Fallstudie: Anamnese im Vorfeld spart Zeit und steigert die Behandlungsqualität

• Referenz: Johannes Neimann, Facharzt für Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Peine
• Praxistyp: Einzelpraxis
• Team: 2 Ärzt:innen, 4 Mitarbeiter:innen
• Standorte: 1
• Tools: Online Terminkalender Doctolib, Videosprechstunde, Recall-Service
• PVS: Medical Office
• Website: www.neimann-gyn.de

Die gynäkologische Praxis von Johannes Neimann ist digital vorbildlich aufgestellt: Online-Terminvergabe, Videosprechstunde und Recall-Service per E-Mail oder SMS. Zusätzlich nutzten er und sein Team in der Vergangenheit bereits eine digitale Lösung, die zur Aufnahme der Patientinnen, und selten Patienten, vor Ort eingesetzt wurde. Um noch mehr wertvolle Zeit für die Behandlung seiner Patientinnen zu gewinnen, entschied sich Johannes Neimann für einen Wechsel zu Idana. Warum ihm dabei die Check-in-Funktion besonders wichtig war, berichtet der Gynäkologe nachfolgend.

Herausforderungen

Keine Beantwortung vor dem Termin möglich

Die bestehende Lösung zur Patientenbefragung war zwar digital, brachte aber einige Herausforderungen mit sich: Man musste alle Fragebögen selbst erstellen, es gab keine Vorlagen, die man direkt einsetzen oder anpassen konnte. Der Einsatz von patienteneigenen Tablets in der Praxis war technisch praktisch nicht möglich. Die Befragung lief nur über eine App, die auf Tablets installiert war. Der größte Nachteil für Johannes Neimann war allerdings, dass die Befragung nur in der Praxis und nicht im Vorfeld zu Hause durchgeführt werden konnte. Dies bewegte ihn zum Wechsel.

Vorteile durch Idana

Check-in im Vorfeld spart Zeit und präzisiert

Die gynäkologische Praxis unterscheidet zwischen regulären und akuten Terminen, verfeinert die Anliegen in etwa 40 Kategorien und versorgt Kassen- sowie Privatpatientinnen: “Das ist zwar aufwändig in der Pflege, macht die Steuerung, das Monitoring und Controlling des Praxisablaufs aber viel einfacher,” erklärt Johannes Neimann. In diesem ausgeklügelten System kommt Idana zum Einsatz. Online-Termine für Neupatientinnen ohne Dringlichkeit werden frühestens 14 Tage im Voraus vergeben. Die potenziellen Patientinnen erwartet bei der Online-Terminvergabe zunächst ein “Praxis-Paket” mit Informationen zu Praxisabläufen, Datenschutz und Terminausfallpauschale. An dieser Stelle sind Einwilligungen notwendig, um als Patientin angenommen zu werden. Im weiteren Verlauf werden die Neupatientinnen aufgefordert, den Anamnesebogen bis eine Woche vor Termin über den Idana-Check-in digital zu beantworten und einzusenden. Der Bericht des ausgefüllten Fragebogens landet dann automatisch in der Patientenakte des Praxisverwaltungssystems (PVS). Wird die Frist nicht eingehalten, hakt die Praxis einmal nach und gewährt einen Tag Aufschub. Falls der Bogen dann aber immer noch nicht ausgefüllt wird, wird der Termin seitens der Praxis storniert und die Person wird für die Zukunft gesperrt. Das klingt erst einmal harsch, aber ist im Praxis-Arbeitsalltag für Johannes Neimann und sein Team ungemein wichtig: “Jemand mit aufschiebbaren Behandlungswünschen kann nur Patientin werden, wenn sie mit uns zusammenarbeiten möchte. Dafür haben wir zu viele Patientinnen, die ein wirkliches Bedürfnis haben.” Personen mit technischen Problemen oder ohne Internetzugang wird selbstverständlich geholfen.

“Der vorgeschaltete Check-in im Kalender hat den Vorteil, dass Patientinnen sich schon beim Ausfüllen über manches klar werden.”

Bei akuten Beschwerden sind die Patientinnen angehalten, über den Check-in zunächst eine Selbsteinschätzung ihrer Beschwerden abzugeben. Die Antworten sorgen dafür, dass die Anliegen in vier Dringlichkeitskategorien eingeordnet werden, die wiederum feiner unterteilt sind. Erst dann ist eine Terminbuchung möglich. “Die Selbsteinschätzung ist in doppelter Hinsicht wichtig. Einmal für die Patientinnen, die während des Ausfüllens noch einmal abwägen können, wie akut ihre Beschwerden auch im Vergleich zu anderen sind. Und für uns, weil wir immer mit denselben Fragen und demselben Algorithmus zum Ziel kommen. Das schafft eine Verlässlichkeit und Struktur, was wiederum dem Praxisteam in seiner Arbeit zugute kommt,” erläutert Johannes Neimann den Prozess.

