Fallstudie Praxis Dr. Max-Joseph Kraus: Impfung und reguläre Versorgung unter einen Hut bringen

• Referenz: Dr. Max-Joseph Kraus, Praxis Geiselgasteig
• Praxistyp: Einzelpraxis
• Team: 2 Ärzt:innen, 3 Mitarbeiterinnen
• Standorte: 1
• Tools: Onlineterminkalender Doctolib
  
• PVS: Quincy
• Website: www.p-gg.de/

Medizin muss mehr sein als Verwaltung

Seine ersten Erfahrungen mit den bürokratischen Herausforderungen des Arztberufs machte Dr. Max-Joseph Kraus direkt zu Beginn seiner Assistenzarztausbildung 2000: „Anfangs habe ich gefühlt den Großteil meiner Zeit damit verbracht, Stammdaten von einem Zettel in den nächsten zu übertragen – aus der Patientenkartei in den Überweisungsschein, auf den Röntgenschein und so weiter.“ Für den Allgemein- und Palliativmediziner war schnell klar: „Da ist noch Luft nach oben!“

Für seine eigene privatärztlich geführte Praxis im Süden Münchens suchte Kraus nach Möglichkeiten, den Bürokratieaufwand zu verringern und die medizinische Arbeit zu erleichtern. Mit der Onlineterminvergabe Doctolib fand er ein erstes Tool, mit dem sich die Arbeitsabläufe in der Praxis nachhaltig vereinfachen lassen. Seit 2018 nutzen Kraus und sein Team auch Idana, um vor allem die Anmeldung zu entlasten. Langfristig möchte er weiter daran arbeiten, die Papierberge in der Praxis zu reduzieren und auch die Kommunikation mit den Patienten durch digitale Lösungen stärken.

Herausforderungen

Strukturierung der Anmeldung

Großes Frustrationspotenzial im Tagesgeschäft bestand für Kraus vor der Einführung von Idana in der Anmeldung. „Mir war es wichtig, die Aufnahme zu strukturieren und zu standardisieren“, erklärt der Mediziner rückblickend seine Entscheidung für Idana. „Ich wollte, dass am Ende der Anmeldung ein zuverlässiger Datensatz für den einzelnen Patienten vorliegt, in dem alles Relevante erhoben ist: Impfstatus, Vorerkrankungen, die ganze Anamnese.”

“Am Ende der Anmeldung möchte ich einen zuverlässigen Datensatz, der alles Relevante erhält.”

Wie viele andere Kollegen behalf sich Kraus mit Papierfragebögen: „Diese Lösung hat für uns aber schlecht funktioniert.“ Gerade Medienbrüche empfand er als frustrierend: „Es ist doch umständlich, einen Fragebogen, der im PDF-Format vorliegt, auszudrucken, dem Patienten vorzulegen und später ausgefüllt wieder einzuscannen. Das wollte ich unbedingt anders haben.“

Rückkehr ins Alltagsgeschäft

Seit dem Jahreswechsel ist die Nachfrage nach Corona-Impfungen wieder zurück gegangen, Kraus erinnert sich aber noch gut daran, wie hoch der Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Impfung war: „Vor Weihnachten haben wir 200 bis 300 Impfungen pro Woche durchgeführt.“

Den damit verbundenen Bürokratieaufwand konnte das Team dank Idana gut stemmen: „Wir haben ganz proaktiv die Aufklärungsbögen von Idana an unsere Patienten verschickt. Das hat fantastisch geklappt.“ Auch in der Zahl der Idana-Befragungen, die die Praxis durchgeführt hat, spiegelt sich diese Leistungsspitze: „Vor Weihnachten haben wir sicherlich 500 bis 700 Patienten mit Idana befragt, in ‚regulären‘ Zeiten sind das eher 150 bis 200 Personen, denen wir Idana-Fragebögen zukommen lassen.“

