mit vorausgefülltem Fragebogen extrem schnell
nur noch "für Notfälle" vorhanden
kein Scannen, Prüfen, Entsorgen bei Updates
Radiologie
Gemeinschaftspraxis
Halle
eRIS
6 Ärzte und Ärztinnen, 25 MTA, 1 Medieninformatiker
Online Terminkalender Doctolib
https://evidia.de/standorte/radiologie-halle
2 Standorte
Matthias Hauke arbeitet seit fast 25 Jahren in der Radiologischen Gemeinschaftspraxis in Halle. Der gelernte MTRA bildete sich als Medieninformatiker weiter und kümmert sich seit 2008 ausschließlich um die IT in der Praxis. Er selbst sieht sie als „hoch-digitalisiert“. Von ihm stammen alle technischen Abläufe dort: So führte er neben der Praxisverwaltungssoftware eRIS und dem Online-Terminsystem Doctolib später auch Idana für die digitale Anamnese ein. Er hat als Erster das Potenzial von Idana für die Radiologie erkannt und maßgeblich an der Schnittstelle zum PVS eRIS mitgewirkt. Patienten und Patientinnen füllen über den Check-in-Link den Idana-Fragebogen aus, damit bereits vor dem Praxisbesuch so viele Patientendaten wie möglich digital vorliegen.
Mit 200-300 Patienten und Patientinnen pro Tag hat die Praxis einen hohen Durchlauf. Dabei ist es immens wichtig, dass die Patienten und Patientinnen die Aufklärungsbögen vor dem Praxisbesuch ausfüllen, um Unklarheiten zu klären, unnötige Wege aber auch Gefahren zu vermeiden: Wenn jemand beispielsweise einen MRT-Termin vereinbart und sich durch den Idana-Fragebogen herausstellt, dass er einen Herzschrittmacher trägt, muss dieser Termin abgesagt werden.
Somit waren in der Vergangenheit zahlreiche ausgedruckte Fragebögen im Umlauf. Zwar dachte man dabei auch an digitale Aspekte und wollte, soweit möglich, Papier einsparen: Die Bögen sollten jeweils auf eine DIN-A4-Seite passen, um im Nachgang das Scannen zu erleichtern. Aber es wurde auch eine Menge Papier benötigt und die Schriftgröße auf den Bögen war entsprechend klein. Der Prozess musste also noch weiter digitalisiert werden. Dabei war Matthias Hauke wichtig, dass es in Zukunft keine Verzögerung in der Nachbereitung mehr geben würde.
„Die Patienten und Patientinnen können die Fragebögen bereits zu Hause ausfüllen. Wenn sie in die Praxis kommen, sind sie also schon fertig. Das ist genau das, was Idana ausmacht.“
In der Praxis werden pro Tag etwa 300 Termine vergeben, davon 20-25 Prozent online. Beim weiteren Vorgehen wird nicht unterschieden, ob ein Termin über Doctolib, das Telefon oder persönlich zustande kommt. In allen Fällen bekommen die Patienten und Patientinnen eine E-Mail mit dem Check-in-Link zu Idana. Das Online-Terminsystem fragt automatisch E-Mail-Adresse und Telefonnummer ab. Im Gespräch am Telefon oder in der Praxis wird die E-Mail-Adresse erfragt, falls sie nicht sowieso schon vorliegt. Selbst auf den Termin-Erinnerungszetteln ist ein QR-Code zum Idana-Check-in abgedruckt. So kann sichergestellt werden, dass die Fragebögen bereits zu Hause ausgefüllt werden. Wenn sich der Patient oder die Patientin dann in der Praxis anmeldet, wissen die Mitarbeitenden am Empfang sofort, ob für ihn/sie schon ein Idana-Fragebogen existiert. Darüber hinaus bekommt der Arbeitsplatz, der die Untersuchung durchführt, eine Information, dass der Patientenbogen vorliegt. Diese beiden Features hat Matthias Hauke selbst entwickelt.
„Hat der Überweisungsschein einen QR-Code und hat der Patient oder die Patientin den Idana-Fragebogen bereits zu Hause ausgefüllt, sind wir in 2 Minuten an der Anmeldung fertig.“
Alternativ können die Patienten und Patientinnen die Bögen im Wartezimmer auf ihrem Handy oder einem Praxis-Tablet ausfüllen. Das ist zwar nicht das Best-Case-Szenario für den Medieninformatiker, aber „immer noch besser als prüfen zu müssen, ob auf einem Papierbogen ein Kreuz fehlt und alles zu scannen“. Nichtsdestotrotz gibt es weiterhin ein paar Papierbögen „für Notfälle“. Dabei muss es sich allerdings nicht zwangsläufig um ältere Patienten und Patientinnen handeln. Denn auch diese nutzen das Angebot rege, die größere Schrift hilft hier. Matthias Hauke erinnert sich: „Der allererste Idana-Bogen, der bei uns ausgefüllt wurde, war von einer 84-Jährigen.“ Dank Idana ist der hohe Durchlauf an Patienten und Patientinnen nun schneller, reibungsloser und papierärmer zu meistern als vor der Einführung.
Einen weiteren Vorteil sieht der gelernte MTRA im Idana-Editor: Damit haben er und eine Kollegin alle etwa 10 genutzten Fragebögen nach eigenen Wünschen selbst erstellt. Früher mussten bei einer Aktualisierung schon einmal Unmengen von Papierbögen entsorgt werden. Diese Ressourcen spart man nun mit Idana.
Matthias Hauke hat gemerkt: Es geht immer noch digitaler. Ein Papier-Fragebogen ist zwar schnell rausgegeben, aber die Nachbereitung ist aufwändig. Dass man sich durch kurzes Abfragen der E-Mail-Adresse und Versenden des Check-in-Links zum Idana-Fragebogen viel Arbeit im Nachgang spart, war ein relativ kurzer Lernprozess für alle Mitarbeitenden.
*Bildquelle: Radiologische Gemeinschaftspraxis Halle, https://evidia.de/
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