Melden sich Patientinnen telefonisch zur Terminvereinbarung, wird ebenfalls auf den Weg über die Website verwiesen. Wenn jemand keinen Zugang zum Internet hat, dann füllt ein Teammitglied den Bogen nach Angaben der Patientin aus. Alternativ gibt es die Möglichkeit, die Befragung auf einem der praxiseigenen Tablets oder patienteneigenen Smartphones zu beantworten. Das kam bisher aber selten vor: “Plan A ist, das möglichst zu Hause im Vorfeld zu machen, Plan B ist das Ausfüllen in der Praxis,” so der Gynäkologe. Bei Plan A schätzt Johannes Neimann neben der Zeitersparnis in der Praxis vor allem, dass die Patientinnen die Fragen zu Hause in Ruhe beantworten und benötigte Unterlagen parat haben. Die Bearbeitung des etwa 12-seitigen Anamnesebogens nimmt etwa 20 Minuten in Anspruch. Johannes Neimann schlussfolgert: “Wenn die Patientinnen den Bogen zu Hause in Ruhe ausfüllen, bekomme ich im Zweifel die besseren, vollständigeren Ergebnisse.“

“Ich bekomme in der gleichen Zeit wie vorher eine viel bessere Behandlungstiefe, weil ich direkt ins Thema einsteigen kann. Das ist ein Mehrwert, der sich nicht in Zahlen ausdrücken lässt, aber in Zufriedenheit.”

Monitoring und Dokumentation

Johannes Neimann schätzt die Möglichkeit, mit Idana Therapieerfolge über einen längeren Zeitraum zu dokumentieren und zu monitoren. So lassen sich z. B. langsame Veränderungen “klar in Zahlen und Scores ausdrücken und somit gut im Verlauf ermitteln und bewerten”. Zudem entfallen das Scannen und manuelle Zuordnen von Unterlagen

Editor für individuelle Anforderungen

Johannes Neimann hat viel Zeit in die Entwicklung der zahlreichen, differenzierten Fragebögen investiert. Zu Beginn ließ er sich vom Idana-Service einige Bögen kopieren und passte sie mit dem Fragebogen-Editor nach seinen Bedürfnissen an, so geschehen mit dem Hausarzt-Anamnesebogen. Generell gefällt ihm die Auswahl und Flexibilität: Er kann in den insgesamt etwa 300 Idana-Fragebögen nach einem passenden suchen und ihn bei Bedarf individualisieren. “Es ist schon ein großer Vorteil von Idana, dass ich im Prinzip gleich loslegen kann.”

Was sagen die Patientinnen?

Johannes Neimann vermutet, dass die Patientinnen den Wechsel von der einen auf eine andere digitale Lösung nicht unbedingt bemerkt haben. Aber insgesamt kommen sie mit Idana “gut zurecht” und durch die Befragung zu Hause wird ihnen bereits im Vorfeld klar, was wichtig ist. Generell denkt der Frauenarzt, dass die Bereitwilligkeit der Patientinnen, die Anamnese digital durchzuführen, “keine Frage des Alters, sondern des Wollens” ist.

“Die Arbeit mit Idana ist sehr komfortabel im Vergleich zum Mitbewerber. Das möchte ich nicht wieder aufgeben.”

Fazit und Ausblick

Mehr Nutzen pro Zeit generieren

Sowohl die technische Einrichtung als auch die Schulung erlebte Johannes Neimann als sehr positiv. Sein zuständiges Systemhaus hatte bereits Erfahrung in der Anbindung von Idana an sein PVS und “von Idana-Seite war alles exzellent vorbereitet mit den Schulungs-Videos und Infos auf der Onboarding-Website.” Zudem ist er mit der Zusammenarbeit mit dem Idana-Team sehr zufrieden und lobt die sehr kurzen Antwortzeiten und das Ticketsystem. Auch wenn er Idana als hochpreisig empfindet, ist das Wichtigste für Johannes Neimann “die nicht verbrannte Lebenszeit”. Er legt viel Wert auf die sekundären Effekte, die die Lösung mit sich bringt, wie kürzere Wartezeiten in der Praxis. Er möchte möglichst viel Zeit für seine Patientinnen haben, um Probleme zu lösen und den Nutzen zu vergrößern. Das bringt nachgelagert auch finanzielle Vorteile, denn “die beste Medizin spielt sich zu einem relevanten Teil außerhalb der Basismedizin nach SGB V ab, die dann als fachärztliche Wahlleistungen auch nach GOÄ abgerechnet werden können.“

Johannes Neimann plant, zukünftig ebenfalls QR-Codes in der Praxis einzusetzen. Damit können die Patientinnen Fragebögen für zusätzliche Untersuchungen mit ihrem eigenen Smartphone vor Ort beantworten. Außerdem wünscht sich das Team, dass Idana bald auch für die Aufklärung bei ambulanten Eingriffen eingesetzt werden kann, idealerweise in Verbindung mit der Funktion easySign. Grundsätzlich ist Idana dafür geeignet, allerdings erlauben die speziellen Bögen, die die Praxis nutzt, aus rechtlichen und versicherungstechnischen Gründen den Gebrauch (noch) nicht. “Das wird ein Gamechanger,” ist sich Johannes Neimann sicher.

 

Fallstudie als PDF herunterladen