vollständige Dokumentation bei direkter PVS-Integration
intelligente Patientenlenkung entlastet Telefon und Team
manueller Prozess entfällt
Allgemeinmedizin
MVZ
Arnsberg
T2med
4 Ärzt:innen, 2 Weiterbildungsassistent:innen, 20 Mitarbeitende
Online-Rezeption 321 MED
www.haz-arnsberg.de
Überörtliches (Vertragsarzt-) MVZ, 3 Standorte
Online Termine vereinbaren, Rezepte oder Überweisungen bestellen, KI-geführte Telefonie – im digitalen Zeitalter erwarten Patient:innen eine unkomplizierte Kommunikation mit ihrer Arztpraxis. Als kaufmännischer Leiter im familiengeführten Hausarztzentrum Arnsberg Dr. Decker & Berndt hat Maximilian Decker zusammen mit seinem Bruder Christian innovative Lösungen implementiert, um die Praxisabläufe trotz steigender Patientenzahlen und limitierter Ressourcen zu optimieren und gleichzeitig die hohe Behandlungsqualität zu sichern. Er berichtet, wie die Kombination aus der Online-Rezeption 321 MED und Idana, der Lösung für die digitale Patientenaufnahme, den Praxisalltag erleichtert und warum die Digitalisierung der Kommunikationswege mehr Zeit für die Patientenversorgung schafft.
Die Nachfolge im Hausarztzentrum haben die Senior-Chefs Dr. Hans-Heiner Decker und seine Ehefrau Alexandra Berndt mit drei Söhnen schon lange nachhaltig gesichert. So konnten sie mehrere Standorte von Ärzt:innen übernehmen, die aus Altersgründen ihre Praxen schließen mussten. Aber auch die Familienpraxis in ländlicher Region steht vor typischen Herausforderungen: Die Zahl der zu versorgenden Patient:innen steigt kontinuierlich an, während die Anzahl der Ärzt:innen sinkt. Mit rund 5.500 Patient:innen pro Quartal und einer „Tendenz leider steigend“ sah sich das Team vor erheblichen Kapazitätsproblemen. Die telefonische Erreichbarkeit wurde zum Engpass: „Ein großes Problem war die Telefonleitung, weil so viele Leute insbesondere montags gleichzeitig anriefen,“ beschreibt Maximilian Decker die damalige Situation. Trotz Aufstockung auf 30-35 gleichzeitige Leitungen waren die Leitungen besetzt oder die Patient:innen landeten in Warteschlangen. „Alleine schon die Kontaktaufnahme zu einer Arztpraxis dieser Größe ist schwierig.“
„Man wird niemandem mehr gerecht, weder den Patient:innen, die vor uns stehen, noch denen, die versuchen, Kontakt aufzunehmen.“
Erschwerend kommt die Budgetierung in der Allgemeinmedizin hinzu: „Eine zusätzliche Person, die sich nur darum kümmert, wird leider durch das System nicht finanziert,“ erklärt der Kaufmann. Gleichzeitig wollte das Team um Dr. Hans-Heiner Decker den eigenen Qualitätsanspruch nicht aufgeben: „Es ging trotz der steigenden Patientenzahlen immer um eine gute und zielgerichtete Versorgung,“ betont Maximilian Decker. „Das ist tief verankert – wir versuchen, die Patient:innen bestmöglich zu versorgen, aber irgendwann stößt man an Grenzen.“ Der kaufmännische Leiter machte sich auf die Suche nach Lösungen, um den Spagat zu meistern: „Einerseits müssen wir die Prozesse optimieren, andererseits müssen wir versuchen, die Qualität aufrechtzuerhalten.“
Die Kombination der Online-Rezeption 321 MED mit der digitalen Anamnese durch Idana hat die Praxisabläufe grundlegend verändert. Besonders eindrucksvoll zeigte sich die Effizienz während einer Grippewelle: „In nur drei Wochen wurde 321 MED etwa 3.000 Mal genutzt. Davon haben mindestens 250-300 Patient:innen den AU-Fragebogen von Idana gewählt. Bis zur Übermittlung der Ergebnisse in das Praxisverwaltungssystem (PVS) hatten die MFA keinen Aufwand,“ berichtet Maximilian Decker. Die Systeme arbeiten intelligent und entlasten das ganze Team: Patient:innen können sich durch die Online-Rezeption klicken und ihr spezifisches Anliegen angeben. Bei akuten Anliegen wie Grippe erhalten sie automatisch einen Text mit Informationen zur Akutsprechstunde sowie den entsprechenden AU-Fragebogen von Idana. Anschließend kann innerhalb des Idana-Fragebogens noch weiter nach der Leitsymptomatik gefragt und entsprechende spezifische Folgefragen können ausgespielt werden. Die Antworten aus Idana werden dank GDT-Schnittstelle direkt ins PVS übertragen und stehen auf einen Blick zur Verfügung. Bei Bedarf können die MFA auf dem kurzen Dienstweg über das PVS-Frage-Tool mit einem/einer Ärzt:in die Symptomatik besprechen und über 321 MED ggf. direkt mitteilen, dass eine eAU mit entsprechender Dauer an den/die Patient:in ausgestellt werden kann, ohne dass er/sie persönlich vorstellig werden muss. „So kommt niemand unnötigerweise in die Praxis und die Kapazitäten sind für diejenigen da, die sie wirklich brauchen,“ erläutert Maximilian Decker. „Daran schätzen wir die saubere Dokumentation und die qualitativ hochwertige Überprüfbarkeit, um Missbrauch bestmöglich zu verhindern.“
