Welche Herausforderungen sich beim Prozessablauf der Patientenaufnahme stellen und wie der Patientenempfang optimiert werden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Bedenken Sie, die Erfahrung, die ein (neuer) Patient bei der Aufnahme in Ihrer Arztpraxis macht, hinterlässt einen bleibenden Eindruck und wird positiv oder negativ mit der Leistung der Praxis in Verbindung gebracht.
Prozessablauf der Patientenaufnahme
Die Patientenaufnahme in einer Arztpraxis besteht aus mehreren Schritten. Um die Herausforderungen und Möglichkeiten zu identifizieren, hilft ein Blick auf die wichtigsten Prozessabläufe der Patientenaufnahme.
- Der Patient nimmt Kontakt auf und vereinbart einen Termin
- Der Patient kommt in die Praxis und wird an der Anmeldung empfangen
- Erstpatienten werden von den MFAs in das System aufgenommen
- Der Arzt nimmt Einsicht in die Patientenakte
- Es folgt die Anamnese des Patienten
Anschließend wird eine Diagnose gestellt, eine Behandlung besprochen und die Patientenakte aktualisiert. Die Praxis erfasst außerdem die Leistung und gegebenenfalls wird ein Nachfolgetermin vereinbart.
Jeder dieser Schritte kann unterschiedlich umgesetzt werden. Auch die Reihenfolge kann abhängig der Arztpraxis abweichen.
Herausforderungen bei der Patientenaufnahme in einer Arztpraxis
Die Organisation einer Arztpraxis ist eine Herausforderung an sich. Insbesondere bei der Patientenaufnahme ist es entscheidend, dass alles rund läuft – vor allem dann, wenn Patienten neu sind und sich noch keinen ersten Eindruck von Ihrer Praxis und dem Team bekommen haben.
Selbstverständlich wollen auch bestehende Patienten eine gute Erfahrung bei jedem Praxisbesuch machen. Eine Praxis lebt schließlich von einer hohen Patientenzufriedenheit und wer mit Ihnen zufrieden ist, wird Sie im Gespräch mit Bekannten mit höherer Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen.
Schauen wir uns deshalb die Herausforderungen an, die sich Ihnen stellen, wenn Sie Patienten aufnehmen.
1. Terminvereinbarung
Die Terminvereinbarung kann telefonisch, persönlich oder online vorgenommen werden. Bei vielen Patienten ist mittlerweile die Online-Terminvergabe beliebt. Bei neuen Patienten stellt sich die Herausforderung, die wichtigsten Daten wie Name und Kontakt richtig ins System aufzunehmen.
Patienten geben außerdem Ihre Beschwerden an, die jedoch selten direkt ins System übernommen werden. Da MFAs oft zwischen Telefon und wartenden Patienten agieren müssen, bleibt dafür keine Zeit.
2. Patientenempfang an Anmeldung
Die Anmeldung ist die Schaltzentrale einer jeden Arztpraxis. Hier werden Patienten begrüßt und aufgenommen, Anrufe getätigt, Termine vereinbart und Rezepte ausgehändigt. Dass es hier zu Wartezeiten kommen kann, ist nicht verwunderlich.
Es erfordert eine gute Organisation von Prozessabläufen, dass die Anmeldung nicht im Chaos versinkt. Genauso herausfordernd ist es für das Praxisteam, auch unter Zeitdruck und bei vielen wartenden Patienten freundlich und professionell zu bleiben.
Die Wartezeit und Patientenerfahrungen sollen bei der Patientenaufnahme schließlich möglichst positiv ausfallen.
3. Patienten ins System aufnehmen
In den allermeisten Fällen werden neue Patienten mithilfe eines Formulars aufgenommen. Dabei geht es darum, Informationen wie die Kontaktadresse, eine zweite Kontaktperson oder den Hausarzt oder früheren Hausarzt in Erfahrung zu bringen.
Im Praxisalltag werden die Formulare noch auf Papier ausgedruckt und dem Patienten in die Hand gedrückt, um diese im Wartezimmer zu beantworten. Ist der Patient nicht in der Lage, das Formular selbst auszufüllen, kann eine MFA zur Seite stehen.
Generell sind Patienten nicht auf das Ausfüllen von Formularen vorbereitet. Das führt dazu, dass Angaben nicht vollständig oder falsch gemacht werden. Zudem kann sich der ein oder andere Patient unter Zeitdruck fühlen und wird beim Arztbesuch zusätzlich gestresst.
Nachdem der Patient mit dem Beantworten fertig ist, müssen die MFAs die Angaben in das Praxissystem übertragen. Dafür ist Zeit notwendig und durch den Medienbruch können Fehler gemacht werden.
4. Aktualität der Patientenakte
Die Patientenakte sollte stets aktuell und gepflegt sein. Außerdem sollte sie schnell zur Hand liegen und einfach auffindbar sein.
