Die Wartezeit beim Arzt hat sich seit 2020 Pandemie-bedingt verbessert. Aber wie sieht es in den Wartezimmern nach der Krise aus? Wenn Patienten in Ihrer Praxis aufgrund zu langer Wartezeiten ungeduldig werden, bekommen Sie hier Tipps zur Optimierung.

Was ist eine angemessene Wartezeit beim Arzt?

Bis zu 30 Minuten Wartezeit gelten als angemessen. So viel Toleranz müssen Patienten in Arztpraxen haben. Wie die Versichertenbefragung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zeigt, bleibt die Wartezeit im Jahr 2021 für viele Praxisbesucher in diesem Rahmen. 

Nachfolgend die durchschnittlichen Wartezeiten in der Praxis:

  • 15 % müssen gar nicht warten
  • 43 % warten bis zu 15 Minuten
  • 24 % warten bis zu 30 Minuten
  • 10 % warten bis zu 60 Minute
  • 4 % warten bis zu 2 Stunden
  • 1 % müssen mehr als 2 Stunden warten

Im Vergleich zu den Vorjahren hat sich die durchschnittliche Wartezeit beim Arzt verkürzt. Wenn Patienten mit Termin in Ihrer Praxis voraussichtlich länger als 30 Minuten warten müssen, sollte eine MFA diese darüber informieren und bestmöglich auch einen Grund dafür benennen. 

Bei offenen Sprechstunden kann es zu deutlich längeren Wartezeiten kommen. Patienten, die ohne Termin zum Arzt kommen, sollten an der Anmeldung ebenfalls eine Einschätzung zur Wartezeit erhalten.

Rechte und Pflichten zum Thema Wartezeit: Wann gibt es Schadensersatz?

Grundsätzlich kann ein Patient Schadensersatz einklagen, wenn die Wartezeit 30 Minuten überschreitet. Im Praxisalltag kommt es jedoch selten zu einer Klage, da einige Voraussetzungen zu erfüllen sind, damit der Patient Recht bekommt.

Der Patient muss Ihnen nachweisen, dass:

  • Sie die Arztpraxis schlecht organisieren
  • Keine Notfälle zu der längeren Wartezeit führten
  • Ein Schaden durch die lange Wartezeit entstanden ist 

Diese Voraussetzungen sind beispielsweise erfüllt, wenn die Wartezeit 55 Minuten beträgt, der Patient einen wichtigen Anschlusstermin verpasst und sonst keine triftigen Gründe vorliegen, die eine Verspätung rechtfertigen würden.

Achtung: Bei Notfällen, die lebensbedrohlich sind, muss der Arzt sich sofort um den Patienten kümmern.

Eine weitere Konsequenz für eine zu lange Wartezeit beim Arzt ist, dass Patienten nach 30 Minuten aufstehen und die Praxis verlassen können. Ihre Praxis trägt dann den Schaden, zum Beispiel, wenn eine aufwendige Behandlung nicht stattfinden kann. Ein Honorar kann in diesem Fall nicht eingefordert werden.

Gründe, weshalb es zu langen Wartezeiten kommt

Wenn es immer wieder zu langen Wartezeiten in der Arztpraxis kommt, sollten Sie die Gründe dafür identifizieren. In den seltensten Fällen sind tatsächlich Akutfälle für Verspätungen verantwortlich. Das lässt sich sehr einfach beobachten. Wenn es auch an Tagen ohne Notfälle zu Verzögerungen kommt, kann das nicht der alleinige Grund sein.

Viel wahrscheinlicher ist, dass Patienten zur falschen Zeit in die Praxis geladen werden. Das Terminmanagement ist entscheidend. Wenn an der Rezeption nur nach dem Namen des Patienten gefragt und daraufhin der nächstbeste Termin vergeben wird, sind lange Wartezeiten beim Arzt vorprogrammiert. Eine bessere Planung kann hier viele Verbesserungen bewirken. Bereiten Sie sich deshalb auf Ihre Patienten vor und lassen Sie sich nicht am Tag des Arzttermins überraschen.

5 Tipps, um die Wartezeit zu verbessern

Mit den folgenden fünf Tipps können Sie die Wartezeit reduzieren und für zufriedenere Patienten sorgen.

