Fallstudie: Scannen überflüssig – Digitale Patientenaufnahme spart zusätzliche Minijob-Kraft

• Referenz: Christine Kaussen, Praxis- und Gesundheitsmanagerin, Kinder- und Jugendarztpraxis Dr. med. Torsten Kaussen, Pocking
• Praxistyp: Einzelpraxis
• Team: 4 Ärzt:innen, 13 Mitarbeitende
• Standorte: 1
• Tools: Onlineterminkalender x.webtermin, Aaron Telefonassistent, Praxis-App mit Videosprechstunde
• PVS: x.isynet
• Website: www.kinderarzt-pocking.de/

Die Kinder- und Jugendarztpraxis von Dr. Torsten Kaussen ist modern und digital sehr gut aufgestellt: Online-Terminkalender, Videosprechstunde, Telefon-Assistent, Website-Kontaktformular und Praxis-App vereinfachten schon länger den Arbeitsalltag. Nach der Praxis-Übernahme im Jahr 2022 stand für das Team aber schnell fest, dass es in Zukunft zusätzlich auch auf digitale Patientenaufnahme setzen möchten. Praxis- und Gesundheitsmanagerin Christine Kaussen berichtet, wie Idana noch mehr Effizienz und Komfort in die Prozesse bringt.

Herausforderungen

Minijob-Kräfte nur zum Scannen eingestellt

Der analoge Prozess der Patientenaufnahme sah in der Vergangenheit in der pädiatrischen Praxis wie folgt aus: Alle Fragebögen wurden von den Eltern erst beim Arzttermin auf Papier ausgefüllt. Speziell die Bögen für die regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen im Kindes- und Jugendalter beinhalten zahlreiche und detaillierte Fragen, was wiederum einige Zeit in Anspruch nimmt. Dazu kamen Datenschutzerklärungen und andere Unterlagen für Neupatient:innen. Erst nach dem Ausfüllen aller Fragebögen konnte die Untersuchung beginnen. Schon damals versuchte das Praxisteam Papier einzusparen, indem es die Bögen laminierte, um sie mehrfach nutzen zu können. Das Einscannen der beantworteten Fragebögen, ebenso wie das der anschließenden Berichte, war dennoch notwendig. Danach mussten die laminierten Bögen gesäubert werden. Veränderungen an den Fragebögen hatten zur Folge, dass alle neu ausgedruckt und laminiert werden mussten – das kam zum Glück nicht allzu häufig vor. Insgesamt war der Prozess also mit großem Aufwand für das ganze Team verbunden. Einen kleinen Vorteil kann Christine Kaussen der analogen Patientenaufnahme aber abgewinnen: Immerhin waren die Eltern während der Wartezeit in der Praxis, die seit der Corona-Pandemie deutlich zugenommen hat, mit dem Ausfüllen der Papierbögen beschäftigt.

“Teilweise war das Scannen so zeitintensiv, dass dafür Minijob-Kräfte eingestellt wurden.”

Vorteile durch Idana

Arbeiten auf nur einer Plattform

Da dieser Aspekt die sonstigen Nachteile der papierbasierten Patientenaufnahme aber nicht aufwiegen konnte, entschied sich die Praxis für den Umstieg auf eine digitale Lösung. Christine Kaussen sah auf der Website einer anderen Kinderärztin digitale Fragebögen und begann online zu recherchieren. Eine wichtige Anforderung an die neue Software war die Möglichkeit, Fragebögen auf unterschiedlichen Sprachen anzubieten, da zum Patientenstamm viele nicht-deutschsprachige Familien zählen. Dies und die Option, eigene Fragebögen über den Idana-Editor zu erstellen bzw. zu bearbeiten, überzeugten die Praxismanagerin und ihren Mann schlussendlich von Idana.

Am Beispiel von Neupatient:innen, die zur ersten Vorsorgeuntersuchung kommen, sieht ein typischer Ablauf in der Kinder- und Jugendarztpraxis nun so aus: Zunächst schicken die Eltern alle Daten per E-Mail an die Praxis, damit das Team eine neue Patientenakte im Praxisverwaltungssystem (PVS) anlegen kann. So werden bei der erstmaligen Aufnahme Rechtschreib-/Tippfehler vermieden. Danach bekommen die Eltern die relevanten Fragebögen per E-Mail zugesendet. Die Berichte der ausgefüllten Bögen wiederum werden automatisch in die Patientenakte übertragen. Das alles steuern die MFA momentan über das PVS, Idana arbeitet im Hintergrund.

“Wir arbeiten nur im PVS und haben den Vorteil, dass wir Idana darüber nutzen.”