Gerade wenn bei der Patientenaufnahme Formulare ausgefüllt werden müssen, die dann in die Praxissoftware übertragen werden, kann es sein, dass dies nicht rechtzeitig vor dem Arztgespräch erledigt werden kann. Wenn die MFAs alle Hände voll zu tun haben und deshalb Formulare zu schnell ins System übertragen, fallen früher oder später Fehler an.
Informationen werden dann nicht richtig oder rechtzeitig an den behandelnden Arzt bereitgestellt.
5. Anamnese
Die Anamnese findet in Arztpraxen ganz unterschiedlich statt. Das ist unter anderem auch stark vom jeweiligen Fachgebiet abhängig.
Manchmal werden bei der Patientenaufnahme Formulare ausgeteilt, die Patienten während der Wartezeit ausfüllen können. Die Angaben werden dann mit einer persönlichen Anamnese durch den Arzt ergänzt.
In anderen Arztpraxen wird dagegen nur auf die persönliche Anamnese gesetzt. Der Arzt hat beim ersten Gespräch somit kaum Vorkenntnisse über den Patienten.
Die Herausforderung bei der Anamnese liegt vor allem in der geringen Zeit, die dafür zur Verfügung steht. Zusätzlich sollten Fragebögen nicht zu lang oder zu kurz sein und dennoch bei relevanten Punkten in die Tiefe gehen. Außerdem sollten Anamneseerhebungen auf das Fachgebiet abgestimmt sein.
Weitere Informationen und Möglichkeiten zu den Herausforderungen lesen Sie in unserem Beitrag zur Anamneseerhebung.
Schlankerer Prozessablauf bei Patientenaufnahme
Es gibt Möglichkeiten, den Prozessablauf bei der Patientenaufnahme zu optimieren und wertvolle Zeit einzusparen – damit nicht nur Ihre Patienten, sondern auch Ihre MFAs zufriedener sind.
Patienten-Self-Check-in
Mit dem Self-Check-in kann eine Arztpraxis pro Patient rund fünf Minuten Zeit einsparen. Dabei geht es darum, dass der Patient sich online anmeldet und für den Arztbesuch relevante Formulare ausfüllt. Das entspricht dem dritten Punkt des Prozessablaufs bei der Patientenaufnahme.
Der Self-Check-in hat viele weitere Vorteile:
- Keine Wartezeit beim Patientenempfang
- Das Ausfüllen ist von überall aus möglich (Praxis oder von Zuhause aus)
- Nahtlose Übertragung der Daten in die Praxissoftware
- Gesteigerte Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben
- Bessere Vorbereitung des Patienten auf den Arztbesuch
- Weniger Aufwand für Bürokratie
- Mehr Zeit für den Patienten
- Informationen über den Patienten liegen vor dem Arztgespräch bereit
Auf diese Weise wird zudem sichergestellt, dass die Aktualität der Patientenakte beim Arzt-Patient-Gespräch gewährleistet ist.
Lesen Sie, wie solch ein Self-Check-in funktioniert und in Ihrer Praxis integriert werden kann.
Digitale Anamnese
Eine weitere Möglichkeit bietet die digitale Anamnese, welche oftmals noch auf Papierbögen durchgeführt wird. Mit moderner Software wie Idana können Sie einen Teil der Anamnese in das Zuhause Ihrer Patienten verlegen. Standardfragen und fachspezifische Fragen können dann in Ruhe und ortsunabhängig beantwortet werden.
Das sind die wichtigsten Vorteile:
- Keine Formulare mehr während der Wartezeit
- Vollständige und richtige Angaben
- Online Fragebögen sind individueller
- Kein Zeitdruck beim Ausfüllen
- Mehr Zeit für die wichtigen Fragen bei der persönlichen Anamnese
- Geringerer Zeitaufwand für MFAs
- Daten liegen beim Arztbesuch vor
Schauen Sie sich unser Beispiel an, um sich besser vorstellen zu können, wie die digitale Anamneseerhebung in der Praxis aussehen kann.
Patientenaufnahme leicht gemacht
Die Prozessabläufe sind bei der Patientenaufnahme nicht zu unterschätzen und wirken sich indirekt auf das Image Ihrer Arztpraxis aus. Die Optimierung zahlt sich nicht nur aus, weil dadurch mehr Struktur herrscht und Zeit für die wichtigen Dinge ist. Es lohnt sich auch für einen nachhaltigeren Erfolg Ihrer Praxis.
Nutzen Sie deshalb moderne Wege und Mittel wie die Patientenaufnahme von Idana, um Ihre Patienten zu beeindrucken und die Zufriedenheit zu steigern.
Um mehr über die Vorteile einer digitalen Patientenaufnahme zu erhalten, lesen Sie auch unser E-Book zum Thema und erhalten Sie praxisnahe Einblicke in die Herausforderungen und Möglichkeiten der Patientenaufnahme.
