Fallstudie: Positive Patientenbewertungen sowie Zeit- und Papierersparnis bestätigen den Umstieg auf die digitale Patientenaufnahme

• Referenz: Dr. Frank Henschel, Kardiologe, Kardiologische Gemeinschaftspraxis Rostock
• Praxistyp: Gemeinschaftspraxis
• Team: 4 Ärzt:innen, 11 Mitarbeitende
• Standorte: 1
• PVS: T2Med
• Website: www.kardiologen-rostock.de/

“Aus unserer Sicht führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei” – das stand für die Kardiologen Rostock bereits vor einigen Jahren fest. Dr. Frank Henschel und sein Team haben viel Zeit investiert, um die “politisch verordnete Digitalisierung” effizient und zielführend für ihre Praxis umzusetzen. Seit 2019 setzen sie daher auf die Unterstützung eines Telefonassistenten. Drei Jahre später folgte die Digitalisierung der Patientenaufnahme mit Idana. Wie die kardiologische Praxis diese Transformation gestaltete, schildert nachfolgend der Kardiologe Dr. Frank Henschel.

Herausforderungen

Komplexer, zeitintensiver Anmeldeprozess

Vor der Einführung von Idana führte ein unstrukturierter Anmeldeprozess für Neupatient:innen zu erheblichen Verzögerungen im Praxisablauf. Dr. Frank Henschel beschreibt die damalige Situation so:

„Die Patient:innen kamen ohne Anmeldung an den Tresen und äußerten ihren Wunsch, bei uns Patient:in zu werden.“

Besonders zeitintensiv gestaltete sich dabei die Informationssammlung. Häufig fehlten wichtige Unterlagen oder waren unvollständig – gerade bei Patient:innen mit komplexer Krankengeschichte. Das Praxisteam musste dann zusätzliche Befunde von Hausärzt:innen anfordern, was den Aufnahmeprozess weiter in die Länge zog. Diese händische Zusammenstellung der Patientenakte band nicht nur Personal, sondern störte auch den regulären Praxisbetrieb erheblich. Parallel mussten sich bereits terminierte Patient:innen anmelden, was zu zusätzlichen Wartezeiten führte. Erst wenn alle relevanten Informationen vorlagen, konnte ein:e Ärzt:in die Dringlichkeit des Falls einschätzen und einen passenden Termin vergeben. Dieser mehrschrittige, ineffiziente Prozess beanspruchte wertvolle Ressourcen und beeinträchtigte die Patientenzufriedenheit. Um der etwa 3000 Telefonanrufe im Monat Herr zu werden, setzen Dr. Frank Henschel und seine Kolleg:innen bereits seit 2019 auf die Unterstützung des Telefonassistenten Aaron. Von diesem erhielt der Kardiologe die Empfehlung, bei der weiteren Digitalisierung der Praxis Idana ins Boot zu holen.

Vorteile durch Idana

Rechtssichere Patientenaufnahme spart Zeit

Bei den Kardiologen Rostock kommt Idana gezielt für die digitale Erstaufnahme neuer Patient:innen zum Einsatz. Auch wenn die analoge Anmeldung weiterhin möglich ist, nutzt ein Großteil der Neupatient:innen inzwischen den digitalen Weg über einen speziell entwickelten Idana-Fragebogen auf der Website. Ein besonderer Mehrwert zeigt sich dabei im Bereich der rechtlichen Absicherung: Die digitale Lösung integriert die Einholung der Datenschutzerklärung nahtlos in den Anmeldeprozess. Wo früher die Datenschutzeinwilligung separat eingeholt werden musste, erklären sich die Patient:innen nun bereits während der Online-Anmeldung damit einverstanden, dass ihre Daten in der Praxis verarbeitet werden dürfen.

„Wir stellen unsere Patientenaufnahme mit Idana das erste Mal auf rechtlich sichere Beine.“

Nach dem Ausfüllen des digitalen Anmeldebogens durch die Patient:innen führt ein:e Ärzt:in der Praxis zunächst eine medizinische Triage der eingegangenen Fragebögen durch. Basierend auf der eingeschätzten Dringlichkeit erhalten die Patient:innen dann personalisierte Links zum Online-Terminkalender der Praxis. Dies ermöglicht es den Patient:innen, ihren Termin selbständig online zu buchen – zeitaufwändige Telefonate zur Terminkoordination entfallen damit komplett. Der Versand des Terminlinks erfolgt aktuell integriert in Idana – ein Ansatz, der die lückenlose Dokumentation der Patientenkommunikation gewährleistet. Während einige Patient:innen sich eine noch direktere Übermittlung wünschen, schätzt das Praxisteam besonders die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit dieser Lösung. „In Idana haben wir den Nachweis, dass wir den Patient:innen einen entsprechenden Terminlink zugesandt haben“, betont Dr. Frank Henschel.