  1. Dauer der Zeitblöcke für Behandlungen anpassen

Vorsorgeuntersuchungen, Check-ups, Akutfälle, medizinische Tests und viele weitere werden bei Ihnen gleichgestellt? Kein Wunder, dass es zu langen Wartezeiten kommt. Aufwendigere Untersuchungen sollten im Terminkalender auch als solche behandelt werden. Teilen Sie Behandlungen in unterschiedliche Kategorien ein und füllen Sie Ihren Terminplan basierend darauf damit.

  1. Kein Terminkalender ohne Pufferzeiten

Akutfälle oder Termine, die 10 Minuten länger dauern, kommen vor und können am Ende des Tages zu unerwünscht langen Wartezeiten beim Arzt führen. Pufferzeiten sind daher unabdingbar. Planen Sie zudem vorausschauend. Wann erscheinen normalerweise die meisten Patienten ohne Termin in Ihrer Praxis? Wann kommt es eher zu Verspätungen? Verteilen Sie Pufferzeiten deshalb strategisch in Ihrer Planung. 

  1. Beziehen Sie Ihre Patienten mit ein

Kommunikation ist das A und O und sorgt für Verständnis auf beiden Seiten. Informieren Sie Ihre Patienten daher über die Länge der Wartezeit. Wenn schon am frühen Vormittag deutlich wird, dass es zu Verzögerungen kommt, können Sie Patienten mit Termin anrufen und fragen, ob sie den Termin verschieben möchten. Genauso ist es möglich, Patienten zu bitten, schon früher zu kommen. 

Falls Patienten schon in der Praxis sind und die Wartezeit über eine Stunde betragen wird, können Sie auch anbieten, zuerst andere Erledigungen zu machen. Das funktioniert in Städten ganz gut.

Patienten, die zu Terminen zu spät kommen, können im Terminplan ebenfalls problematisch werden. Klären Sie daher auf, wie wichtig es ist, pünktlich zu Terminen zu erscheinen oder diese gegebenenfalls frühzeitig zu verschieben oder abzusagen.

  1. Wie lange dauert Ihre Sprechstunde wirklich?

Eine Sprechstunde am Vormittag startet um 8 und endet um 12 Uhr? Entspricht das der Realität in Ihrer Praxis? Wenn der Morgen regelmäßig zum Nachmittag wird, zum Beispiel bis 13 oder sogar 14 Uhr, sollten Sie den letzten Termin nicht auf 12 Uhr legen. Ziehen Sie in Betracht, auch spätere Zeiten für Ihre Sprechstunden einzuplanen. 

  1. Planen Sie bereits digital?

Die Digitalisierung bringt Sie auch beim Thema Wartezeit beim Arzt weiter. Die Online-Terminbuchung ist das beste Beispiel dafür. Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen und sich besser auf den jeweiligen Patienten vorbereiten. Mit einer digitalen Patientenaufnahme ermitteln Sie die wichtigsten Informationen digital und bevor der Patient in die Praxis kommt. So können Sie bereits vereinbarte Termine anpassen oder verlegen. 

In diesem Zusammenspiel ist auch die digitale Eigenanamnese interessant. Patienten können einen Fragebogen bereits zu Hause ausfüllen. Wenn dann der Termin früh morgens um 9 Uhr ansteht, der Patient um fünf vor 9 Uhr in der Praxis erscheint, gibt es keine Verzögerung durch das Ausfüllen von Formularen.  

Wartezeit mit digitalen Abläufen optimieren

Die Wartezeit ist ein Kriterium, das in die Patientenzufriedenheit einspielt. Wenn dann ein Arzt sogar für zu lange Wartezeiten bekannt ist, läuft etwas falsch. Zwar ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Patienten Sie aufgrund langer Wartezeiten verklagen, Sie wollen aber auch nicht für schlechte Stimmung im Wartezimmer sorgen. 

Die Digitalisierung in Kombination mit einer gut überlegten Terminplanungs-Strategie erlauben es, die Wartezeit beim Arzt zu optimieren. Neben Online-Terminbuchungssystemen unterstützen digitale Helfer wie Idana dabei, dass Patienten nicht mehr länger als 30 Minuten im Wartezimmer verbringen müssen. Testen Sie Idana, das digitale Tool für Patientenaufnahme, Anamnese und Formulare, jetzt 7 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst.

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