Immer noch ein heißes Thema für die Praxis sind Corona-Tests, Zertifikate und Fragen zur Quarantäne, insgesamt normalisiert sich die Situation jedoch wieder: „Häufiger konfrontiert werden wir jetzt mit Fragen, die nach einer Covid-19-Erkrankung auftauchen, alles in allem kommen wir jedoch langsam wieder in einen Modus der ‚normalen‘ ärztlichen Tätigkeit, die während der Impfsaison leider oftmals zu kurz kam.“

Vorteile von Idana

Viel Potenzial im Zusammenspiel mit der Online-Terminvergabe

Kraus und sein Team nutzen Idana im Zusammenspiel mit der Online-Terminvergabe von Doctolib. Fragebögen wie etwa für Gesundheitsuntersuchungen und Check-Ups oder auch zu akuten Beschwerden können Kraus‘ Patienten nun direkt über die Online-Terminbuchung aufrufen.

Die Patienten nehmen das sehr positiv auf. Auch ältere Patienten kommen insgesamt gut zurecht. Für alle Fälle halten Kraus‘ Mitarbeiterinnen für häufige Besuchsanlässe, etwa für die Covid-19-Impfung, einen laminierten QR-Code bereit: Hat ein Patient vergessen, den Fragebogen im Vorfeld auszufüllen, kann das so noch schnell nachgeholt werden – entweder auf dem Smartphone des Patienten oder mit dem Tablet der Praxis.

Papier (und Nerven) sparen

Neben dem Arbeitsaufwand, den der Umgang mit Papierfragebögen verursacht, ist es für Kraus natürlich auch eine Ressourcenfrage. „Mit Idana haben wir bestimmt schon Zehntausend Blatt an Papier einsparen können“, zieht der Allgemeinarzt sein Resüme und schiebt lachend hinterher: „Und mindestens ebenso viele Nerven.”

“Idana erlaubt mir eine zielgerichtetere Gesprächsführung, von der alle Beteiligten profitieren.”

Das Arzt-Patienten-Gespräch entlasten und verbessern

Kraus ist sich sicher, dass Idana auch das Arzt-Patienten-Gespräch positiv beeinflusst. Für ihn ist die Datengrundlage, die mit den Anamnesebögen noch vor dem Termin bereits geschaffen und in der Patientenakte verfügbar ist, eine wichtige Stütze bei der weiteren Behandlung: „Die Gesprächsführung ist viel zielgerichteter, davon profitieren alle Beteiligten.“ Und auch die Patienten, so beobachtet der Allgemeinmediziner, schätzen die Arbeit mit dem Online-Tool: „Die Leute lieben es ja, Fragebögen auszufüllen, und sind begeistert, wie modern, schnell und bequem das funktioniert.“

Prozessumstellung

Die Investition keinesfalls bereut

Auf die digitale Patientenaufnahme wurde Kraus erstmals im Rahmen einer Idana-Vorstellung aufmerksam. „Die Idee, die Patientenaufnahme zu digitalisieren, hat mir gleich gut gefallen“. Skeptisch war Kraus zunächst, ob sich die Investition in die Software lohnen würde. Er beschäftigte sich jedoch weiter mit Idana und entschloss sich, die Software einmal zu probieren. Jetzt im Rückblick konstatiert er, dass Idana seinen Preis absolut wert ist: „Am Schluss rentiert sich die Investition doch: Meine Erwartungen an die Software wurden sogar noch übertroffen.“

Tipp an die Kollegen

Einen Schritt in die Zukunft der Medizin wagen

Den Kolleginnen und Kollegen würde Kraus Idana uneingeschränkt weiterempfehlen: „Ich glaube, die Arbeit mit Idana ist ein erster Schritt in die Zukunft der Medizin.“ Für ihn ist die Software ein stimmiges Hilfsmittel, das die Abläufe vereinfacht und beschleunigt und die administrativen und bürokratischen Aufgaben erheblich verschlankt. Zudem, davon ist der Allgemeinmediziner fest überzeugt, verbessert Idana die Patientenversorgung nachhaltig.

 

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