Zeitersparnis durch flexiblen Arbeitsworkflow

Ahmad Koujan ist als IT-Leiter bei der radiologischen Privatpraxis Radiologie am Turm in Frankfurt tätig, die im Durchschnitt täglich etwa 12 Patient:innen versorgt. Die Online-Terminvereinbarung findet dort über Doctolib statt, die Praxisverwaltung läuft über eRIS. Um die Prozesse weiter zu digitalisieren und zu optimieren, implementierte Ahmad Koujan für die digitale Patientenaufnahme Idana. In dieser Hinsicht liegt als radiologische Praxis das Hauptaugenmerk auf der Aufklärung der Patient:innen. Dafür hat Ahmad Koujan alle Fragebögen mit dem Idana-Editor selbst erstellt.

Herausforderungen

Papier nur noch im Notfall

Mit einem etwa zehnseitigen Aufklärungsbogen zum Ausdrucken war für die Patient:innen und Mitarbeitenden der Aufwand in der Patientenaufnahme und der dazugehörigen Dokumentation ursprünglich sehr hoch. Daher wollte Ahmad Koujan auf digitale Aufklärungsbögen umstellen. Papier sollte nur noch im Notfall zum Einsatz kommen.

Der Hersteller der Praxisverwaltungssoftware, Digithurst, brachte Ahmad Koujan schließlich zu Idana: Die digitale Patientenaufnahme funktioniert nun “wunderbar”.

Vorteile durch Idana

Ressourcen schonen, Fehler reduzieren

Momentan findet die digitale Aufklärung hauptsächlich vor Ort in der Praxis statt: Bei der Anmeldung werden die Patient:innen in eRIS aufgenommen, füllen auf dem Tablet die Aufklärungsbögen aus und geben sie digital unterzeichnet zurück. Die MFA an der Anmeldung wird somit entlastet und Ressourcen werden geschont: Ausdrucken, Sortieren, Einordnen, Scannen und die Weitergabe der Informationen entfallen. Stattdessen sieht sie auf einen Blick digital die notwendigen Daten und mögliche Red Flags wie Kontrastmittelunverträglichkeiten oder Herzschrittmacher. Auch die Patient:innen handhaben den Prozess einwandfrei.

Erst seit Kurzem wird mit der Online-Terminbestätigung von Doctolib der Check-in-Link zum Aufklärungsbogen von Idana versendet. Damit können Patient:innen die Aufklärungsbögen bereits im Vorfeld des Praxisbesuchs in Ruhe zu Hause ausfüllen. Die Patient:innen müssen für diese Nutzung allerdings erst noch sensibilisiert werden. Am Alter sollte es aber nicht liegen: Die Implementierung führte Ahmad Koujan mit einer 81-jährigen Patientin durch, die den Prozess intuitiv durchlief.

Insbesondere der Ablauf mit dem Check-in minimiert die Fehlerquellen, lässt kurzfristige Reaktionen zu und ein einheitlicher Datenflow ist gewährleistet. Dadurch, dass Idana an allen Arbeitsplätzen in der Praxis installiert ist, sind zu jeder Zeit überall die aktuellsten Daten abrufbar.

„Dank des Check-ins kann das Vorgespräch entfallen, weil wir alle Patientendaten vorab bekommen haben.“

easySign erleichtert Alltag zusätzlich

Ahmad Koujan war Input-Geber und einer der ersten Nutzer von easySign, dem Feature, mit dem Ärzt:innen und Mitarbeitende die ausgefüllten Idana-Aufklärungsbögen digital unterschreiben können. Diese Funktion ist besonders für radiologische Praxen wichtig, beispielsweise um zu bestätigen, dass eine Aufklärung über die MRT-Untersuchung stattgefunden hat und keine Risiken bestehen. Auch in der Radiologie am Turm wird sie rege genutzt: „easySign ist so, wie wir es uns gedacht haben – perfekt.“

Fazit und Ausblick

Zeit und Flexibiliät gewonnen

Den größten Nutzen von Idana sieht Ahmad Koujan im schnelleren und flexibleren Praxis-Workflow. Darüber hinaus konnte so ein komplett neues Druckersystem eingespart werden. Außerdem entfällt für die Patient:innen die Zeit im Wartezimmer, was den gesamten Durchlauf erhöht. Ahmad Koujan hofft daher, dass die Nutzung des Check-ins mit Idana rasch ansteigt und er möchte in Zukunft auch die anderen Praxen, mit denen er arbeitet, möglichst papierfrei gestalten.

Bildquelle: Radiologie am Turm, www.radiologie-am-turm.de