Digitale Tools zum effizienten Praxismanagement

Dr. Robin John kennt das Hausarztgeschäft von klein auf. Der Allgemeinmediziner erinnert sich noch gut daran, wie er in den 1990er Jahren seinen Vater in dessen Hausarztpraxis bei Verwaltungsaufgaben unterstützte: „Als Kind habe ich mitgeholfen, Scheine zu drucken und die ‚Klebchen‘ zu kleben.“ Inzwischen sind John und sein Vater in der Praxisgruppe des Hausarztteams Schönebeck – und viele der händischen Aufgaben, die er damals erledigen durfte, gibt es nicht mehr.

„In den 2000er Jahren haben wir uns als Praxisgruppe von der analogen Karteikarte verabschiedet, ein PVS eingeführt und Arbeitslisten eingesetzt. 2010 kam ein digitaler Terminplaner hinzu – anfangs auch nicht ohne Widerstand im Team“, erklärt John. Inzwischen ist die Praxisgruppe digital bestens aufgestellt. Neben dem PVS Albis bietet das Hausarztteam Schönebeck Videosprechstunden, Online-Rezeptbestellung und eine Online-Terminvergabe an, das Team verwendet einen digitalen Telefonassistenten und natürlich auch die digitalen Fragebögen von Idana. John und sein Team freuen sich schon auf die digitale Patientenakte und planen, in Zukunft auch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und eRezepte auszustellen.

Herausforderungen

Fehler in der Dokumentation vermeiden

Eine der Hauptherausforderungen für das Hausarztteam Schönebeck war die Dokumentation, wie John berichtet: „Im hektischen Arbeitsalltag muss die Dokumentation auch mal schnell gehen, die Folge waren unleserliche Notizen in der Akte, die man im Nachhinein mühsam wieder entschlüsseln muss.“ Auch John und sein Team setzten vor Idana – wie viele andere Praxen – auf standardisierte Papierfragebögen, um die Anamnese vorzubereiten. Im Rückblick sieht der Allgemeinmediziner nicht nur die Vorteile dieser Vorgehensweise; aus eigener Erfahrung weiß er um die Stolperfallen, die analoge Anamnesebögen bereithalten. Gerade bei der nachträglichen Digitalisierung, wenn die Bögen abgetippt oder eingescannt werden mussten, sei es immer mal wieder zu falschen Zuordnungen gekommen. Dass standardisierte Papierform notwendigerweise Zeit spart – ein Argument, das immer wieder gerne angeführt wird – kann John auch nicht ohne weiteres bestätigen: „Man muss überprüfen, ob der einzelne Fragebogen vollständig ausgefüllt ist, oder gegebenenfalls beim Ausfüllen Hilfestellung geben. Dass solche Bögen nur Zeit sparen, halte ich für eine Fehlwahrnehmung.“

Datenschutzbestimmungen einhalten

Auch das Thema Datenschutz war eine Herausforderung, die John mit Idana angehen wollte: „Bei Papierfragebögen, die ja unbestreitbare Vorteile haben, ist auch Datenschutz immer ein Thema“, so John. Wenn der Patient erst in der Praxis den seinen Fragebogen erhält, muss der Themenbezug am Empfang hergestellt werden. Je nach Patientenaufkommen kann das nicht immer mit der nötigen Diskretion geschehen. In digitaler Form sei das nun kein Problem mehr. Gerade ältere Patienten, die Hilfe beim Ausfüllen ihres Fragebogens benötigen, können das mit Unterstützung von Angehörigen in ihrem Zuhause tun – ganz ohne fremde Mithörer im Wartezimmer.“

