerin Idana als wichtiges Werkzeug zur Vereinfachung des Praxisalltags, das für deutlich mehr Struktur und Zeitersparnis sorgt.

Was sagen die Patient:innen?

Besonders bemerkenswert ist die hohe Akzeptanz über alle Altersgruppen hinweg. „Anfangs waren wir etwas skeptisch, da unser Patientenstamm vom Kleinkind bis zum über 90-Jährigen reicht“, berichtet Patricia Goller.“ Aber die intuitive Benutzerführung kommt auch bei der älteren Generation sehr gut an.“

Fazit und Ausblick

Einsatz von Idana hat sich bisher gelohnt

Insgesamt ist Patricia Goller sehr zufrieden mit Idana. Auch die technische Einrichtung verlief reibungslos, und das Team hat sich schnell in das System eingefunden. „Die technische Umsetzung klappte super“, resümiert sie. „Sowohl unser Team als auch der Support von Idana haben sehr gut zusammengearbeitet.“ Zudem schätzt die Praxismanagerin die Kundenbetreuung des Software-Anbieters: “Es wird immer wieder nachgefragt, wie es läuft, wie Idana uns unterstützen kann, und ich erhalte regelmäßig Informationen zu Neuerungen. Ich bin immer auf dem Laufenden, das finde ich super.”

“Wir sind rundum zufrieden mit Idana. Der Einsatz hat sich bisher auf jeden Fall rentiert.”

Idana Aufklärung Pro fest im Blick

Um den Praxisablauf noch effizienter zu gestalten und den Patient:innen einen noch direkteren Zugang zu den Fragebögen zu ermöglichen, plant die Praxis nun, die Idana-Fragebögen auf der eigenen Website einzubauen. Darüber hinaus wird das Thema Aufklärung weitere Aufmerksamkeit erhalten, denn seit dem vierten Quartal 2024 stellt Idana nun Aufklärungsinhalte von Thieme Compliance zur Verfügung. Patricia Goller geht davon aus, dass ihre Praxis diese Lösung zukünftig einsetzen wird: “Wir werden Idana Aufklärung Pro testen, und wenn für uns relevante Aufklärungsinhalte dabei sind, werden wir diese mit aufnehmen.”

 

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