Das Aufnahmemanagement ist mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden. Was damit gemeint ist und wie die digitale Aufnahme Erleichterung schafft und die Qualität steigert, lesen Sie in diesem Beitrag.
Was genau versteht man unter Aufnahmemanagement?
Das Aufnahmemanagement ist ein Begriff, der mit Kliniken und anderen stationären Gesundheitseinrichtungen wie einer Psychiatrie in Verbindung steht. Patientenaufnahmen finden jedoch auch täglich in Arztpraxen statt, wobei dort die Aufnahme vereinfacht ist, da zum Beispiel keine Betten zugewiesen werden müssen. In Kliniken ist deshalb die Rede vom Management der Aufnahme. Nachfolgende Inhalte sind aber auch für Arztpraxen relevant.
Für das Aufnahmemanagement werden in Kliniken mittlerweile Patientenportale eingesetzt. Dabei handelt es sich um digitale Plattformen (Cloud-Lösungen), die verschiedene Parteien wie Klinikpersonal, Patienten und andere Leistungserbringer miteinander verbinden und eine nahtlose Kommunikation ermöglichen.
Das Aufnahmemanagement umfasst unter anderem die folgenden Punkte:
- Terminvergabe
- Bereitstellen von Überweisungsscheinen
- Aufnahmebögen
- Aufklärung
- Formulare
- Anamnese
- Bettenmanagment (Bettenvergabe)
- Berücksichtigung von Patientenwünschen
Inwieweit Abläufe von Kliniken umgesetzt werden, ist sehr individuell. Digitale Lösungen sind auf dem Vormarsch und zukünftig ein Wettbewerbsvorteil im Markt.
Wie läuft eine digitale Aufnahme ab?
Der Aufnahmeprozess kann wie folgt ablaufen.
Die Klinik erstellt Termine, die von Patienten online gebucht werden können. Nach der Buchung erfolgt eine Terminbestätigung. Der Patient erhält außerdem die notwendigen Aufnahmebogen, um diese online auszufüllen. Zusammen mit dem Einweisungsschein wird dieser digital an die Klinik übermittelt.
Im nächsten Schritt kann ein Gespräch mit dem Patienten durchgeführt werden. Dies ist auch per Video-Termin möglich. Sobald alles geklärt ist und feststeht, dass der Patient in die Klinik aufgenommen wird, erfolgt die Aufnahme.
Jetzt kann ein individualisierter Anamnesebogen digital bereitgestellt werden, den der Patient ausgefüllt zurückschickt, bevor er in die Klinik kommt. Auch die Unterlagen zur Aufnahme werden digital signiert. Anschließend wird der Patient an einen Fachbereich überwiesen. Weitere Details wie das Bettenmanagement können dadurch ebenfalls automatisiert werden.
Wenn der Patient dann in der Klinik erscheint, liegen alle wichtigen Informationen bereits vor. Die Prozesse vor Ort werden verschlankt, was dem Personal und den Patienten Zeit einspart.
Gibt es gesetzliche Vorgaben zum Aufnahmemanagement?
Für Kliniken ist das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) relevant, welches seit Oktober 2020 in Kraft ist. Dabei handelt es sich um einen Treiber für die Digitalisierung im Gesundheitswesen. Unter anderem wird die Einführung der Digitalisierung der Notaufnahme mit einem der Investitionsprogramme gefördert, worunter somit auch das Aufnahmemanagement fällt.
Vorschriften gab es vor allem während der Pandemie-Zeit. Patienten und Personal mussten sich daran halten. Dazu zählen der Mindestabstand zu anderen Personen, Hygieneregeln wie die Desinfektion von Händen oder das Tragen einer Maske oder Tests, um das Gebäude betreten zu können. Deshalb ist es ein großer Vorteil, einen Teil der Patientenaufnahme digital und kontaktlos anzubieten.
Außerdem kann jede klinische Einrichtung eigene Vorgaben festlegen, zum Beispiel, dass die (geplante) Aufnahme nur zu bestimmten Zeiten möglich ist.
Nicht ganz unwichtig ist in diesem Zusammenhang das Entlassmanagement. Seit 01.10.2017 ist dieses für Krankenhäuser verbindlich und schreibt vor, dass der Übergang in andere Einrichtungen nahtlos zu erfolgen hat. Das kann zum Beispiel eine Reha-Klinik oder ein Pflegeheim sein.
