Fallstudie Praxis Dr. Ralf Warmuth: Prozesse optimieren, Einsparpotenziale entfalten

• Referenz: Dr. Ralf Warmuth, Schlafmedizinisches Zentrum
• Praxistyp: Gemeinschaftspracis
• Team: 4 Ärzte, 11 MFAs, 2 Empfangsmitarbeiterinnen, 1 techn. Assistentin
• Standorte: 1
• Tools: To Do-Listen-Funktion des PVS für interne Koordinierung, telefonische Terminvergabe, Idana-Fragebögen telefonisch & über Praxiswebsite
• PVS: x.concept von Medatixx
• Website: www.schlafdoktor.de

 

Seit seiner Niederlassung arbeitete Dr. Ralf Warmuth, Allgemeinarzt und Schlafmediziner in Berlin, auf eine digitale Praxis hin. Mit Hilfe eines modernen PVS eine papierlose Patientenkartei zu führen, war für ihn von Anfang eine Selbstverständlichkeit.

Auch mit digitalen Fragebögen hatte er schon Erfahrungen gemacht, bevor er Idana-Nutzer wurde. Das damalige System war ihm jedoch zu unflexibel und er vermisste die Möglichkeit, eigene Inhalte anzulegen. Mit Idana führt seine Praxis inzwischen mehr als tausend Befragungen pro Monat durch – und hat die Arbeitsproduktivität dadurch enorm verbessert.

Herausforderungen

Prozesse optimieren, ‚Staus‘ auflösen

Für Warmuth bedeutete die Entscheidung für die digitale Patientenaufnahme auch ein Nachdenken über die bisherigen Praxisprozesse. Gemeinsam überlegte das Praxisteam, an welchen Stellen im Alltagsbetrieb es zu Wartezeiten kommt, wo Reibung entsteht und in welchen Situationen sich die Patienten am Anmeldetresen stauen. Digitalisierung ist für Warmuth deshalb immer auch Rationalisierung. Ihm ging es vor allem darum, den Anmeldeprozess effizienter zu gestalten und gut funktionierende Arbeitsroutinen zu gestalten.

“Digitalisierung ist ein Stück weit auch Rationalisierung. Wir wollten unseren Anmeldeprozess eleganter machen – die Digitalisierung erlaubt es uns, effizienter zu organisieren und Aufgaben zu parallelisieren.”

Wie bei vielen Idana-Nutzern war auch im Schlafmedizinischen Zentrum Dr. Warmuth die Anmeldung das Nadelöhr. Inzwischen schickt das Team von Warmuth und seinen Kollegen dem Patienten schon bei der Terminabsprache einen Anmeldebogen zu. Ist dieser ausgefüllt, sind die für den Besuch notwendigen Informationen direkt in der Akte. Wie Warmuth bemerkt, sind gerade auch neue Patienten durch das Ausfüllen gut auf ihren Besuch vorbereitet: „Der Patient hat im Vorfeld schon sondiert, warum er kommt, und auch mir als Arzt ist sein Anliegen so klarer. In der Sprechstunde kann ich mich dann um die eigentlichen Probleme kümmern, ohne dass die Dokumentation zu kurz kommt.“

Auch Fehler werden so reduziert. Ohne digitale Fragebögen sei es immer wieder vorgekommen, dass der Papierfragebogen zu Hause vergessen wurde und noch vor dem Gespräch ausgefüllt werden musste, meist unter Zeitdruck, zuweilen sogar mit Hilfestellung einer MFA. Insgesamt konstatiert Warmuth, dass die Patientenaufnahme mit Idana dazu beitrage, die Verweilzeiten in der Praxis zu verkürzen – „ein Vorteil für Praxisteam und Patient gleichermaßen“.

Vorteile von Idana

Dem Verdacht direkt nachspüren

Für Warmuth als Schlafmediziner bringen auch die digitalen Screening-Bögen echte Vorteile. In vielen Fällen sind Schlafprobleme nämlich psychosomatisch bedingt, erklärt der Mediziner: „Oft liegt die Ursache für eine Schlafstörung nicht in der Hardware, sondern in der Software des Patienten.“ Ein tägliches Instrument ist für ihn daher der standardisierte Diagnostikbogen PHQ-D, der mit einer Spezifizität von 80 % psychische Störungen und deren Schweregrad identifiziert. Der Bogen ist vom Patienten schnell ausgefüllt, die Auswertung zumindest in händischer Form jedoch aufwändig, da ein Diagnose-Score berechnet werden muss. Idana übernimmt das automatisch, der entsprechende Score wird direkt mit den Patientenantworten auf den Arzt-PC und in die Patientenakte übertragen.

