• Referenz: Dr. med. Stephanie Werner, RHIO (Rheumatologie, Immunologie, Osteologie)
  • Praxistyp: Praxisgemeinschaft
  • Team: 4 Ärzt:innen, 7 Mitarbeitende
  • Standorte: 1
  • Tools: Telefonassistent Aaron
  • PVS: CGM M1 Pro
  • Website: www.rhio.de/

Wie alle Arztpraxen leidet auch die RHIO Düsseldorf unter chronischem Zeitmangel. Daher setzt die rheumatologische Praxis auf digitale Unterstützung: Zum einen nutzt sie einen Telefon-Assistenten, der durch einen geführten Dialog telefonische Anfragen vorfiltern und Patient:innen erste Fragen beantworten kann. Zum anderen setzt das Team auf die digitale Patientenaufnahme mit Idana. Wie die Software zum Einsatz kommt und was sie daran so schätzt, schildert nachfolgend Dr. med. Stephanie Werner.

Herausforderungen

Fehleranfälligkeit durch Papierbögen

Vor ihrem Start mit Idana verfolgte die rheumatologische Praxis den klassischen Ansatz mit Papier-Fragebögen und Klemmbrett. Zusätzlich zum Prozess drucken, ausfüllen lassen und einscannen mussten die Bögen danach noch händisch im Praxisverwaltungssystem (PVS) den Patient:innen zugeordnet werden. Frau Dr. Werner erinnert sich an das Problem:

“Teilweise wurden die Bögen nicht richtig ausgefüllt oder die Patient:innen haben Fragen vergessen. Dann konnte man den kompletten Score nicht verwenden.”

Daran musste sich etwas ändern. Daher begab sich Frau Dr. Werner auf die Suche nach einer digitalen Lösung für die Patientenaufnahme. Letztendlich überzeugte sie Idana. Die Einführung der Software selbst nahm dann etwas Zeit in Anspruch. Dem Praxisteam fehlte schlichtweg die Zeit, die Fragebögen individuell anzupassen. Zudem dauerte es lange, bis sie mit dem Idana-Editor zurechtkamen: “Am Anfang war es recht kompliziert. Wir mussten uns erst einmal in den Editor reinfuchsen.”

Vorteile durch Idana

Schulungsvideo hilft, Editor begeistert

Nach den Anlaufschwierigkeiten lernte die Ärztin den Idana-Editor schlussendlich zu schätzen: “Nach einigen Fragebögen-Digitalisierungen und längerem Ausprobieren haben wir gemerkt, dass das Verständnis ein bisschen anders war. Der Editor selbst ist ein ein gut durchdachtes Programm.” Besonders hilfreich war hierbei der Kontakt mit dem Idana-Support, der ihr beratend zur Seite stand und die Aufzeichnung eines Schulungsvideos zur Verfügung stellte. Etwas herausfordernd war es dann noch einmal, den Score einzubauen. Aber auch das gelang.

“Wenn man einmal alles durchgegangen ist und den Editor verstanden hat, dann ist das perfekt durchdacht – ein super Programm.”

Strukturiert befragen, fehlerlos übertragen

Die RHIO behandelt sowohl Bestandspatient:innen als auch Neupatient:innen. Wenn ein Termin an eine:n Neupatient:in vergeben werden kann, nimmt das Praxisteam die E-Mail-Adresse auf. An diese wird im Anschluss der Erstaufnahmebogen versendet. Das Ausfüllen dauert zwar relativ lange, “weil wirklich alles abgefragt wird”, erklärt Frau Dr. Werner, aber es hilft, den Praxisablauf effizienter zu machen: “So werden im Bericht wichtige Antworten gleich markiert und priorisiert.” Die Engpässe für Termine für Neupatient:innen sind auch ein Grund, weshalb die Praxis keinen Idana-Check-in-Code auf ihre Website setzt. So möchte sie vermeiden, “dass Interessierte vorsorglich den Bogen ausfüllen, ohne am Ende einen Termin zu bekommen. Diesen Ärger möchten wir allen ersparen.”

