- Referenz: Andreas Kusmin, EDV-Verantwortlicher, Praxis Derichs, Hirschfeld + Werminghaus, Düsseldorf – HNO und Allergologie
- Praxistyp: Ärztepartnerschaft
- Team: 5 Ärzt:innen, 13 Mitarbeitende
- Standorte: 2
- Tools: Online Terminkalender Doctolib
- PVS: Medistar
- Website: www.hno-derendorf.de
Digitale Patientenaufnahme war für die HNO-Praxis Derichs, Hirschfeld + Werminghaus in Düsseldorf kein Neuland, bevor sie zu Idana kam. Bereits in der Vergangenheit führte das Team, das mitunter rotierend an beiden Praxis-Standorten arbeitet, die Patientenbefragungen teilweise digital durch, entschloss sich dann aber, zu Idana zu wechseln. Welche Aspekte dafür ausschlaggebend waren, erläutert nachfolgend Andreas Kusmin. Als EDV-Verantwortlicher war er bei der Auswahl, Implementierung und Team-Schulung federführend und ist nach wie vor teaminterner Ansprechpartner für die Software.
“Der Prozess vor Idana war sehr müßig und die Patient:innen konnten die Fragebögen nicht schon zu Hause ausfüllen.”
Herausforderungen
Unflexibel und systemabhängig
Die bestehende Lösung für die digitale Patientenaufnahme brachte einige Herausforderungen mit sich: Zunächst mussten im Praxisverwaltungssystem (PVS) die Patient:innen angelegt werden, bevor sie die Fragebögen digital ausfüllen konnten. Dies konnte nur in der Praxis auf bestimmten Endgeräten passieren. Die Auswahl der Fragebögen war auf vier beschränkt und Anpassungen daran waren nur über den Anbieter möglich und “das war nicht mal eben gemacht,” erinnert sich Andreas Kusmin. Mit den vier verfügbaren Bögen wurden vor allem Standardfragen zu Datenschutz und Einwilligung abgebildet. Darüber hinausgehende Befragungen, wie z. B. der APHAB-Bogen zur Bestimmung des Hörvermögens, mussten auf Papier durchgeführt werden. “Diese auszudrucken und nach dem Ausfüllen wieder einzuscannen und zu archivieren, war sehr aufwändig,” berichtet der EDV-Experte. Außerdem mussten die Patient:innen jeden Fragebogen einzeln unterschreiben, “davon wollten wir weg.”
Vorteile durch Idana
“Unterschied wie Tag und Nacht”
Die Unzufriedenheit mit dem bestehenden Ablauf veranlasste Andreas Kusmin, sich nach einer Alternativlösung für die digitale Patientenaufnahme umzusehen. So stieß er auf Idana und war gleich positiv angetan. “Um die Entscheidung fair zu gestalten, habe ich Idana mit anderen Anbietern verglichen und für meine Vorgesetzten eine Zusammenfassung erstellt,” erklärt der EDV-Experte. Ein persönliches Treffen auf dem HNO Kongress in Mannheim gab dann aber relativ kurzfristig den entscheidenden Ausschlag für Idana.
“Idana war von Anfang an unser Favorit und dabei ist es geblieben. Tatsächlich konnten die anderen Anbieter nicht mithalten.”
Nun sieht die digitale Patientenaufnahme mit Idana wie folgt aus: Das Team hat den Link zum Check-in bereits in der Terminbestätigungsmail in Doctolib hinterlegt. So können die Patient:innen nach deren Erhalt direkt die Fragen digital beantworten und abschicken. Der Bericht landet danach automatisch in der Patientenakte im PVS. Patient:innen, die die Fragebögen noch nicht zu Hause ausgefüllt haben, können dies vor Ort in der Praxis auf Tablets nachholen. Alternativ steht an der Anmeldung ein kleiner Monitor, auf dem die Patient:innen mit ihrem eigenen Smartphone den QR-Code zum Check-in scannen und die Fragen auf diesem Weg beantworten können. Mit Idana ist auch nur noch eine Unterschrift ganz am Ende durch den/ die Patient:in zu leisten: Für die Patient:innen ist somit klar, dass die Befragung nun zu Ende ist, für das Praxisteam ist der Prozess “deutlich einfacher”.
Ortsunabhängigkeit und Flexibilität
Andreas Kusmin sieht in Idana vor allem zwei große Vorteile für die Praxis, aber auch die Patientenschaft: Zum einen können die Patient:innen die Fragebögen nun bereits bequem zu Hause oder unterwegs ausfüllen. Das spart bei der späteren Anmeldung viel Zeit. Zum anderen hat die Praxis “permanent Zugriff auf den Inhalt der Formulare”. So können Andreas Kusmin und seine Kolleg:innen jederzeit flexibel die Fragebögen im Editor erweitern, kürzen, umstellen oder anderweitig bearbeiten und sind nicht auf einen externen Dienstleister angewiesen.
