Digitalisierte und systematische Praxisabläufe verbessern Zeitmanagement und kompensieren Personalmangel

In ihrer Praxis verfolgt Dr. Diana Roesner einen ganzheitlichen Behandlungsansatz: Über das hausärztliche Spektrum hinausgehend bietet sie ebenfalls Leistungen wie Lasertherapien an. Auch ein ausgebildeter Therapiehund kommt zum Einsatz. Der Tätigkeitsschwerpunkt der Praxisinhaberin liegt allerdings auf der Ganzheitlichen Schmerzbehandlung. In all diesen Bereichen kamen bisher bereits Papier-Fragebögen für die Patientenaufnahme und Anamnese zum Einsatz. Warum sich die Allgemeinmedizinerin neben einer Online-Rezeption auch für die digitale Patientenaufnahme entschied, berichtet sie nachfolgend.

Herausforderungen

Personalmangel und komplexe Abläufe

Wie viele andere Arztpraxen litt auch die von Dr. Diana Roesner unter Personalmangel und aufwändigen Abläufen, die vor allem die Arbeitszeit der MFA unnötig beanspruchten. Die Medizinerin und ihr Team arbeiteten schon immer viel mit Fragebögen, da diese grundsätzlich den Arbeitsalltag erleichtern. Allerdings mussten die Papier-Fragebögen ausgedruckt, ausgehändigt und anschließend wieder eingescannt werden. Besonders das Scannen band die Arbeitszeit der MFA unnötig und hinderte sie an anderen wichtigen Aufgaben. Zwar gab es zeitweise einen Verwaltungsassistenten auf Minijobbasis, der diese Aufgaben übernahm, jedoch war eine dauerhafte Lösung erforderlich, da es auch andere Dokumente zum Scannen gab. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, entschied sich Dr. Diana Roesner für den Umstieg auf die digitale Patientenaufnahme.

„Ich dachte mir, der Aufwand muss abnehmen und ich begann, zu recherchieren. So bin ich auf Idana gestoßen.“

Die Ärztin verglich verschiedene Angebote auf dem Markt miteinander und entschied sich anhand des ersten Eindrucks und ihres Bauchgefühls für Idana. Dr. Diana Roesner erinnert sich an den Prozess: „Ich hatte den Eindruck, dass ich gut mit Idana zurechtkomme. Dann habe ich die Software relativ schnell bestellt.“

„In der Regel trügt mich mein Bauchgefühl nicht. So war es auch bei Idana.“

Vorteile durch Idana

Fragebögen per SMS und E-Mail

Idana-Fragebögen kommen nun in der Praxis u. a. für Impfungen, Reiseberatungen, Schwindeluntersuchung oder Schmerzbehandlungen zum Einsatz. Über die digitale Rezeption von Aaron – die zur selben Zeit wie Idana implementiert wurde – erhalten die Patient:innen zur Terminbestätigung eine SMS. Teilweise ist dort auch schon der Link zu den erforderlichen Idana-Aufnahmebögen hinterlegt. Wenn Patient:innen sich persönlich in der Praxis melden und einen Termin vereinbaren, versenden die MFA den entsprechenden Fragebogen manuell an die Patient:innen. Die Mitarbeiterinnen überprüfen regelmäßig, ob die Fragebögen für die kommende Woche zurückgeschickt wurden, typischerweise freitags. Bei kurzfristigen Anfragen, wie bei Schwindel, erfolgt dies natürlich sofort. Im Terminkalender wird mit unterschiedlichen Farben markiert, wann der Fragebogen verschickt wurde und wann er zurückgekommen ist. Dadurch kann auf einen Blick gesehen werden, ob die Patient:innen bereits tätig geworden sind und ob die Bögen bereits im PVS sind. Dieses System funktioniert sehr gut. Patient:innen ohne Internetzugang oder solche, die schlichtweg vergessen haben, die Befragung im Vorfeld des Termins auszufüllen, erhalten in der Praxis ein Tablet, auf dem sie den Fragebogen beantworten können.

„Wir arbeiten in unserem Kalender mit verschiedenen Farben, wann ein Idana-Fragebogen verschickt wurde oder ausgefüllt zurückkam. Dieses System funktioniert sehr gut.“

Fragebogenvielfalt: Editor, Service, Katalog

Die Praxis von Dr. Diana Roesner bietet ebenfalls die Entfernung von Tattoos oder permanentem Make-up an. Die dafür erforderliche Aufklärung bildet sie mit Idana ab. „Von einem Bekannten erhielt ich einen rechtsanwaltlich geprüften Aufklärungsbogen mit Vertrag, den ich vom Idana-Team digitalisieren ließ“, erläutert die Praxisinhaberin. Ursprünglich plante sie, die Digitalisierung mit dem Fragebogen-Editor selbst durchzuführen, da sie in der Vergangenheit bereits Erfahrung mit dem Feature gesammelt hatte. „Mir fehlte aber einfach die Zeit und dann habe ich das vom Idana-Team machen lassen. Das funktionierte wunderbar. Mit dem Editor habe ich im Nachhinein noch ein, zwei Sachen manuell angepasst – das war kein Problem.“ Mittlerweile stehen der Ärztin dafür die Aufklärungsinhalte von Thieme in Idana zur Verfügung. Generell bringen die zahlreichen bereits in der Software enthaltenen Fragebögen und die Möglichkeit, diese individuell anzupassen, Dr. Diana Roesner und ihrem Team eine enorme Zeitersparnis.

Was sagen die Patient:innen?

Die Ärztin erhält mitunter gemischtes Feedback zum Einsatz der digitalen Patientenaufnahme. „Aber bei den Jahresgesprächen habe ich festgestellt, dass Idana eigentlich sehr gut ankommt. Sie freuen sich, dass alles so digital und automatisiert abläuft“, berichtet sie.

Fazit

Mehrere Faktoren ermöglichen eine Zeitersparnis im Umfang einer Halbtagsstelle. Neben den medizinischen Inhalten schätzt Dr. Diana Roesner ebenfalls die Zusammenarbeit mit dem Idana-Team: „Bei Fragen oder Problemen habe ich bisher immer schnell eine Antwort erhalten und wir haben die Probleme stets lösen können. Auch die Implementierung von Idana verlief komplikationslos.“

„Ich bin absolut zufrieden mit Idana.“

Umstrukturierungen im Praxisablauf, der Einsatz der digitalen Rezeption und letztlich Idana als Tool für die digitale Patientenaufnahme – diese Faktoren haben nicht nur zur Effizienzsteigerung im Praxisalltag geführt, sondern Dr. Diana Roesner schätzt die aktuelle Situation nun so ein, dass sie in Summe in etwa die Arbeitskraft einer Halbtagsstelle einsparen kann: „Ja, das könnte man so sagen. Unser Zeitmanagement funktioniert jetzt deutlich besser“, freut sich die Ärztin.

Bildquelle: Praxis für Ganzheitliche Medizin Dr. Roesner, www.ganzheitliche-medizin-roesner.de