Bestandspatient:innen hingegen vereinbaren meist direkt beim Praxisbesuch einen Folgetermin. Da diese häufig mehrere Monate in der Zukunft liegen, versendet das Praxisteam kurz vor dem Folgetermin die Fragebögen entsprechend der Grunderkrankung. So sind beim nächsten Besuch alle Informationen bereits vorliegend und auf dem neuesten Stand und müssen nicht erst vor Ort abgefragt werden. Auch die damit einhergehende Erinnerung an den Termin ist hilfreich.

“Idana kann allen Beteiligten – Ärzt:innen, Patient:innen und Personal – viel Arbeit abnehmen und wertvolle Zeit einsparen.”

Telefon-Assistent filtert Anfragen

Zusätzlich zu Idana setzt die rheumatologische Praxis den Telefon-Assistenten Aaron ein. Er sorgt dafür, dass telefonische Anfragen gefiltert und Fragen gegebenenfalls schon durch den geführten Dialog geklärt werden können. Das Telefonaufkommen wird somit merklich reduziert.

Große Arbeitserleichterung

Frau Dr. Werner sieht in Idana eine große Arbeitserleichterung. Zum einen schätzt sie die fehlerfreie Übertragung der Antworten. Die wiederkehrenden Papier-Befragungen waren früher sehr fehleranfällig. Zum anderen nimmt sie eine enorme Zeitersparnis wahr. Aufgrund des Fachkräftemangels sind dies enorme Ressourcen. “Alleine durch das Vorbereiten, Auswerten, Einscannen der Fragebögen konnten wir so viel Zeit einsparen – sogar noch mehr als das, was uns die Statistik in Idana genannt hat”, resümiert Frau Dr. Werner, sodass die gut ausgebildeten RFA (Rheumatologische Fachassistentinnen) weniger mit der Bürokratie sondern wieder mehr am Patienten selbst beschäftigt sind.

“Mit der digitalen Befragung durch Idana gibt es viel weniger Übertragungsfehler. Anders als bei Papierbögen sind die Patient:innen gezwungen, alle notwendigen Angaben zu machen. Sonst können sie die Befragung nicht beenden.”

Was sagen die Patient:innen?

Die Patient:innen der RHIO nehmen Idana sehr gut an. Etwa 90 Prozent beantworten die Fragebögen bereits zu Hause. Der Rest füllt sie auf einem der Praxis-Tablets vor Ort aus. Dafür wird am Empfang der QR-Code gescannt, damit die Befragung startet. Wenige Patient:innen nutzen dazu ihr eigenes Smartphone. Gerade von älteren Patient:innen hatte die Praxis ursprünglich mehr Skepsis erwartet. Aber diese Altersgruppe zeigt sich aufgeschlossen: Falls die Patient:innen selbst keine E-Mail-Adresse haben, läuft die digitale Befragung im Vorfeld zuweilen gemeinsam mit Angehörigen. Die meistens sind froh, die Bögen in Ruhe zu Hause ausfüllen zu können. Alternativ nutzen sie eines der Praxis-Tablets mit großer Schriftart. Generell lesen die Bestandspatient:innen die Fragebögen seit der Digitalisierung viel aufmerksamer, so Frau Dr. Werners Empfinden. Falls doch einmal Fragen aufkommen, steht in der Praxis immer ein:e Mitarbeiter:in zur Verfügung.

Fazit und Ausblick

Idana-Empfehlung an Kolleg:innen

Mittlerweile ist Frau Dr. Werner eine begeisterte Idana-Nutzerin. Sie hat die Software bereits zwei anderen Praxen weiterempfohlen und freut sich, dass “alles problemlos läuft” und sie den Support äußerst selten in Anspruch nehmen muss. Falls doch, fühlt sie sich transparent informiert und Anliegen werden “sehr schnell umgesetzt”. Sobald es seine Zeit zulässt, steht für die Ärztin als nächstes der automatische Rückschrieb in den Arztbrief auf der To-do-Liste – mithilfe des Editors wird sie hier weitere Zeit für das gesamte Team einsparen können.

Fallstudie als PDF herunterladen