Wenn Sie glauben, Sie haben das Patientenmangement in Ihrer Arztpraxis bereits vollends optimiert, finden Sie in diesem Beitrag Anregungen und Inspiration, um noch einen Schritt weiterzugehen.
Indem Sie das Patientenmanagement digitalisieren, können Sie die typische Praxisorganisation und viele Patientenmanagement Aufgaben noch besser realisieren.
Was versteht man unter Patientenmanagement?
Das Patientenmanagement ist Teil einer jeden Arztpraxis und kann auf drei Ebenen betrachtet werden:
- Medizinisch
- Organisatorisch
- Kommunikativ
Beim medizinischen Patientenmanagement handelt es sich beispielsweise um die Patientenaufklärung. Die Terminvergabe, Handhabung von Patientenakten und alle anderen administrativen Aufgaben fallen in das organisatorische Patientenmanagement. Unter kommunikativem Patientenmanagement sind die Art und Weise der Kommunikation und die Informationsbereitstellung zu verstehen.
Im Arbeitsalltag verschmelzen diese drei Bereiche normalerweise und Patienten nehmen die Leistung Ihrer Praxis ohnehin meist als Ganzes wahr.
Patientenmanagement hat auch viel mit Praxisorganisation zu tun, bei der es um die Planung und Koordination aller Abläufe geht. Das Patientenmanagement ist ein großer Teil davon.
Welche Aufgaben gibt es im Patientenmanagement?
Die Aufgaben im Patientenmanagement sind breit gefächert. Dazu einige Beispiele.
Termin-Management
Das Terminmanagement ist ein zentraler Aspekt des Patientenmangements.
Terminvergabe: Der erste Schritt, den ein Patient macht, ist einen Termin bei Ihnen zu vereinbaren. Das kann ganz klassisch telefonisch gemacht werden oder – wie es immer beliebter wird – online über die Webseite Ihrer Arztpraxis.
Terminerinnerungen und Absagen: Nicht wahrgenommene Termine, bei denen der Patient nicht rechtzeitig absagt, sind aus wirtschaftlicher Sicht betrachtet nachteilig. Wenn eine Arztpraxis es schafft, Patienten an Termine zu erinnern und um Absagen zu bitten, sollte ein Termin nicht mehr passen, ist sie im klaren Vorteil.
Wartezeiten: Wartet ein Patient deutlich länger, als das eigentliche Gespräch mit dem Arzt dauert, hinterlässt das einen negativen Eindruck. Sie müssen die Qualität und Nachfrage Ihrer Arztpraxis längst nicht mehr mit einem überfüllten Wartezimmer beweisen. Ein gutes Patientenmanagement in der Arztpraxis sorgt für kurze Aufenthalte und Wartezeiten beim Arztbesuch. Die Terminplanung ist eine der wohl wichtigsten Patientenmanagement Aufgaben.
Informationsbereitstellung
Eine gelungene Kommunikation mit Ihren Patienten zahlt sich in vielerlei Hinsicht aus, vor allem wenn es darum geht, über Änderungen oder Neuerungen zu informieren.
Urlaube: Schließen Sie Ihre gesamte Arztpraxis in den Sommermonaten für eine oder zwei Wochen oder steht im Winter über die Feiertage ein Urlaub an? Am besten informieren Sie Ihre Patienten rechtzeitig darüber. Schließlich benötigt der ein oder andere Patient sicher noch ein Rezept, das Sie vor dem Urlaub ausstellen und zur Abholung bereitstellen sollten.
Veränderte Hygienemaßnahmen: Gerade in Zeiten, in denen aufgrund von Grippewellen oder Corona bedingt ein erhöhtes Infektionsrisiko besteht, herrschen andere Hygienemaßnahmen in einer Arztpraxis. Damit Patienten nicht verunsichert den Termin in Ihrer Praxis wahrnehmen müssen und vorab bestens über die aktuellen Regeln und Maßnahmen Bescheid wissen, sollten Sie im Rahmen des Patientenmanagements Änderungen richtig kommunizieren.
Patientenaufklärung: Die Patientenaufklärung kann als medizinische Aufgabe des Patientenmanagements gesehen werden. Sie ist aber auch eine kommunikative Angelegenheit. Im Idealfall können sich Patienten schon vor dem Aufklärungsgespräch informieren und wichtige Unterlagen einsehen, damit im Arzt-Patient-Gespräch die richtigen Fragen gestellt werden können.
Patientenaufnahme und Anamnese
Neben der Patientenaufnahme werden insbesondere bei der Anamnese viele Daten und Informationen über den Patienten erhoben.
Patientenaufnahme: Die Aufnahme neuer Patienten ist eine administrative Aufgabe, die Ihre MFAs viel Zeit kosten kann. Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Patientendaten sowie schlanke Abläufe sind wesentlich.
Anamnese: Die Anamnese enthält Standardfragen und individuelle Fragen. Idealerweise ist die Praxis so organisiert, dass wichtige Informationen bereits vor dem Arztgespräch vorliegen, damit dieses effektiver genutzt werden kann.
Wie kann man Prozesse im Patientenmanagement optimieren?
Das Patientenmanagement und die Praxisorganisation sind entscheidende Hebel, um die Zufriedenheit Ihrer Patienten zu erhöhen. Und das lohnt sich!
Dazu müssen wir uns nur die Frage stellen, welche Folgen ein unzufriedener Patient hat – die da wären:
- Schlechte Weiterempfehlungsrate
- Negative Online-Bewertungen
- Auswirkungen auf das Image Ihrer Arztpraxis
- Langfristig geringerer wirtschaftlicher Erfolg
- Unter Umständen auch unzufriedene Mitarbeiter
Schauen wir uns daher an, wie Sie das Patientenmanagement Ihrer Arztpraxis optimieren können.
