Impfung und reguläre Versorgung unter einen Hut bringen

Medizin muss mehr sein als Verwaltung

Seine ersten Erfahrungen mit den bürokratischen Herausforderungen des Arztberufs machte Dr. Max-Joseph Kraus direkt zu Beginn seiner Assistenzarztausbildung 2000: „Anfangs habe ich gefühlt den Großteil meiner Zeit damit verbracht, Stammdaten von einem Zettel in den nächsten zu übertragen – aus der Patientenkartei in den Überweisungsschein, auf den Röntgenschein und so weiter.“ Für den Allgemein- und Palliativmediziner war schnell klar: „Da ist noch Luft nach oben!“

Für seine eigene privatärztlich geführte Praxis im Süden Münchens suchte Kraus nach Möglichkeiten, den Bürokratieaufwand zu verringern und die medizinische Arbeit zu erleichtern. Mit der Onlineterminvergabe Doctolib fand er ein erstes Tool, mit dem sich die Arbeitsabläufe in der Praxis nachhaltig vereinfachen lassen. Seit 2018 nutzen Kraus und sein Team auch Idana, um vor allem die Anmeldung zu entlasten. Langfristig möchte er weiter daran arbeiten, die Papierberge in der Praxis zu reduzieren und auch die Kommunikation mit den Patienten durch digitale Lösungen stärken.

Herausforderungen

Strukturierung der Anmeldung

Großes Frustrationspotenzial im Tagesgeschäft bestand für Kraus vor der Einführung von Idana in der Anmeldung. „Mir war es wichtig, die Aufnahme zu strukturieren und zu standardisieren“, erklärt der Mediziner rückblickend seine Entscheidung für Idana. „Ich wollte, dass am Ende der Anmeldung ein zuverlässiger Datensatz für den einzelnen Patienten vorliegt, in dem alles Relevante erhoben ist: Impfstatus, Vorerkrankungen, die ganze Anamnese.”

“Am Ende der Anmeldung möchte ich einen zuverlässigen Datensatz, der alles Relevante erhält.”

Wie viele andere Kollegen behalf sich Kraus mit Papierfragebögen: „Diese Lösung hat für uns aber schlecht funktioniert.“ Gerade Medienbrüche empfand er als frustrierend: „Es ist doch umständlich, einen Fragebogen, der im PDF-Format vorliegt, auszudrucken, dem Patienten vorzulegen und später ausgefüllt wieder einzuscannen. Das wollte ich unbedingt anders haben.“

Rückkehr ins Alltagsgeschäft

Seit dem Jahreswechsel ist die Nachfrage nach Corona-Impfungen wieder zurück gegangen, Kraus erinnert sich aber noch gut daran, wie hoch der Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Impfung war: „Vor Weihnachten haben wir 200 bis 300 Impfungen pro Woche durchgeführt.“

Den damit verbundenen Bürokratieaufwand konnte das Team dank Idana gut stemmen: „Wir haben ganz proaktiv die Aufklärungsbögen von Idana an unsere Patienten verschickt. Das hat fantastisch geklappt.“ Auch in der Zahl der Idana-Befragungen, die die Praxis durchgeführt hat, spiegelt sich diese Leistungsspitze: „Vor Weihnachten haben wir sicherlich 500 bis 700 Patienten mit Idana befragt, in ‚regulären‘ Zeiten sind das eher 150 bis 200 Personen, denen wir Idana-Fragebögen zukommen lassen.“

Immer noch ein heißes Thema für die Praxis sind Corona-Tests, Zertifikate und Fragen zur Quarantäne, insgesamt normalisiert sich die Situation jedoch wieder: „Häufiger konfrontiert werden wir jetzt mit Fragen, die nach einer Covid-19-Erkrankung auftauchen, alles in allem kommen wir jedoch langsam wieder in einen Modus der ‚normalen‘ ärztlichen Tätigkeit, die während der Impfsaison leider oftmals zu kurz kam.“

Vorteile von Idana

Viel Potenzial im Zusammenspiel mit der Online-Terminvergabe

Kraus und sein Team nutzen Idana im Zusammenspiel mit der Online-Terminvergabe von Doctolib. Fragebögen wie etwa für Gesundheitsuntersuchungen und Check-Ups oder auch zu akuten Beschwerden können Kraus‘ Patienten nun direkt über die Online-Terminbuchung aufrufen.

Die Patienten nehmen das sehr positiv auf. Auch ältere Patienten kommen insgesamt gut zurecht. Für alle Fälle halten Kraus‘ Mitarbeiterinnen für häufige Besuchsanlässe, etwa für die Covid-19-Impfung, einen laminierten QR-Code bereit: Hat ein Patient vergessen, den Fragebogen im Vorfeld auszufüllen, kann das so noch schnell nachgeholt werden – entweder auf dem Smartphone des Patienten oder mit dem Tablet der Praxis.

Papier (und Nerven) sparen

Neben dem Arbeitsaufwand, den der Umgang mit Papierfragebögen verursacht, ist es für Kraus natürlich auch eine Ressourcenfrage. „Mit Idana haben wir bestimmt schon Zehntausend Blatt an Papier einsparen können“, zieht der Allgemeinarzt sein Resüme und schiebt lachend hinterher: „Und mindestens ebenso viele Nerven.”