„Das Gute ist, die Kommunikation läuft über eine geschützte, intelligente Plattform.“
Ein weiterer Anwendungsfall von Idana findet sich in der sehr aufwändigen ADHS-Diagnostik, einem Spezialgebiet der Praxis. Hier profitieren beide Seiten von der digitalisierten Kommunikation und strukturierten Datenerhebung mittels 321 MED und Idana: „Früher haben die MFA die Fragebögen ausgedruckt, versendet oder die Patient:innen haben sie mitgebracht. Viele Patient:innen hatten immer die gleichen Fragen. Die MFA haben die Bögen dann händisch ausgewertet, teilweise bis 18 oder 19 Uhr abends. Jetzt werden mit wenigen Klicks Befunde hochgeladen sowie Terminvorschläge und Fragebögen versendet. Diese kommen jetzt automatisch ins PVS zurück und sind sofort mit einem Scoring ausgewertet. Die Erkenntnisse fließen auf einen Blick sofort ins Diagnostikgespräch ein.“
„Ich finde es besser, du hast ein KI-System am Telefon als ein KI-System in der Sprechstunde.“
Darüber hinaus hat der Allgemeinmediziner Christian Decker einen Idana-Fragebogen für Gesundheitsuntersuchungen erstellt, den er selbst während der Untersuchung für den/die Patient:in ausfüllt. „Der Check-up dauert, wenn man ihn solide macht, meistens 10 bis 15 Minuten. Mit Idana dauert er insgesamt nur 8 Minuten – und man erledigt parallel und nicht im Nachgang die Dokumentation. Diese ist vollständig und aussagekräftig, und vor allem vergisst man nichts. Der Bogen leitet durch die Untersuchungsschritte.“
Die Resonanz der Patient:innen ist durch alle Altersgruppen hinweg überwiegend positiv. In kürzester Zeit wurde das System intensiv genutzt: „Es ist absurd, wie viele Anfragen pro Tag reinkommen, etwa 300. Und wir haben noch nicht mal Werbung gemacht.“
"Wenn die Patient:innen uns brauchen, haben wir dank Idana und 321 MED die Kapazitäten, wirklich für die Patient:innen da zu sein, und wir müssen uns nicht mit der Verwaltung rumschlagen."
Natürlich gibt es auch kritische Stimmen. Manche Patient:innen bevorzugen den direkten telefonischen Kontakt. Maximilian Decker hat dafür Verständnis, betont aber die Notwendigkeit der Umstellung: „Das ist nicht böse gemeint, die Patient:innen haben zunächst erstmal Leidensdruck. In erster Linie sind sie krank und brauchen eine Person, die ihnen zuhört. Deswegen greifen sie zum Telefon. Das will und kann ich ihnen nicht vorwerfen, aber das können wir nicht uneingeschränkt leisten.“ Er fügt hinzu: „Wir wollen den Patient:innen helfen, wenn sie bei uns am Tresen stehen und im Wartezimmer sitzen. Dafür müssen wir die Zeit haben, und die kriegen wir dadurch, dass wir die anderen Prozesse effizienter gestalten.“ Für Notfälle gibt es selbstverständlich klare Anweisungen in der Online-Rezeption, genauso werden Patient:innen, die technische Schwierigkeiten mit der KI-Telefonie haben, durchgestellt: „Man muss einfach ein bisschen strenger sortieren, weil man das sonst nicht mehr beherrschen kann, und weil man auch das Team vor Überlastung schützen muss.“
Trotz einiger anfänglicher technischer Herausforderungen, wie Schnittstellenproblemen zwischen den verschiedenen Systemen, ist Maximilian Decker mit der Implementierung von Idana und dem Support sehr zufrieden: „Es ist eine sehr engmaschige Betreuung, die wir wertschätzen. Wenn mal ein Fehler auftritt, wird sich sofort gekümmert und nachgefasst.“ Wirtschaftlich sieht Maximilian Decker langfristige Vorteile: „Das Ziel ist, dass die Mitarbeitenden ihre gewonnene Arbeitszeit für andere Aufgaben in der Versorgung nutzen können, z. B. in Pflegeheime fahren und impfen oder bei DMP-Untersuchungen unterstützen – all die Dinge, für die man sonst zu wenig Zeit hat.“ Die Digitalisierung der Praxisabläufe hat bereits nach kurzer Zeit beeindruckende Ergebnisse gezeigt. Mit der Kombination aus 321 MED und Idana hat das Team einen Weg gefunden, trotz wachsender Patientenzahlen die Qualität der medizinischen Versorgung zu sichern und gleichzeitig den Arbeitsalltag für alle Beteiligten zu verbessern. „Und wir sind noch lange nicht am Ende der Möglichkeiten angelangt,“ schließt Maximilian Decker zuversichtlich.
*Bildquelle: Hausarztzentrum Arnsberg Dr. Decker & Berndt, www.haz-arnsberg.de
Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Prozesse mit Idana effizienter gestalten und zeigen Ihnen wie das Zusammenspiel zwischen Idana und ihrer bestehenden Praxis-IT konkret aussieht.
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