Tipp 1: Minimieren Sie Ihren Zeitaufwand
Ihre Patienten können viele Dinge ohne direkten Kontakt mit Ihnen erledigen. Das vereinfacht die Prozesse für Sie und führt gleichzeitig zu Zeiteinsparungen. Dazu einige Beispiele aus dem Patientenmanagement.
Online-Termine: Mit einem Online-Buchungsprogramm für Patienten minimieren Sie die Anzahl der Anrufe, die täglich in Ihrer Praxis eingehen. Viele Patienten bevorzugen zudem die Online-Buchung, vermutlich auch deshalb, weil sie aus allen freien Terminen wählen können und nicht nur denen, die Sie am Telefon vorschlagen. Online-Terminvereinbarungen sind für den Patienten und für Sie effizient und effektiv – und in der Regel füllt sich der Terminkalender von ganz alleine.
Digitale Patientenaufnahme: Ihre Patienten stehen an der Schaltzentrale ständig Schlange und Sie sind damit beschäftigt, Formulare zum Ausfüllen auszuhändigen und zu digitalisieren? Mit einem modernen Patientenmanagement können Sie neue sowie bestehende Patienten digital aufnehmen und die Wartezeit sowie Ihren Zeitaufwand reduzieren. Das gelingt beispielsweise mit dem Idana Self-Check-in.
Tipp 2: Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Kommunikation
Die digitale Kommunikation bringt das Patientenmanagement um einen großen Schritt nach vorne. Mit nur einem Klick können Sie alle Patienten auf einmal erreichen, automatisierte Nachrichten zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken oder individuelle Formalitäten klären.
Automatisierte Terminerinnerungen: Bei der Vergabe von Online-Vereinbarungen erhalten Sie Kontaktdaten wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Mit automatisierten E-Mails oder Benachrichtigungen aufs Smartphone können Sie Patienten an Termine erinnern und die Terminwahrnehmung steigern.
Digitale Patientenaufklärung: Eigentlich wäre es gut, wenn Ihre Patienten schon vor dem Arztbesuch über gewissen Formalitäten Bescheid wissen und Zeit haben, sich alles in Ruhe anzusehen? Die digitale Patientenaufklärung macht das möglich. Hierbei wird der Patient vorab mit allen wichtigen Informationen versorgt, sodass im persönlichen Gespräch mit dem Arzt auf spezifische Fragen eingegangen werden kann.
Digitale Anamnese: Um die Zeit in der Arztpraxis nicht mit dem Ausfüllen von Formularen verbringen zu müssen, kann ein Teil der Anamnese digital umgesetzt werden. Der Vorteil ist, dass Patienten ortsunabhängig und in aller Ruhe vor dem Termin einen individualisierbaren Anamneseerhebungs-Fragebogen beantworten können.
E-Mail Benachrichtigungen: Damit Ihre Patienten immer auf dem Laufenden bleiben, können Sie als Kommunikationsmittel auch einen Newsletter wählen. Holen Sie sich hierfür das Einverständnis Ihrer Patienten ein, dass Sie die E-Mail-Adressen zu informativen Zwecken nutzen dürfen. So können Sie mit nur einer E-Mail-Nachricht alle Patienten über Urlaube oder wichtige Änderungen und Neuigkeiten informiert halten.
Tipp 3: Verbessern Sie die Patientenerfahrung in der Praxis
Von der Begrüßung an der Rezeption, über die Wartezeit bis hin zum Arzt-Patient-Gespräch und der Verabschiedung: Die Erfahrungen, die ein Patient in Ihrer Praxis macht, hinterlassen einen Gesamteindruck und bestimmen über die Patientenzufriedenheit.
Wartezeiten reduzieren: Im Rahmen des Patientenmanagements sollte die Wartezeit so gering wie möglich gehalten werden. Optimieren Sie hierfür die Terminplanung, indem Sie genügend Puffer einplanen und idealerweise schon wissen, aus welchen Anlässen ein Patient zu Ihnen kommt, zum Beispiel zu einer Routineuntersuchung wie der Vorsorge.
Qualität des Arzt-Patient-Gesprächs erhöhen: Indem Sie das Patientenmanagement digitalisieren und zum Beispiel Teile der Anamnese schon vor dem Arztbesuch abfragen, haben Sie während des Arzt-Patient-Gesprächs Zeit für die ganz individuellen Fragen. Die knappe Zeit, die für das Gespräch zur Verfügung steht, kann dann besser genutzt werden, was die Qualität Ihrer medizinischen Leistung erhöht.
Fazit: Patientenmanagement digitalisieren hat viel Potenzial
Das Patientenmanagement ist vielfältig und geht über die bloße Terminplanung hinaus. Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten, die Aufgaben des Patientenmanagements zu optimieren, indem:
- Der Zeitaufwand des Praxispersonals für Aufgaben reduziert wird
- Die digitale Kommunikation bisherige Abläufe ersetzt oder ergänzt
- Insgesamt die Patientenerfahrung verbessert wird
Wenn Sie noch Optimierungsbedarf im Patientenmanagement Ihrer Arztpraxis sehen, können Sie sich gerne näher über die Funktionen von Idana informieren.
Um mehr über die Vorteile einer digitalen Patientenaufnahme zu erhalten, lesen Sie auch unser E-Book zum Thema und erhalten Sie praxisnahe Einblicke in die Herausforderungen und Möglichkeiten der Patientenaufnahme.
