• Referenz: Dr. Stephan Döring, Kinder- und Jugendarzt, Nittendorf
  • Praxistyp: Einzelpraxis
  • Team: 3 Ärzt:innen, 5 Mitarbeitende
  • Standorte: 1
  • Tools: 321MED Online Rezeption mit Terminvereinbarung, Rezept- und Überweisungsanforderung
  • PVS: medatixx
  • Website: www.hno-derendorf.de

Die Kinder- und Jugendarztpraxis von Dr. Stephan Döring ist rundum digital aufgestellt: Bereits vor der Praxisübernahme implementierte der Pädiater eine Online-Rezeption mit Terminvereinbarungsmöglichkeit, Rezept- und Überweisungsanforderung sowie Idana für die digitale Patientenaufnahme. Sowohl Elternschaft als auch das gesamte Praxisteam profitieren nun von effizienten Prozessen und einer großen Zeitersparnis. Dabei spielt Nachhaltigkeit für den technikaffinen Kinderarzt eine ebenso wichtige Rolle.

“Idana kommt schon bei der ersten Kontaktaufnahme zu den Patient:innen zum Einsatz.”

Herausforderungen

“Es gab keine Zeit vor Idana”

Dr. Stephan Döring übernahm im Sommer 2022 die Kinder- und Jugendarztpraxis in Nittendorf. Sein Vorgänger arbeitete analog, sprich mit Papierakten und manuellen Prozessen. “Ich wusste von Beginn an, dass ich das nicht haben möchte,” erinnert sich der Pädiater. Ihm war bewusst, dass er die Abläufe digitalisieren musste, um effizienter arbeiten und den Papieraufwand reduzieren zu können. Von diesem Plan musste er zunächst das Praxisteam überzeugen, das an die alten Prozesse gewöhnt war. Bereits vor Dienstantritt begab Dr. Stephan Döring sich auf die Suche nach einem passenden Tool und entschied sich für Idana.

“Im Grunde war das ein Selbstläufer. Mittlerweile scannen wir nur noch Fremdpapier, wie Briefe von Externen.”

Vorteile durch Idana

Editor für individuelle Fragebögen

Die Zeit bis zur Praxisübernahme nutzte Dr. Stephan Döring, um mit dem Fragebogen-Editor Formulare und Fragebögen für Vorsorgeuntersuchungen und Impfungen zu digitalisieren. Dabei griff er auf die in Idana vorhandenen Bögen zurück und individualisierte sie nach seinen Wünschen. Aber auch die Erklärung, dass der neue Kinderarzt die Patientendaten des alten Kinderarztes übernehmen und einsehen darf, konnte mit Idana abgebildet werden. “Ich mag mir gar nicht vorstellen, was das für ein Aufwand gewesen wäre, das alles einzuscannen bei 2500 Kontakten im Quartal,” erklärt der Pädiater.

Zeit-/Papierersparnis erzielen und Personalmangel auffangen

Generell wird Idana in der Kinderarztpraxis auf Tablets eingesetzt. Am Empfang erhalten die Eltern ein Gerät und “haben dann erst einmal 10-15 Minuten Zeit, um anzukommen.” Die meisten Fragebögen sind innerhalb kurzer Zeit ausgefüllt und die Idana-Berichte werden automatisch in die Patientenakte des Praxisverwaltungssystems (PVS) übertragen. Dr. Stephan Döring weiß somit im Vorfeld, welche Fragen er nicht mehr stellen muss. Das spart nicht nur Zeit und Papier, sondern erleichtert allen Beteiligten die Untersuchung – vor allem in Situationen mit weinenden, unruhigen Kindern oder mehreren Geschwisterkindern.

“Idana bringt eine unheimliche Zeitersparnis und niemand hält es für unpersönlich.”

Darüber hinaus war der Fachkräfte- und Personalmangel ein Argument für den Kinderarzt, nicht nur Idana, sondern auch die Online-Rezeption einzuführen: “Ich denke, wir sind schon in gewisser Weise Vorreiter und Pionier,” ordnet Dr. Stephan Döring den Digitalisierungsfortschritt seiner Praxis ein.

“Ich kann mich nicht erinnern, wann es mal technische Schwierigkeiten mit Idana gab. Mit Idana war es bisher immer so, dass ich mich zu 100 % darauf verlassen konnte.”

Dementsprechend leicht fiel ihm auch die Einrichtung von Idana. Besonders die Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Software hebt er positiv hervor: “Idana ist so intuitiv und einfach, dass es jeder bedienen kann.”

Was sagen die Patient:innen?

Bisher füllen die Eltern die Fragebögen nicht im Vorfeld zu Hause aus. Dr. Stephan Döring schätzt die Inanspruchnahme momentan noch als zu gering ein. Aber insgesamt nimmt die Elternschaft den neuen Prozess “sehr, sehr gut” an. Auch für sie wird der Praxisbesuch effizienter und der Stress reduziert. “Die Eltern sind froh, wenn die Prozesse beschleunigt werden,” ist sich der Kinderarzt sicher.

“Ich denke, Idana wird mich bis zum Ende meiner Berufslaufbahn begleiten. Und ich bin sehr gespannt, was noch alles mit Idana möglich sein wird.”

Fazit und Ausblick

3000 Blatt Papier im Monat sparen

Dr. Stephan Döring zieht ein durchweg positives Fazit aus der Nutzung von Idana: Die Software hat die Praxisabläufe verbessert, spart Zeit sowie Papier. Momentan schätzt er die Papierersparnis auf etwa 3000 Blätter im Monat ein. Ihm ist aber ebenso wichtig, dass er die wertvolle Arbeitszeit seiner Mitarbeiter:innen nicht mit drucken, scannen, dokumentieren und archivieren vergeuden muss. Darüber hinaus schätzt er den zuverlässigen Service von Idana: “Die Reaktionszeiten sind enorm schnell. Das erlebe ich in meinem Arbeitsalltag bei keiner anderen Firma.”

Für die Zukunft liebäugelt der Pädiater damit, Idana noch stärker in die Praxisabläufe zu integrieren. Sobald er die Zeit findet, möchte er sich mit den mehrsprachigen Fragebögen für die nicht-deutschsprachigen Eltern beschäftigen oder vielleicht einen QR-Code anbieten, mit dem die Praxisbesucher:innen die Befragung auf ihren eigenen Smartphones durchführen können. Vielleicht wird dann auch die Check-in-Funktion, mit der die Eltern die Befragung vorab von zu Hause aus ausfüllen können, eine Option sein. Das ist aber noch Zukunftsmusik, Dr. Stephan Döring sieht sich selbst noch als “Idana-Anfänger” und ist zufrieden, so wie es ist: “Momentan läuft es für uns optimal.”

 

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