“Egal ob komplexe oder kurze Fragebögen, nur wenige Klicks im Editor und schon ist alles für uns und die Patient:innen live.”
Vorbildliches Self-Onboarding
Die Praxis entschied sich für einen “harten Schnitt” und die Umstellung vom bestehenden System auf Idana fand von einem auf den anderen Tag statt: “Ab dem Moment, wo Idana freigeschaltet war, haben wir unsere alte Lösung gar nicht mehr genutzt,” erinnert sich Andreas Kusmin. Auch in seinem Team sorgte der EDV-Experte für einen entspannten Umstieg: Zum einen war keine Team-Schulung seitens Idana nötig, denn Andreas Kusmin wies seine Kolleg:innen alle selbst in die Nutzung der neuen Software ein. So fand sich das Team sofort zurecht. Zum anderen kümmerte er sich selbständig um die GDT-Anbindung.
Was sagen die Patientinnen?
Die Patientenaufnahme der HNO-Praxis ist nun “viel übersichtlicher und einfacher strukturiert”, so Andreas Kusmin. Natürlich waren die Patient:innen den digitalen Ablauf bereits aus der Vergangenheit gewöhnt, aber nun freuen sie sich über die Möglichkeit, die Fragen bequem von zu Hause aus beantworten zu können. Auch die ältere Patientenschaft ist Idana gegenüber sehr aufgeschlossen. Sie nutzt tendenziell die praxiseigenen Tablets und schätzt besonders die verstellbare Schriftgröße. Im Zweifel steht das Praxisteam beim Ausfüllen zur Seite. “Wir haben den Eindruck, dass es den Patient:innen auch mehr Spaß macht.”
Fazit und Ausblick
Vielfältige Pläne für den Ausbau
Dadurch, dass die HNO-Praxis Idana erst seit Kurzem nutzt und Andreas Kusmin die Software als relativ hochpreisig empfindet, rechnet sich für ihn der Umstieg zum jetzigen Zeitpunkt wirtschaftlich noch nicht. Der EDV-Verantwortliche geht davon aus, dass nach etwa einem Jahr Nutzung finanzielle Ersparnisse spürbar werden. In Hinblick auf die Arbeitszeit der Mitarbeitenden und die Wartezeit der Patient:innen sind bereits jetzt deutliche Verbesserungen zu beobachten: Früher war die digitale Befragung allein über zwei praxiseigene Tablets möglich. Aber dadurch, dass die Patient:innen die Befragungen mit Idana nun auch auf ihren eigenen Smartphones durchführen können, lassen sich viele Anmeldungen parallel arbeiten. “So kann auch die Behandlung schneller erfolgen,” resümiert Andreas Kusmin. “Selbst wenn Praxismitarbeiter:innen den Patient:innen beim Ausfüllen auf den Tablets helfen, ist es mit Idana unter’m Strich definitiv schneller und einfacher, als wenn wir Papierbögen nutzen und im Nachhinein die Handschrift der Patient:innen entziffern müssen. Das Nachfragen kostet einfach viel zu viel Zeit. Wenn wir diesen Aspekt mit einbeziehen, haben wir ganz schnell eine Ersparnis.”
“Idana kann noch mehr als wir momentan ausschöpfen, erleichtert uns aber jetzt schon den Alltag.”
In der Zusammenarbeit mit Idana schätzt Andreas Kusmin die schnellen Reaktionszeiten und die Kompetenz des Teams: “Wenn wir eine Frage haben, meldet sich nach kurzer Zeit die richtige Ansprechperson mit einer Lösung. Wir fühlen uns gut aufgehoben.”
In Zukunft möchte die HNO-Praxis die Nutzung von Idana an verschiedenen Stellen ausweiten. So plant Andreas Kusmin zum einen, weitere Prozesse zu digitalisieren: ”Mit dem Fragebogen-Editor werden wir nun nach und nach unsere vielfältigen Ideen umsetzen.” Zum anderen möchte er Idana in die Akutsprechstunde einbinden: Der Terminvergabe soll ein Idana-Fragebogen vorgeschaltet werden, der anhand der Antworten ausrechnet, wie akut das Anliegen ist und entsprechend werden die Termine vergeben. Zu guter Letzt wünscht sich das Team, dass Idana zukünftig auch für die Aufklärung bei ambulanten Operationen eingesetzt werden kann. Idana wird dafür ab dem vierten Quartal 2024 Aufklärungsinhalte von Thieme zur Verfügung stellen. Andreas Kusmin ist sich sicher: “Wir freuen uns, wenn das mit Idana machbar sein wird. Das wird uns noch mal einiges an Arbeit abnehmen.”
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