Fallstudie: Praxisstart in der Gynäkologie – Von Beginn an digital und strukturiert

• Referenz: David Rubin, Gynäkologe, Frauenarztpraxis David Rubin, Bad Dürkheim
• Praxistyp: Einzelpraxis
• Team: 1 Arzt, 5 Mitarbeiter:innen
• Standorte: 1
• Tools: Online Terminkalender TerMed
• PVS: Medical Office
• Website: www.frauenarzt-rubin.de/

Im Oktober 2022 übernahm David Rubin seine heutige Frauenarztpraxis in Bad Dürkheim. Ihm war klar, dass er direkt mit dem Start auch die Praxisprozesse wie Terminvergabe, Patientenaufnahme und Anamnese digital anbieten möchte. Daher suchte er schon im Vorfeld nach Lösungen, die auf der einen Seite ihm und seinem Team den Arbeitsalltag erleichtern können und auf der anderen Seite seinen Patientinnen eine fundierte Vorbereitung des Arztbesuchs ermöglichen.

Herausforderungen

Praxisstart so digital wie möglich

David Rubin übernahm die Praxis in einem Zustand, “der nicht sehr digital war”. Bis dato wurde dort hauptsächlich mit Karteikarten und handschriftlicher Dokumentation von Vorgesprächen und -anamnesen gearbeitet. So sollte der typische Praxisalltag nach seiner Übernahme nicht mehr aussehen – das bedeutete auch eine Umstellung für das Praxisteam. Deswegen informierte sich der Arzt vorab ausführlich zu digitalen Lösungen und verschiedenen PVS. Er wollte idealerweise gleich zum Start den Papieraufwand so gering wie möglich halten. Denn gerade das Anlegen von Neupatientinnen – die David Rubin durch die Praxisübernahme nun mal hatte – sorgt bei der analogen Patientenaufnahme initial für einen hohen Papierverbrauch. Das Praxisteam sollte seine Zeit anderweitig und sinnvoll nutzen können.

“Ich wollte auf keinen Fall Personalzeit nutzen, um Papiere zu scannen. Das rechnet sich sicher nicht.”

Den Ausschlag für Idana gab letztendlich der beratende IT-Dienstleister, der aus seiner Erfahrung mit anderen Produkten heraus berichtete, dass es “bei Idana in der Regel keine Probleme bei der Anbindung” gebe. Dieser Aspekt war für David Rubin sehr wichtig bei der Auswahl, denn er legt großen Wert darauf, dass technisch alles einwandfrei umgesetzt und eingebunden ist. Die gebuchte Online-Präsentation mit Idana überzeugte ihn dann auch direkt.

“Die Umsetzung bei Idana war relativ problemlos, übersichtlich und einfach verständlich für das Personal.”

Vorteile durch Idana

Strukturiert, nachvollziehbar, zeitsparend

Nach der Einführung von Idana gibt es in David Rubins Praxis einen “Fragebogen-Komplex” aus mehreren Bögen, der standardmäßig eingesetzt wird und Themen wie die Datenschutzerklärung oder die Übernahme von Patientendaten aus der alten Praxis abdeckt. Mit dem Idana-Editor hat er daher alle seine Fragebögen selbst erstellt oder für seine Zwecke angepasst. Diese müssen vor dem ersten Kontakt mit dem Gynäkologen ausgefüllt sein. Dafür gibt es zwei mögliche Wege für die Patientin: Entweder sie nutzt im Vorfeld auf der Praxis-Website den Link zum Idana-Check-in und füllt darüber alle Daten sowie die ausführliche Anamnese aus. Oder sie bekommt in der Praxis ein Tablet zur Verfügung gestellt, an dem sie dieselben Fragen, allerdings ohne den Teil zur Anamnese, beantwortet. In diesem Fall unterstützt das Praxispersonal und geht mit der Patientin die Fragen gemeinsam durch. Die Anamnese hält David Rubin dann im persönlichen Gespräch fest. Diese Option nimmt logischerweise mehr Zeit bei allen Beteiligten in Anspruch und relevante Infos können untergehen: “Vorausgefüllt ist die Anamnese deutlich kompletter und sortiert.” Um also möglichst viele Patientinnen für die erste Vorgehensweise zu sensibilisieren, wird nun vermehrt bereits bei der Terminvergabe auf den Check-in verwiesen.

