Dr. med. Ralf Warmuth ist Facharzt für Allgemeinmedizin, Schlafmedizin und Ernährungsmedizin (DGEM)

Anfang Mai trafen in der „Sparringslounge“, dem Podcast des Freiburger Unternehmensberaters Tobias Bobka, Idana-Gründer Dr. Lucas Spohn und der Schlafdoktor Dr. Ralf Warmuth aufeinander. Neben der Geschichte, wie sich aus einer Idee die Anamnese-Software Idana entwickelte und wie sich die Tomes-GmbH zu einem aufstrebenden Unternehmen gemausert hat, ging es auch um den Praxisalltag von Dr. Warmuth und seinem Team – vor und nach der Einführung von Idana.

Early Adopter durch und durch: Dr. Ralf Warmuth und die „Arbeitsproduktivität“

Seit 1997 führt Dr. Warmuth das Berliner Zentrum für Schlafmedizin, eines der ersten ambulanten Schlafzentren deutschlandweit, das seinen Patienten ambulante Sprechstunden und ein Schlaflabor bietet. Das Thema „Arbeitsproduktivität“ beschäftigt den Mediziner seit jeher: Wie lassen sich die chronisch knappen Ressourcen Zeit und Personal optimal ausschöpfen? Inzwischen, so Warmuth, sind 90.000 Fälle in seiner Patientendatenbank verzeichnet, alle Daten sind in Sekundenschnelle per Knopfdruck abrufbar. „Die Einführung der EDV war damals ein immenser Qualitätssprung, die Verwaltung über Papierakten wie früher kann man sich heutzutage gar nicht mehr vorstellen“, sagt er rückblickend

Der Arzt sieht sich selbst als klassischen „early adopter“. Ein Blick auf die technische Ausstattung seiner Praxis scheint das zu bestätigen. Auf die vier Ärzte, die in seiner Einrichtung arbeiten, kommen insgesamt 35 PCs. Was zunächst nach viel klingt, hat seine Berechtigung im Arbeitsalltag, zumal in einer messintensiven Fachrichtung wie der Schlafmedizin. „Der Computer ist für mich ein Arbeitsmittel, die Investitionskosten dafür rechne ich in Zeiteffizienz um. Ganz konkret frage ich mich: Was bringt mir eine Investition in die Infrastruktur meiner Praxis letztlich an Zeitersparnis?“

Digitale Anamnese im Schlafzentrum

Schon bevor Idana in seinem Schlafzentrum eingesetzt wurde, nutzten Warmuth und sein Team digitale Fragebögen, weniger im Bereich der Anamnese als zur Qualitätssicherung. Rund 20.000 Befragungen liegen schon in der Datenbank der Praxis. Doch den Medizinern und MFAs des Schlafzentrums schien das Innovationspotenzial hier noch lange nicht ausgereizt. Ende 2019, als das Team im Rahmen des alljährlichen Brainstormings gemeinsam überlegte, wo man künftig den Innovationshebel ansetzen wolle, fiel die Entscheidung, auch die Anamnese weiter zu digitalisieren.

Über Zufall stieß Warmuth auf Idana. Dass Idana auf allen Geräten läuft, von Smartphone über Tablet bis zu Computer, gefällt Warmuth besonders. Auch die Multilingualität der Software, mit der Patienten in ihrer Muttersprache befragt, die Antworten aber wieder ins Deutsche zurückübersetzt werden, sieht er gerade im multikulturellen Berlin als großen Vorteil. Und vor allem seine ärztliche Tätigkeit wird mit Idana effizienter, wie der Schlafmediziner erläutert. Immer wieder seien psychische Erkrankungen Grund für Schlafstörungen. Mit dem Depressions-Screening von Idana lasse sich ein solcher Verdacht nicht nur schnell bestätigen, sondern gleichzeitig auch sauber dokumentieren.

Neue Routinen beim Schlafdoktor: Wie reagieren Mitarbeiter und Patienten?

Dass Prozessumstellungen Zeit kosten, liegt für Dr. Warmuth auf der Hand. Für sein Team gehört es ohnehin zum Arbeitsalltag, neue Software und Methoden einfach mal auszuprobieren: „Die MFAs kennen mich ja“, lacht der Mediziner, „und neue Technologien sind da in erster Linie auch eine Motivation fürs Team, vor allem wenn es darum geht, so dröge Arbeitsroutinen wie Dokumente zu scannen und archivieren, zu ersetzen.“ Hilfreich war für Warmuth auch die vierwöchige Testphase und die Tatsache, dass für Idana nicht erst neue Geräte angeschafft werden mussten. Auch mit dem Onboarding durch das Idana-Team ist er sehr zufrieden: „Das hat super geklappt!“

Die Patienten gewöhnten sich schneller als erwartet an die neue Software. Zwar gab es auch hier Bedenkenträger, die sich grundsätzlich gegen digitale Befragungen wehren, das waren aber „gefühlt nur ein Prozent der Patienten“, wie Warmuth hinzufügt. Dass seine Patienten die Umstellung auf den neuen Workflow so gut akzeptierten, erklärt er sich damit, dass der Kommunikationsweg E-Mail in der Praxis schon lange etabliert ist und Patienten das eigene, vertraute Gerät verwenden können. Und insgesamt, so Warmuth, überwiegt der Nutzen: „Eine sinnvoll genutzte Wartezeit und ein sinnvoll genutztes Gespräch – das ist eine Win-Win-Situation für alle!“

Auch ökonomisch zieht der Schlafdoktor eine positive Bilanz

In seinem Bekannten- und Kollegenkreis gilt der Schlafdoktor schon als Influencer: Sein Ruf als early adopter ist bekannt, seine Empfehlungen für neue Praxissoftware geschätzt. Bedenken, die er von Arztseite gehört hat, richten sich immer wieder auf die finanziellen Aspekte. Für Warmuth aber ist klar: Programme und Dienstleistungen dürfen auch etwas kosten– sofern sie einen echten Nutzen bringen. Sein Rat an Ärzte: „Rechnet euch aus, was die Anwendung am Tag kostet und vergleicht das mit den Arbeitskosten, die durch die verbesserten Prozesse eingespart werden – in den meisten Fällen sieht man auch eine ökonomische Ersparnis.“ In seiner Praxis etwa müssen MFAs Anamneseberichte dank Idana nicht mehr abtippen, scannen oder archivieren. Auch das Ausrechnen von Scores übernimmt nun die Software: „Damit bleibt uns mehr Zeit, um Patienten zu behandeln.“

 

Weitere Informationen zu Dr. Ralf Warmuth finden Sie unter www.schlafdoktor.de

Weitere Informationen zum Einsatz von Idana in der Allgemeinmedizin