Mit digitaler Patientenaufnahme 10 Minuten pro Patient:in einsparen

13 Standorte, über 250 Mitarbeitende, durchschnittlich 500 Patient:innen pro Tag – das sind die Eckdaten der Radiologie München. Gerade in dieser Größenordnung ist eine Einrichtung auf reibungslos laufende Prozesse angewiesen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Daher setzte die Praxis für Radiologie, Nuklearmedizin und Strahlentherapie schon früh auf eine Online-Terminvereinbarung und ein Patientenportal. Im letzten Schritt des Digitalisierungsprozesses fehlte nur noch die Patientenaufnahme. Als Bereichsleiterin ist Julia Wagner für die Verwaltung aller Standorte zuständig, die Einführung von Idana lag in ihrer Hand.

Herausforderungen

1500-2500 Blätter pro Tag über alle Standorte

Bis zum Start von Idana lief die Patientenaufnahme in der Radiologie München komplett analog ab: Alle Patient:innen mussten jeweils etwa 3-5 Seiten ausgedruckte Papierfragebögen ausfüllen – und das bei jedem Termin, also auch, wenn sie mehrmals innerhalb einer Woche in die Praxis kamen. Betrachtete man das gesamte Patientenaufkommen über alle Standorte hinweg, summierte sich der Papierverbrauch auf etwa 1500-2500 Blätter pro Tag. Darüber hinaus nahm dieser Ablauf viel Zeit bei Team und Patient:innen in Anspruch.

Daher beschäftigte Julia Wagner und das restliche Team schon länger der Gedanke, neben den anderen Online-Services auch die Patientenaufnahme zu digitalisieren. Den Kontakt zu Idana stellte schließlich Digithurst, der Hersteller des Radiologie-Informationssystems eRIS, her. Zusammen mit der operativen Leiterin der Radiologie München, Anja Wilhelm, verantwortete Julia Wagner die Testphase und folgende Einführung der Software für digitale Anamnese.

“Idana kann den Praxisalltag sehr, sehr, sehr erleichtern.”

Vorteile durch Idana

Papier- und zeitsparend

In der Regel verweisen die Mitarbeitenden bei der Terminvergabe nun auf die Praxis-Website: Dort befinden sich die Idana-Check-in-Links, über die die Patient:innen die digitalen Fragebögen für verschiedene Untersuchungen bequem zu Hause ausfüllen und im Vorfeld des Termins abschicken können. Falls das Vorab-Ausfüllen noch nicht stattgefunden hat, bekommen die Patient:innen in der Praxis eines der 2-3 Tablets ausgehändigt, auf dem sie die Befragungen ausfüllen. Alternativ nutzen sie ihr Smartphone.

“Dann müssen die Patient:innen nur noch zu uns kommen und werden direkt untersucht. Sie sparen sich also die Wartezeit.”

Die Fragebögen selbst wurden teilweise vom Idana-Team digitalisiert, teilweise von Julia Wagner mit der Editor-Lizenz selbst erstellt oder nach individuellen Bedürfnissen angepasst. Insgesamt werden pro Woche nun etwa 1000-1500 Idana-Fragebögen von den Patient:innen ausgefüllt. Die Mehrheit der Patient:innen nimmt Idana sehr gut an und freut sich, dass dieser Teil der Praxisorganisation jetzt auch digital ist und bereits zu Hause bearbeitet werden kann. Einige, eher ältere, Patient:innen kommen zwar nicht immer mit der Anwendung zurecht. In solchen Fällen hilft das Praxisteam aber gerne beim Ausfüllen am Tablet.

“Wir bieten schon fast gar kein Papier mehr an, weil wir davon komplett wegkommen wollen.”

Einrichtung und Schulung

Insgesamt lief die technische Einrichtung problemlos und schnell. Neben der Integration zu eRIS gibt es noch eine technische Besonderheit, die allen Ärzt:innen der Radiologie München sehr wichtig war: Im Gespräch mit den Patient:innen wird ein Diktiersystem genutzt. Sobald dieses aktiviert wird, öffnen sich automatisch die Aufnahmen und der Idana-Bericht des/der Patient:in aus eRIS. So haben die Ärzt:innen sofort alle nötigen Informationen auf einen Blick. Darüber hinaus wird gerade die Umsetzung einer weiteren Funktion geprüft: Die Mitarbeitenden am Empfang geben die Patient:innen für die Untersuchung manuell frei, sobald alle Daten vorliegen und alle Fragebögen ausgefüllt sind. Um zu verhindern, dass eine Freigabe ohne alle notwendigen Daten stattfindet, soll sich der Idana-Fragebogen in Zukunft automatisch vor der Freigabe für die Mitarbeitenden am Empfang öffnen.

Nachdem Julia Wagner und Anja Wilhelm durch die Testphase und Einführung schon recht firm im Umgang mit Idana waren, fand die Schulung nur mit den beiden statt. Julia Wagner kümmerte sich im Nachgang darum, den restlichen Mitarbeitenden über die Standorte hinweg Idana online vorzustellen. Zusätzlich besuchte sie jede Praxis, um vor Ort Fragen zu beantworten oder zu unterstützen.

Fazit und Ausblick

10 Minuten Zeitersparnis pro Patient:in

Früher wurden die Patient:innen alleine für die Durchführung der Anmeldung 20 Minuten vor dem Termin einbestellt, damit die Untersuchung pünktlich starten konnte. Mit Idana kann die Radiologie München jetzt wertvolle Zeit einsparen:

“Wir bestellen die Patient:innen keine 20 Minuten vor dem eigentlichen Termin mehr ein, sondern nur noch 10 Minuten vorher – aber auch diese Zeit brauchen wir nicht.”

Julia Wagner freut sich sehr über diese Zeitersparnis und auch beim Papierverbrauch hat sich einiges getan: Aufgaben wie Drucken und Scannen gehören der Vergangenheit an und der Papierverbrauch ging “extrem” zurück. Das wiederum hat den positiven Effekt, dass wesentlich weniger gedruckte Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren kam bei 13 Standorten eine Menge Papier zusammen. Die eigens dafür angemieteten Container werden zwar nach wie vor benötigt, aber immerhin kommen keine neuen Unterlagen hinzu.

Mit der Zusammenarbeit mit dem Idana-Team ist Julia Wagner ebenfalls sehr zufrieden: “Wenn mal etwas war, konnten wir immer sofort jemanden erreichen oder wurden zurückgerufen. Uns wurde direkt geholfen, das war alles wirklich sehr, sehr gut. Auch jetzt sind wir regelmäßig im Austausch.”

Ausweitung auf Strahlentherapie und easySign

Momentan wird Idana nur für radiologische Untersuchungen genutzt. Julia Wagner und ihre Kolleg:innen erwägen aber, die digitalen Fragebögen in Zukunft ebenfalls für die Strahlentherapie einzusetzen.

Zudem könnte easySign bald interessant werden: Bisher kommen nur Fragebögen zum Einsatz, die die Unterschrift der Patient:innen erfordern. Sobald die Radiologie München weitere Fragebögen digitalisiert, auf denen auch die Unterschrift des medizinischen Personals benötigt wird, können mit diesem Feature Ärzt:innen und Mitarbeitende die ausgefüllten Idana-Berichte digital gegenzeichnen

*Bildquelle: Radiologie München, www.radiologie-muenchen.de