Fallstudie: Konsistente und vorzeitiger Befragung ermöglicht moderne Patientenversorgung

• Referenz: Georg Weiß, Urologe, Urologie am Kaiserdamm, Berlin
• Praxistyp: Praxisgemeinschaft
• Team: 3 Ärzt:innen, 1 Weiterbildungsassistentin, 8 MFA
• Standorte: 1
• Tools: Onlineterminkalender Doctolib
• PVS: x.isynet
• Website: www.urologie-kaiserdamm.de/

Behandlungsqualität und Praxisabläufe verbessern – So lautete das Ziel der Praxis Urologie am Kaiserdamm, als sie sich für den Umstieg auf die digitale Patientenaufnahme und Anamnese entschied. Wie Idana diesen Anforderungen entspricht, erläutert Urologe Georg Weiß nachfolgend.

Herausforderungen

Verzögerungen und Mehraufwand im Ablauf

Wie in vielen anderen Praxen wurde auch in der Urologie am Kaiserdamm die Anamnese früher auf Papierfragebögen durchgeführt. Da nützte es nichts, dass die Patient:innen in der Regel pünktlich zu ihren Terminen erscheinen, denn die Befragung fand erst in der Praxis statt. Dies führte verständlicherweise zu Verzögerungen in der Sprechstunde. Zusätzlicher administrativer Aufwand entstand dadurch, die Informationen aus der Befragung anschließend in das Praxisverwaltungssystem (PVS) zu übertragen – scannen eingeschlossen. Teilweise musste das Praxisteam selbst abwägen, welche medizinischen Daten relevant sind und sie sogar manuell in der Patientenakte erfassen. Das verzögerte den Prozess weiter und erhöhte die Fehleranfälligkeit: “Da kann es schnell zu Informationsverlusten wie bei ‘Stille Post’ kommen”, vergleicht Georg Weiß die damalige Situation. Hinzu kam, dass Patient:innen manchmal ins Arztgespräch kamen, ohne die Anamnese überhaupt vorher ausgefüllt zu haben, oder der ausgefüllte Bogen lag noch auf dem Scan-Stapel an der Anmeldung. Es gab folglich zahlreiche Baustellen und Georg Weiß sah dringenden Handlungsbedarf.

„Die Patient:innen füllten die Fragebögen in der Praxis aus, während wir sie eigentlich schon hätten sehen können. Dabei ging so viel Zeit verloren; das musste sich ändern.“

Im Rahmen eines Artikels über digitale Anwendungen in Arztpraxen hatte der Urologe bereits nach Anbietern von Lösungen für die digitale Patientenaufnahme recherchiert und sie miteinander verglichen: “Bei der Entscheidung für Idana hatte ich einfach ein positives Gefühl”, erinnert sich Georg Weiß.

Vorteile durch Idana

Passende Fragebögen bei Terminbuchung

Mittlerweile nutzt die Urologiepraxis Idana in Verbindung mit dem Online-Terminkalender Doctolib – und das gleich an zwei Stellen: Zum einen wird Patient:innen bereits während des Terminbuchungsprozesses der passende Fragebogen ausgespielt, um ihn zu Hause auszufüllen. Zum anderen erhalten sie nach erfolgter Terminvereinbarung den Link zum Idana-Check-in per E-Mail erneut. Kommen Patient:innen erstmalig in die Praxis und haben bereits alles vorab beantwortet, legt das Praxisteam die Neupatient:innen im PVS an und importiert den Bericht aus Idana ins PVS. Bestandspatient:innen überspringen diesen Schritt, weil ihr ausgefüllter Bericht automatisch ihrer Patientenakte im PVS zugeordnet wird. “Damit sind die Patient:innen sofort auf der Liste für die Sprechstunde”, erläutert Georg Weiß. Falls Patient:innen die Fragebögen mal nicht im Vorfeld beantwortet haben, erhalten sie vor Ort den QR-Code zu ihrer Befragung und können sie in Ruhe auf ihrem Smartphone im Wartezimmer ausfüllen. Für den Notfall gibt es praxiseigene Tablets. “Ich würde sagen, 90 % bearbeiten die Fragebögen am Smartphone und 10 % auf dem Tablet”, so der Arzt.