“Digitale Fragebögen sind mächtige differentialdiagnostische Instrumente, um aus der laufenden Sprechstunde heraus einen Verdacht weiter abzuklären.“

Den PHQ-D startet Warmuth daher regelmäßig aus der laufenden Sprechstunde heraus: „Wenn ich im Gespräch mit einem Patienten das Gefühl habe, hier könnten psychische Faktoren eine Rolle spielen, nutze ich Idana, um das direkt abzuklären.“ Warmuth hält dazu Praxistablets bereit, um den Patienten diesen und andere differenzialdiagnostische Bögen direkt vor Ort ausfüllen zu lassen. Wenn der Bericht einen unauffälligen Score anführt, kann Warmuth sich an die Suche nach organischen Gründen machen, ansonsten gilt es, nach psychischen Faktoren Ausschau zu halten. So oder so kann die Sprechstunde zielführend genutzt werden, alles ist abgefragt und dokumentiert.

Fremdsprache – Deutsch, Deutsch – Fremdsprache

Gerade im multikulturellen Berlin stoßen Warmuth und sein Team immer wieder an die Grenzen der Sprache. Aus diesem Grund schätzt der Schlafmediziner die Möglichkeit, mit Idana sprachübergreifend zu kommunizieren. Viele der in Idana enthaltenen Fragebögen sind auf Deutsch und Englisch vorhanden. Ist bekannt, dass ein Patient kein Deutsch spricht, erhält der Patient die englische Variante. Das Besondere: daran führt Warmuth aus „Der Patient füllt den Fragebogen dann in einer anderen Sprache aus, bei uns landet trotzdem die deutsche Auswertung – das ist schon sehr komfortabel.“

Inhalte an die eigenen Bedürfnisse anpassen

Ein weiteres Feature schätzt Warmuth besonders an Idana: „Mit dem Fragebogen-Editor habe ich die Möglichkeit an die Hand bekommen, Fragebögen anzupassen oder selbst zu gestalten.“ Idana beinhaltet eine Vielzahl von Standardfragebögen und bietet den Service an, bereits vorhandene Fragebögen zu digitalisieren und in Idana nutzbar zu machen. Mit dem Editor können Nutzer auch selbst aktiv werden, ohne sich vorher lange in eine Programmiersprache einarbeiten zu müssen.

Warmuth hat an ‚seinen‘ Fragebögen immer wieder gefeilt, bis sie seinen Vorstellungen ganz entsprechen: „Mit dem Editor habe ich immer wieder Inhalte anpassen können, bis ich es so hatte, wie ich es möchte.“

Prozessumstellung

Problemlose Anbindung, stetige Weiterentwicklung

Selbst digitalaffin und aufgrund seiner eigenen Digitalisierungsgeschichte stellt der Schlafmediziner hohe Ansprüche an Software. Vor allem die Implementationsphase musste für ihn reibungslos über die Bühne gehen können. Mit der Einführung von Idana in seiner Praxis ist Warmuth sehr, insbesondere die schnelle Anbindung von Idana an sein Praxisverwaltungssystem ist ihm positiv in Erinnerung geblieben: „Das war eine Sache von wenigen Minuten, da war das erledigt.“ Gut gefällt ihm auch, dass Idana stetig weiterentwickelt wird: „Es kommen ständig neue, anwenderspezifische neue Features – das kann ich schon sehr wertschätzen.“

Tipp an die Kollegen

Durchrechnen, Einsparpotenziale entdecken

Warmuth sieht die Vorteile einer digitalen Patientenaufnahme auch aus der unternehmerischen Perspektive. Nicht nur die Investitionskosten für eine neue Software, sondern auch die Arbeitskosten, die durch verbesserte Prozesse wieder eingespart werden, gilt es zu berücksichtigen. Der Schlafmediziner hat das durchgerechnet – und rät allen, die sich für neue Tools, eine Rechnung für die eigene Praxis anzustellen: „Eine MFA muss 20 Minuten am Tag durch Idana einsparen, dann haben wir die Investition wieder drin. Wenn man schaut, wie lange es dauert, einen Anamnesebogen zu übertragen, zu scannen und den Papierbogen zu vernichten, dann sind 20 Minuten sofort vorbei.“ Auch für sich selbst und seine ärztlichen Kollegen hat Warmuth das Rechenexperiment gemacht: „Ein Arzt muss nur 5 Minuten mit Idana einsparen, um die Ausgaben wieder hereinzuholen.“

“Pro Befragung ‚kostet‘ Idana mich knappe 10 Cent – da kostet das Papier schon mehr.“

Und auch die Materialkosten, die durch Digitalisierung entfallen, sind für ihn ein Faktor: „Bei mehr als 1000 Befragungen im Monat ‚kostet‘ Idana mich knappe 10 Cent pro Patient – da kostet die bedruckte Papierseite schon mehr.”

 

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