Ein zentraler Vorteil von Idana zeigt sich in der deutlichen Zeitersparnis für das Praxispersonal. Die aufwändige manuelle Zusammenstellung von Unterlagen am Empfang entfällt komplett, ebenso wie das zeitintensive Kopieren und Ausdrucken von Dokumenten. Der reduzierte Papierverbrauch hat zudem einen positiven ökologischen Nebeneffekt.

Vorreiter beim Thema Aufklärung

Die in Idana enthaltenen Fragebögen nutzten die Kardiologen Rostock als Grundlage, um diese teilweise mit Hilfe der “kompetenten und freundlichen IdanaMitarbeiter:innen” individuell anzupassen. Komplexere Fragebögen, insbesondere Aufklärungsinhalte, ließ das Team direkt von Idana erstellen. In Verbindung mit der Funktion easySign wurde Idana bislang u. a. für die Aufklärung für Ergometrien, Echokardiografien sowie Herzkatheter- und Stenteingriffe genutzt. Seit dem vierten Quartal 2024 stellt Idana nun Aufklärungsinhalte von Thieme Compliance zur Verfügung. “Bezüglich des neuen Moduls Idana Aufklärung Pro war unsere Praxis Vorreiter und lange schon der ‘Rufer aus der Wüste’, sensible, da invasive Aufklärungsinhalte auf rechtliche Beine zu stellen”, erläutert Dr. Frank Henschel. Daher freut sich das Team jetzt bereits, nach der laufenden PVS-Umstellung in Kürze mit der Testphase zu starten.

Was sagen die Patient:innen?

Nach einem etwa sechsmonatigen Change-Management-Prozess innerhalb der Praxis stieß die Innovation insbesondere bei weniger digital affinen Patient:innen zunächst auf Widerstand. Die Sorge, dass besonders ältere Menschen Schwierigkeiten mit der digitalen Lösung haben könnten, zerstreute sich allerdings weitgehend. Nach einem Jahr Idana-Nutzung gaben 28 % der 2133 neuen Patient:innen ein direktes Feedback zum Buchungssystem: 82,8% von ihnen würden Idana auf jeden Fall nochmals verwenden. Bei den 5-Sterne-Bewertungen bekam das System 4,42 Sterne für Verständlichkeit, 4,24 Sterne für Usability und 4,12 Sterne für Gesamtnutzen. “Das sind recht gute Werte für ein innovatives System. Wenn man dann noch die erzielten Einsparungen betrachtet, wird der positive Gesamteindruck nochmals deutlich verstärkt”, bemerkt Dr. Frank Henschel. „Vor zehn Jahren hat sich am Flughafenterminal auch noch niemand digital selbst eingecheckt. Heute machen das fast alle. Der Vergleich trifft es ganz gut.“ Patient:innen, die Idana nicht zu Hause nutzen können oder wollen, füllen den Fragebogen vor Ort auf einem Praxis-Tablet mit Unterstützung des Teams aus. Doch solche Fälle sind die Ausnahme. „Das Gros sucht sich Hilfe über die jüngeren Generationen“, berichtet Dr. Frank Henschel.

“Idana kann vieles – bestimmte administrative Prozesse strukturieren, verkürzen und vielleicht auch verbessern.”

Fazit

Große Entlastung und verlässlicher Support

Trotz einzelner Optimierungswünsche zogen Dr. Frank Henschel und seine Kolleg:innen bereits ein Jahr nach Start ein positives Resümee zum Einsatz von Idana: Etwa 65 % der neuen Patient:innen buchten sich nach Anmeldung einen Termin über den Online-Terminkalender. “Damit entfielen fast 1500 aktive Terminvergaben per Telefon durch das Team – eine große zeitliche Entlastung für unseren FrontOffice-Bereich”, freut sich der Kardiologe. “Insgesamt wurden im ersten Nutzungsjahr 8.559 digitale Fragebögen erstellt. Damit konnten 17.118 Blatt Papier und insgesamt 17,83 Tage Arbeitszeit eingespart werden. Diese Tendenz steigt mit der Nutzung.”

Auch mit dem Idana-Support sind die Kardiologen Rostock sehr zufrieden: „Verlässlicher technischer Support ist heutzutage wichtig und manchmal für Entscheidungen, bei einem System zu bleiben, auch der ausschlaggebende Punkt”, erklärt Dr. Frank Henschel. Die Kombination aus Schnelligkeit, Kompetenz und Freundlichkeit rechtfertigt dabei auch höhere Investitionen: „Da zahlt man dann lieber etwas mehr, aber hat das Vergnügen, dass dir geholfen wird, wenn es mal nicht läuft.“

Generell sieht der Kardiologe viel Potenzial in Idana und legt Wert darauf, dass es ein lernendes System ist und bleibt: “Man sollte auf den Bedarf der Anwender:innen hören und dann entsprechend die Entwicklung gestalten. Idana kann noch mehr.”

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