Teil dieses “Fragebogen-Komplexes” ist auch die Abfrage der individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL). Die Patientinnen können sich entweder dafür oder dagegen aussprechen oder die Fragen dazu offen lassen, sodass schon vor der Untersuchung klar ist, ob oder welche IGeL gewünscht werden.

“Idana kann meine Praxisabläufe deutlich effizienter und strukturierter gestalten.”

Generell war es David Rubin wichtig, strukturierte, kurze Arbeitsabläufe zu schaffen. Dazu gehört beispielsweise auch die standardmäßige Abfrage, wer für die jeweilige Patientin Rezepte oder Befunde abholen darf. Diese Information ist dauerhaft im PVS hinterlegt und schnell abrufbar. Insgesamt freut sich der Gynäkologe über die gewonnene Zeit, die sein Team und er für andere Aufgaben und vor allem für die Patientinnen nutzen können.

“Mit Idana können wir vorgeben, welche Bögen von welchen Patientinnen ausgefüllt werden sollen. Diese sind dann sicher und nachvollziehbar in der Akte hinterlegt.”

Was sagen die Patientinnen?

Von seinen Patientinnen – vermehrt von den jüngeren – bekommt er häufig positives Feedback: “Es ist ein relativ fließender Ablauf. Gerade Patientinnen mit einer langen Vorgeschichte ist es eine große Hilfe, dass sie zu Hause ihre Unterlagen sortieren können. Sie fühlen sich dadurch gut betreut, denke ich.”

Fazit und Ausblick

Erleichterter Praxisstart

Einen direkten Vorher-Nachher-Vergleich kann David Rubin zwar nicht anstellen. Aber er hat das Gefühl, dass ihm der Praxisstart erleichtert wurde, dadurch, dass “Aufgaben wie das Scannen wegfallen und keine Befunde im Papierstapel untergehen”. Außerdem verspürt er durch die zeitsparende Erstdokumentation weniger Stress im Tagesablauf und erhält durch das digitale Ausfüllen im Vorfeld deutlich mehr und strukturiertere Informationen als wenn das Ganze analog abgefragt werden müsste.

“Der Patientenkontakt ist kürzer und trotzdem ausführlich, die Patientenbetreuung ist einfach intensiver.”

Auch mit der Zusammenarbeit mit dem Idana-Team ist der Gynäkologe sehr zufrieden: Die technische Einrichtung verlief problemlos und schnell, die Schulung war unkompliziert und wurde aufgezeichnet – hier zog das gesamte Praxisteam mit, was David Rubin besonders freut. Das Einrichten der Tablets gestaltete sich anfangs noch etwas “wackelig”, aber die entsprechende Anleitung konnte Abhilfe leisten. Bei Fragen wird ihm immer “direkt geholfen”.

In Zukunft möchte David Rubin auch noch spezialisiertere Fragebögen einsetzen, zum Beispiel für Themen wie Verhütung, Wechseljahre oder Inkontinenz. Ob er easySign – das Feature, mit dem Ärzt:innen und Mitarbeitende die ausgefüllten Idana-Berichte digital unterschreiben können – sinnvoll in einen Workflow, wie zum Beispiel das Pillen-Aufklärungsgespräch, einbinden kann, muss er erst noch evaluieren. Bisher hatten diese Aufgaben noch keine Priorität für ihn, da er alle Patientinnen erst einmal kennenlernen muss. Aber sein Zwischenfazit im ersten Jahr nach der Praxisübernahme lautet: “Bisher läuft alles so, wie ich es mir vorgestellt habe.”

 

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