Vorteile von Idana

Prozesse optimieren, Praxismitarbeiter entlasten

Am stärksten macht sich Idana für John und seine Kollegen durch die verbesserte Praxisorganisation bemerkbar. Das Hausarztteam Schönebeck ist ein großes Team, in dem mehr als zwanzig Ärzte und medizinische Fachangestellte standortübergreifend zusammenarbeiten. Eine gute Praxisorganisation ist die Grundvoraussetzung, dass alle Mitarbeiter bestmöglich ihre Arbeit erledigen und Patienten optimal betreut werden können. Für John war schnell klar, dass digitale Lösungen eine unverzichtbare Hilfe sein werden: „Der ganze Arbeitsaufwand, der uns durch die Dokumentation der Anamnese entstand, ist nun weggefallen. Für das ganze Team ist das eine deutliche Entlastung.“

„Eine gute Praxisorganisation ist die Grundvoraussetzung, dass alle Mitarbeiter bestmöglich arbeiten können – digitale Hilfe ist da unverzichtbar.“

Im Praxisbetrieb setzen die Schönebecker Mediziner auf die Trias aus Online-Terminvergabe, digitaler Anamnese und Videosprechstunde, um das Potenzial der digital unterstützten Patientenaufnahme voll auszuschöpfen. Gerade die Videosprechstunde, die John seit Corona anbietet, profitiert deutlich von Idana. Der Workflow für diese Art von Termin ist im Hausarztteam Schönebeck komplett digital: Über den Online-Terminkalender können Patienten die Videosprechstunde buchen, erhalten direkt einen Fragebogen und bereiten so den Online-Kontakt mit vor. Der Organisationsaufwand rund um den Termin fällt dadurch komplett weg, ohne dass Informationen verloren gehen: „Dass mit Idana ein kontaktloser Arzt-Patienten-Kontakt möglich ist, ist ein Riesenvorteil.“

Arzt-Patienten-Gespräch nachhaltig verbessern

Neben der verbesserten Praxisorganisation profitieren John und sein Team am meisten von der Qualität der erhobenen Daten. Denn die automatische Auswertung der Idana-Fragebögen mit wichtigen Hinweisen und Red Flags sowie den automatisch berechneten Scores erlaubt es dem Hausarzt, seine Gespräche sehr viel zielgerichteter zu führen: „Dank Idana kann ich mich voll und ganz auf die ärztliche Gesprächsführung konzentrieren.“ Auch die Patienten seien besser vorbereitet. Dass Patienten Hintergrundinformationen wie ihren Medikationsplan nicht parat haben, käme praktisch nicht mehr vor.

Prozessumstellung

Herausfinden, was einem wichtig ist

Bevor sich das Team dafür entschied, Idana einzuführen, sondierte John gründlich den Markt: „Mir war wichtig, erst einmal herauszufinden, was es überhaupt für Lösungen gibt und inwiefern die dann auch zu meinem Team passen.“ Für das Hausarztteam Schönebeck war die einfache und unkomplizierte Anbindung an das PVS die Grundvoraussetzung: „Mit der GDT-Schnittstelle war Idana schnell an unser System angebunden, und das ohne zusätzliche Kosten“, so John. Ein weiteres Kriterium war, dass die Lösung sich gut in weitere Webservices, wie eben die Videosprechstunde oder den Terminkalender, integrieren lässt.

Tipp an die Kollegen

Nach individuellen Lösungen suchen

Die Rahmenbedingungen sind für Hausärzte nicht immer einfach – gerade in der Corona-Pandemie sorgen sich ständig ändernde Regulierungen und Bestimmungen für Verunsicherung. Das war auch in der Hausarztpraxis Schönebeck nicht anders

„Mein Tipp: Nicht von politischen Regulierungen verunsichern lassen, sondern auf Anwendungen setzen, die den Arbeitsalltag wirklich erleichtern.“

Dr. John will sich davon jedoch nicht lähmen lassen: „An den Rahmenbedingungen ändert sich nur langsam etwas, politische Vorgaben hingegen wiederum sind sehr kurzlebig. Deshalb kann ich nur jedem raten, auf Anwendungen zu setzen, die den Arbeitsalltag wirklich vereinfachen.“

*Bildquelle: Dr. Robin John, Hausarztteam Schönebeck, www.hausarztteam-schoenebeck.de