„Idana kann Patient:innen und Ärzt:innen den Alltag signifikant erleichtern und ist ein Schritt zu einer modernen Patientenversorgung.“

Fragebogen-Editor wird sukzessive eingesetzt

Die erste Zeit arbeitete das Team hauptsächlich mit urologischen Fragebögen, die standardmäßig im Fragebogen-Katalog von Idana enthalten sind, sowie einem eigenen Anamnesebogen, der bei der Einführung digitalisiert wurde. Nach diesen ersten Erfahrungen beschloss Georg Weiß, weitere Anpassungen vorzunehmen: “Kürzlich habe ich mit dem Editor die Anmeldeformulare für Privatpatient:innen integriert und einen speziellen Fragebogen für Patient:innen mit Kinderwunsch hinzugefügt. Zukünftig plane ich außerdem, einen Fragebogen zur erektilen Dysfunktion zu erstellen, um gezielt die relevanten Infos abzufragen.” Darüber hinaus ist der Urologe dabei, den Anamnesebogen auf Englisch anzulegen. ”Ich arbeite mich Schritt für Schritt durch die verschiedenen Anforderungen und passe die Fragebögen an, wo Bedarf besteht.”

“Die Fragebögen von Idana sind die effektivste Art und Weise, wie ich Infos von Patient:innen ungefiltert selbst einschätzen kann.”

Effiziente Behandlung

Das Praxisteam schätzt an Idana viele Vorteile: Aus Sicht der MFA ist die Arbeitserleichterung wohl der größte Pluspunkt. Statt wertvolle Zeit mit dem Abschreiben von Daten zu verbringen, können die Kapazitäten der Mitarbeitenden effizienter genutzt werden. Für das ärztliche Personal zählt vor allem, dass die relevanten Informationen schnell auf einen Blick zur Verfügung stehen. “In 99 % der Fälle habe ich die Patientendaten schon vor dem Gespräch digital vorliegen und ich weiß, ob es relevante Punkte gibt, die ich nachfragen möchte. So bin ich optimal vorbereitet”, berichtet Georg Weiß. Das alles führt zu einer gezielteren und effizienteren Patientenbehandlung.

Was sagen die Patient:innen?

Georg Weiß hat den Eindruck, dass Idana von vielen Patient:innen positiv wahrgenommen wird. Zwar gibt es immer noch Ausnahmen, insbesondere bei sehr alten und technisch weniger versierten Personen. Diese können weiterhin Papierfragebögen ausfüllen. Aber besonders zu Beginn der Einführung wurde das digitale Ausfüllen der Fragebögen von vielen Patient:innen positiv kommentiert, weiß der Urologe: “Die Patient:innen finden Idana modern und praktisch. Das wiederum wird auch als positives Zeichen für die Praxis wahrgenommen, da es zeigt, dass wir auf dem neuesten Stand der Technik sind.”

Fazit und Ausblick

830 Befragungen in drei Monaten

Generell schätzt Georg Weiß die Zusammenarbeit mit dem Idana-Team: “Sehr viele Infos sind online verfügbar und die Dokumentation ist so gut, dass nur wenige Kontakte notwendig sind. Und falls doch, wird immer schnell reagiert. Es gibt keine langen Wartezeiten und die E-Mails werden meist innerhalb eines Tages beantwortet.” Nach gut drei Monaten Nutzung wurden in der urologischen Praxis insgesamt etwa 830 Befragungen durchgeführt, allein im letzten Monat waren es rund 300 Fragebögen. Die Zahlen zeigen, dass die Einführung von Idana eine erhebliche Erleichterung für das gesamte Team bringt. Alle Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit nun effizient nutzen. “Der Hauptfokus liegt allerdings darauf, eine bessere Behandlungsqualität zu sichern und den Patient:innen eine angenehme Erfahrung in der Praxis zu bieten. Dieses Ziel haben wir bereits erreicht und jetzt wird noch Feintuning betrieben”, resümiert Georg Weiß.

Perspektivisch möchte der Urologe weitere Fragebögen und Scores auf die Bedürfnisse der Praxis anpassen. Darüber hinaus plant er, die IdanaCheck-in-Links auf der Praxiswebsite einzubinden, sobald diese neu aufgesetzt ist. Georg Weiß ist zuversichtlich: “So animieren wir hoffentlich noch mehr Patient:innen dazu, direkt zu Hause die Fragebögen auszufüllen.”

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