• Referenz: Heike Jagode, Praxismanagerin, Asklepios MVZ Bayern GmbH, Landsberg am Lech – Pneumologie, Gastroenterologie, Endoskopiezentrum, Onkologie, Schlafmedizin
  • Praxistyp: MVZ
  • Team: 7 Ärzt:innen, 55 Mitarbeitende
  • Standorte: 1
  • Tools: Onlineterminkalender Samedi
  • PVS: S3
  • Website: www.mvz-ll.de/

Das Asklepios MVZ Bayern in Landsberg am Lech ist mit fünf Behandlungsschwerpunkten eine sehr große Einrichtung. Untersuchungen in den Bereichen Pneumologie, Gastroenterologie, Onkologie, Schlafmedizin und Endoskopie führen täglich etwa 100-150 Patient:innen an einen der drei Standorte des MVZ. Heike Jagode ist dort in der Verwaltung als Praxismanagerin tätig und für das Personal verantwortlich. Sie berichtet, wie die Einführung von Idana die Patientenaufnahme digitalisiert und somit erleichtert hat.

Herausforderungen

Stapelweise Papier für Patientenaufnahme

“Die Patient:innen haben einen Stapel Papier in die Hand bekommen.” – So beschreibt Heike Jagode die Situation, als die Patientenaufnahme im Asklepios MVZ Bayern noch analog ablief. Konkret bestand der genannte Papierstapel für Neupatient:innen aus Fragebögen zur Anamnese, Datenschutz- und Einverständniserklärung. Je nach Behandlungsgrund gab es weitere, spezielle Fragebögen, die es auf Papier auszufüllen galt. Im Nachgang mussten diese alle vom Anmeldeteam mit Unterstützung einer Hilfskraft eingescannt und im Praxisverwaltungssystem (PVS) dem/der jeweiligen Patient:in manuell zugeordnet werden.

“Bereits während der Online-Demo von Idana dachten wir: ‘Mensch, das ist es!’”

Vorteile durch Idana

Entlastung für alle: Zeit- und Papierersparnis

“Zum Glück fallen die Papierstapel jetzt weg” freut sich Heike Jagode. Denn nach einer erfolgreichen Online-Demo von Idana mit dem gesamten Anmeldeteam und dem ärztlichen Leiter Dr. med. Florian Fliedner war sich die Belegschaft des MVZ einig, dass Idana in Zukunft für die digitale Patientenaufnahme eingesetzt werden sollte und Heike Jagode wurde mit der Einführung von Idana beauftragt. In der Testphase, in der der Idana-Zugang normalerweise nur ohne GDT-Anbindung getestet werden kann, durfte das Team bereits auf alle Funktionen zugreifen und war so in der Lage, das volle Potenzial der Software zu testen. “Idana ist uns da megamäßig entgegengekommen” erinnert sich die Praxismanagerin. So konnten bereits in den ersten Tagen zahlreiche Fragebögen versendet werden.

Seit der Implementierung von Idana läuft der Prozess der Patientenaufnahme nun folgendermaßen ab: Das Team hat pro Behandlungsschwerpunkt verschiedene Idana-Fragebogen-Pakete geschnürt und Links zu diesen in ihrem Online-Terminkalender hinterlegt. Wenn nun Patient:innen online einen Termin buchen, erhalten sie bereits mit der automatisierten Terminbestätigungsmail einen Link auf das entsprechende Paket. Die Berichte der ausgefüllten und abgeschickten Fragebögen landen dann automatisch im PVS. Je nach Besuchsgrund und Untersuchung kann es notwendig sein, dass zusätzlich zu den vorab ausgefüllten Fragebögen noch weitere Fragen digital vor Ort beantwortet werden müssen. Dafür und für den Fall, dass die Patient:innen alle Fragebögen erst vor Ort über den am Empfang bereitgestellten QR-Code zum Idana-Check-in ausfüllen, stellt das MVZ Tablets zur Verfügung. Natürlich ist auch eine digitale Beantwortung mit dem eigenen Smartphone möglich.

“Idana kann alle entlasten – sowohl Patient:innen als auch Praxisteam.”

Das Asklepios MVZ Bayern spart nicht nur wertvolle Zeit, die statt in Formalitäten in die Behandlung der Patient:innen investiert werden kann, sondern auch Unmengen von Papier. Das lästige Scannen fällt ebenfalls weg.

“In der Vergangenheit haben wir viel Papier verbraucht. Der Postbote freut sich, dass er nun weniger tragen muss.”

Service und Fragebogen-Editor überzeugen

Zu Beginn ließ das MVZ die vorhandenen Fragebögen durch Idana digitalisieren. Wenn jetzt Anpassungen an den Bögen vorzunehmen sind, erledigen die Praxismanagerin oder ihre Kollegin aus dem Schlaflabor das mit dem Idana-Editor selbst. Heike Jagode hat an einer Schulung teilgenommen, um sich mit dem Programm vertraut zu machen und kommt damit sehr gut zurecht.

“Im Editor ist alles super erklärt und auch die Schulung ist toll gemacht. Es fällt einem viel leichter, in die Thematik einzusteigen.”

Auch die allgemeine technische Einrichtung von Idana ans PVS lief “hervorragend unkompliziert”. In Zusammenarbeit mit dem Idana-Service richtete das IT-Team des MVZ die Anbindung ein.Was sagen die Patient:innen?

Generell steht die Patientenschaft des Asklepios MVZ Bayern Idana aufgeschlossen gegenüber. Die neue Form der Patientenaufnahme wurde sogar bei Google-Bewertungen bereits lobend erwähnt.

“Es sind wirklich ganz wenige Patient:innen, die sagen: ‘So einen Schmarrn brauche ich nicht!’”

Gerade jüngere, technikaffine Patient:innen nutzen Idana gerne – sei es bequem von zu Hause durch den Link in der Terminbestätigung oder im MVZ per QR-Code. Gibt es ältere Personen, die sich mit der Technik überfordert fühlen, begleitet das Anmeldeteam sie beim Ausfüllen am Tablet oder bietet weiterhin Papierfragebögen an.

Fazit und Ausblick

Aufklärung für Endoskopiezentrum

Heike Jagode und ihre Kolleg:innen sind mit Idana “vollkommen zufrieden” und schätzen, wie sehr die Software den Arbeitsaufwand im MVZ verringert – vor allem wenn alle Fragebögen bereits im Vorfeld des Besuchs ausgefüllt werden. Die Praxismanagerin beobachtet außerdem, dass die Prozesse immer reibungsloser und schneller laufen. Konkret kann das Asklepios MVZ Bayern nach etwa 7,5 Monaten Nutzung insgesamt auf diese Einsparungen zurückblicken:

  • Eingespartes Papier: 36686 Blatt

  • Eingesparte Zeit: insgesamt 38,21 Tage

Gerade für Behandlungen im Endoskopiezentrum wünscht sich das Team, dass Idana zukünftig auch für die Aufklärung, idealerweise in Verbindung mit der Funktion easySign, eingesetzt werden kann. Grundsätzlich ist Idana dafür geeignet, allerdings ist dies aus rechtlichen und versicherungstechnischen Gründen (noch) nicht möglich, da die Vertragsinhalte noch nicht angeboten werden. Das würde die Arbeit im Asklepios MVZ Bayern noch weiter erleichtern.

“Da wir immer von Idana schwärmen, wird jetzt geprüft, inwieweit das Tool auch an anderen Standorten eingesetzt werden kann.”

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