Das digitalisierte Aufnahmemanagement
Die Digitalisierung schreitet voran und es gibt immer mehr Lösungen, das Aufnahmemanagement digital zu gestalten. Kliniken und Arztpraxen können digitale Tools nutzen, um in der Einrichtung für mehr Effizienz und Entlastung zu sorgen.
Die digitale Aufnahme lohnt sich aus mehreren Gründen. Nachfolgend erfahren Sie die wichtigsten Vorteile.
Bessere Vorbereitung von Patienten
Wenn Patienten sich vor der Aufnahme von zuhause aus informieren können, sind sie automatisch besser vorbereitet. So kann beispielsweise eine Eigenanamnese online durchgeführt werden. Der Patient macht wichtige Angaben zu seinem Wohlbefinden und kann in Ruhe noch mal über seine Antworten nachdenken oder diese ergänzen, bevor sie digital an das Krankenhaus oder die Praxis übermittelt werden.
Auch Angaben zu eingenommenen Medikamenten können nochmal nachgeschaut und vollständig angegeben werden.
Patienten haben Zeit, sich mit ihrem Gesundheitszustand auseinanderzusetzen. Sie werden aktiv in den Aufnahmeprozess eingebunden und haben eine bessere Vorstellung, was auf sie zukommt. Das führt automatisch zu einer besseren Vorbereitung auf den Klinikbesuch und kann Verzögerungen bei der Aufnahme reduzieren.
Genauso kann die Klinik oder Praxis Informationen wie Aufklärungsdokumente bereitstellen, sodass sich Patienten Formulare ausgiebig ansehen können, bevor sie diese unterzeichnen.
Entlastung der Mitarbeiter
Online-Terminvereinbarungen bedeuten weniger Anrufe in der Einrichtung. Patienten erhalten zudem die Aufnahmebögen online und bearbeiten diese vor dem Krankenhausbesuch. Das Klinikpersonal wird dadurch entlastet, da ein Teil der Kommunikation mit Patienten online und automatisiert stattfindet.
Insgesamt verringern die digitalen Abläufe den administrativen Aufwand für das Personal. Es findet weniger direkte Interaktion statt und Formulare stehen digital zur Verfügung. Ausgefüllte Formulare müssen auch nicht mehr manuell von der Papierform auf den Computer übertragen werden.
Dabei geht es aber nicht nur um die Kommunikation mit Patienten. Auch die Interaktion mit Zuweisern wie Hausärzten kann mit Patientenportalen vereinfacht werden.
Gesteigerte Informationsqualität
Manuelles Bearbeiten von ausgefüllten Formularen wie einem Aufnahmebogen oder anderen Dokumenten wird überflüssig. Das Personal muss keine Daten mehr händisch eintippen, die Informationen liegen ohne Umwege digital vor. Das reduziert die Fehleranfälligkeit und stellt eine hohe Informationsqualität her, was auch zu einer höheren Patientensicherheit führt.
Optimale Kommunikation
Die digitale Kommunikation hat viele Vorteile. Sie ist schnell, effizient, aktuell und zeitsparend. Da die Kommunikation online gebündelt wird und alle wichtigen Updates direkt ersichtlich sind, kann sich jeder Akteur (z.B. Arzt oder Patient) über den aktuellen Stand informieren. Ein ausgefülltes Formular oder ein Einweisungsschein liegen damit beispielsweise nicht mehr für zwei Stunden an der Rezeption, bis sie eingescannt werden. Das kann Missverständnisse reduzieren.
Bessere Planung
Reibungslose Abläufe beim Aufnahmemanagement erlauben eine bessere Planung. Wenn Störungen im Ablauf verringert und weniger unerwartete Verzögerungen auftreten, kann die Terminplanung besser eingehalten werden. Für Kliniken und Arztpraxen ist ein zuverlässiger Terminplan ein großer Mehrwert.
Fazit: Gestalten Sie das Aufnahmemanagement digital
Das Aufnahmemanagement umfasst einen großen Bereich, der nicht nur die Klinik betrifft, sondern auch Patienten und weitere Akteure im Gesundheitswesen (z.B. zuweisende Einrichtungen). Mit digitalen Lösungen vereinfachen Sie den Informationsaustausch, entlasten Personal und sorgen für eine höhere Patientensicherheit.
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