Die Praxis-App versorgt die Eltern zusätzlich mit Neuigkeiten, Infos zu Notdiensten, erinnert sie an anstehende Vorsorgeuntersuchungen oder betreibt Patientenbindung- und pflege mit Geburtstagswünschen. Außerdem werden darüber die Videosprechstunde gemanagt und Befunde übermittelt

Idana ist eine Arbeitserleichterung für alle

Christine Kaussen sieht in der Arbeitserleichterung für das gesamte Team den größten Nutzen von Idana. Auch für die Ärzt:innen ist die Software übersichtlich, sie haben alle wichtigen bzw. relevanten Patientendaten auf einen Blick, ohne zwischen verschiedenen System hin- und herwechseln zu müssen.

“Wir können professionell arbeiten: Idana ist strukturiert, organisiert, einfach zu bedienen und unbeliebte Arbeiten fallen weg.”

Alle Fragebögen selbst digitalisiert

Die Digitalisierung der Fragebögen fand in Eigenregie mit dem Idana-Editor statt. Die Praxismanagerin, ihr Mann sowie eine Kollegin sorgten dafür, dass die bisherigen analogen Fragebögen digitalisiert wurden und kümmern sich auch jetzt noch bei Bedarf um Anpassungen. Dafür hatten sie anfänglich Hilfe vom Idana-Team, aber dank Dr. Torsten Kaussens Forschungstätigkeit und der IT-Affinität aller war diese nach kurzer Zeit nicht mehr nötig. Mit der allgemeinen technischen Einrichtung ist Christine Kaussen ebenfalls zufrieden. Bei zweimaliger Server-Umstellung seitens der pädiatrischen Praxis in der Einführungsphase funktionierte die Zusammenarbeit mit Idana stets “zuverlässig und unkompliziert”.

“Bei der Einführung des Fragebogen-Editors sind wir sehr gut begleitet worden. Das Programm ist benutzerfreundlich und es macht Spaß, damit zu arbeiten.”

Was sagen die Patient:innen?

Viele Eltern nehmen die neue Vorgehensweise gut an, die positive Resonanz überwiegt: “Besser als vorher, strukturierter, professioneller, unkomplizierter” lautet das Urteil derjenigen, die die Fragebögen über Idana ausfüllen. Allerdings nutzen bisher nicht so viele Eltern wie erhofft die Möglichkeit, die Fragebögen zu Hause in Ruhe auszufüllen, sondern machen dies lieber vor Ort auf den Tablets. Dazu gibt es manchmal Verständnisprobleme zwischen dem Praxisteam und den vielen fremdsprachigen Patient:innen, um zu erklären, dass die Fragebögen ausgefüllt werden müssen. Zudem gibt es Eltern, die befürchten, dass ihre persönlichen Daten nicht sicher seien und verweigern das digitale Ausfüllen. Diese Vorbehalte können den Eltern genommen werden, da Idana streng DSGVO-konform arbeitet und personenbezogene Daten gemäß den europäischen Datenschutzstandards verarbeitet und schützt.

“Bei Idana wird man in Veränderungsprozesse mit einbezogen, das finde ich sehr gut.”

Fazit und Ausblick

Keine zusätzliche Arbeitskraft zum Scannen

Christine Kaussen ist sehr glücklich mit der Entscheidung, auf die digitale Patientenaufnahme zu setzen. Zwar empfindet sie Idana als hochpreisiges Tool, dennoch spart es im Endeffekt mehr ein, als es kostet, der Aufwand amotisiert sich: Die Praxis muss nun nicht mehr zusätzliche Minijob-Kräfte, die nur Fragebögen einscannen, beschäftigen und spart “unendlich viel Papier”. Die MFA können sich auf die wesentliche Arbeit konzentrieren. Außerdem schätzt die Praxismanagerin die große Zuverlässigkeit und den schnellen Service.

Bereits in Arbeit sind Fragebogen-Pakete zu den jeweiligen Vorsorgeuntersuchungen, damit die MFA nicht mehr einzelne Bögen versenden müssen. Um noch mehr Eltern zu animieren, die Fragebögen bereits zu Hause auszufüllen, überlegt das Team, die doch sehr umfangreichen Bögen etwas zu komprimieren. Das in Verbindung mit dem Idana-Check-in würde die Arbeit noch effizienter machen. Aber um alle Vorteile nutzen zu können, müssten in der pädiatrischen Praxis zunächst einige Anpassungen gemacht werden – eine Aufgabe, um die sich Christine Kaussen in kümmern wird, wenn sich die bisherigen Abläufe eingespielt haben.

 

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