Verwaltungsaufwand in der Radiologie reduzieren

Sina Walther ist seit 12 Jahren im MVZ Das Radiologische Zentrum (MVZ DRZ) am Standort Erbach tätig. Sie arbeitet dort als stellvertretende leitende MTR mit vielen organisatorischen Aufgaben im Praxisalltag. So hat sie einen umfassenden Blick auf die Prozesse in der Praxis.

Herausforderungen

Zu viel Papier, zu wenig Personal

Vor der Einführung von Idana war die personelle Situation an der Anmeldung das Grundproblem, man war deutlich unterbesetzt: Es gab einen hohen Verwaltungsaufwand und viel Bürokratie durch die zahlreichen Papierbögen, die pro Patient:in ausgegeben und nach dem Ausfüllen wieder eingescannt werden mussten. Sina Walthers Vorgängerin machte sich dann auf die Suche nach einer Lösung, die den Praxisalltag effizienter und nachhaltiger gestalten kann, und stieß auf Idana.

Vorteile durch Idana

Geringerer Verwaltungsaufwand

Seit der Implementierung von Idana sieht der typische Ablauf in der Praxis nun so aus: Im besten Fall vereinbaren die Patient:innen ihren Termin vor Ort. Dort bekommen Sie einen Zettel mit dem QR-Code für die entsprechende Untersuchung und werden gebeten, die Befragung etwa eine Woche vor dem Termin online auszufüllen. Der Bericht wird dann automatisch ins medavis RIS übertragen (siehe Abschnitt “Technischer Exkurs”).

Die Aufenthaltsdauer am Empfang wird so kurz wie möglich gehalten und die Patient:innen können zügig weiter ins Wartezimmer gehen. Momentan werden auch noch viele Fragebögen auf den Tablets vor Ort in der Praxis ausgefüllt.

Insgesamt stehen die Patient:innen diesem Prozess sehr offen gegenüber. Auch für sie ist der Ablauf nun übersichtlicher und einfacher zu handhaben.

Schulung nimmt Hemmungen

Die Einführung von Idana selbst lief komplikationslos. Dank interner IT-Unterstützung konnten die Tablets am Empfang schnell in Betrieb genommen werden. Zu Anfang wurden nur 2-3 Codes zum Scannen angeboten, um zu den digitalen Fragebögen für die gängigsten Untersuchungen zu gelangen. Aber die Anzahl steigt stetig – auch dank der Digitalisierung vieler Fragebögen durch das Idana-Team.

Besonders hilfreich für alle Kolleg:innen im Umgang mit Idana war die Schulung vor Ort. So konnten Berührungsängste oder die Befürchtung, etwas falsch zu machen, abgebaut werden. Das hat sich direkt positiv bemerkbar gemacht und Idana lässt sich immer besser in den Praxisalltag integrieren.

Technischer Exkurs

Bei medavis-Installationen mit Idana-Mirth-Connect-Anbindung über HL7 können die Check-in-Codes folgendermaßen eingesetzt werden: in der Bestätigungsmail des Online-Terminkalender, vor Ort im Wartezimmer oder per SMS-/E-Mail- Versand aus medavis heraus. So können Patient:innen von überall aus die Befragung im Vorfeld des Termins beantworten. Sobald die Patient:innen, egal ob neue oder wiederkehrende, im RIS angelegt werden oder sobald für diese ein Termin eingetragen wird, werden die von den Patient:innen beantworteten Fragebögen vollautomatisch ohne Zutun der MFA als PDFs in die Patientenakte im RIS übertragen.

Fazit und Ausblick

Weiterer Ausbau geplant

Gesparte Zeit, geschonte Ressourcen, höherer Patientendurchlauf – Sina Walther sieht in allen Bereichen bereits eine deutliche Verbesserung. Der Papiereinsatz hat sich seit der Einführung von Idana halbiert. Auch über die Zusammenarbeit mit dem Idana-Team kann sie „nur Positives berichten“. So steht der Implementierung von Idana an den weiteren vier Standorten des MVZ DRZ nichts mehr im Weg.

„Wenn man vertraut ist mit Idana, merkt man, dass es eine deutliche Erleichterung ist.“

Sina Walther und ihre Kolleg:innen haben noch viele weitere Ideen, die sie in Zukunft mit Idana umsetzen möchten: Ein Wunsch ist, dass die Patient:innen in Zukunft die Fragebögen immer mehr vorab zu Hause ausfüllen, um den Ablauf für alle Beteiligten weiter zu optimieren. Dafür soll es zum einen einen Check-in-Link auf der Praxis-Website geben, zum anderen wird Idana zeitnah in den Online-Terminkalender von medavis integriert.

Bildquelle: MVZ Das Radiologische Zentrum, www.mvz-drz.de