Das Terminmanagement in der Arztpraxis ist entscheidend für die Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit. Geht es in der Praxis zu hektisch her und sind Wartezeiten überdurchschnittlich lang, herrscht schnell Unmut in der Praxis.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie mit wenigen Tipps und digitalen Maßnahmen das Terminmanagement gestalten und ergänzen können. Denn: eine Online-Terminvergabe ist kein Garant dafür, dass in der Arztpraxis alles nach Plan läuft.

Terminmanagement Arztpraxis: Wichtige Bausteine

Mit dem Terminmanagement steht und fällt die Organisation in der Arztpraxis. Wartezeiten auf Termine, die Terminfindung und Wartezeiten in der Arztpraxis und noch viel mehr hängen davon ab. Schon eine kleine Verzögerung, ein Akutfall zu viel oder eine länger dauernde Untersuchung bringen den Terminplan in einer Arztpraxis ins Schwanken.

Mit dem richtigen Aufbau eines Terminkalenders unter verschiedenen Berücksichtigungen wie Pufferzeiten kann der Terminplan besser eingehalten werden. Außerdem können Sie mit digitalen Maßnahmen wie der Online-Terminvergabe in der Arztpraxis viel bewirken.

Tipp 1: Sprechstunden einteilen

Sprechstunde ist nicht gleich Sprechstunde. Für die einfachere Terminfindung von länger geplanten und kurzfristigen Terminen sollten Sie besondere Sprechstunden in Ihrem Terminplan einplanen. Auf diese Weise können Sie auch kurzfristig noch Termine vergeben oder Sprechstunden an die Bedürfnisse Ihrer Patienten anpassen.

Beispielsweise können Sie im Terminplaner der Arztpraxis Sprechstunden für Senioren von 14 bis 16 Uhr anbieten. Berufstätige bekommen dagegen einen Termin für eine Sprechstunde zwischen 17 bis 19 Uhr.

Damit Akutpatienten nicht zwei oder drei Wochen auf einen Termin warten müssen, sollten Sie eine bestimmte Anzahl an Terminen freihalten, um diese sehr kurzfristig vergeben zu können.

Lohnenswert sind je nach Fachgebiet Sprechstunden zu bestimmten Themenbereichen wie eine Diabetes Sprechstunde oder eine Herz-Kreislauf Sprechstunde. Vorbereitungen müssen dann nur einmal getroffen werden, was Zeit spart.

Möglich sind Sprechstunden wie:

  • Hausbesuche
  • offene Sprechstunden
  • Sprechstunden für Akutfälle
  • Sprechstunden für Berufstätige
  • Sprechstunde für Senioren
  • Sprechstunden nach Erkrankung

Diese oder eine ähnliche Einteilung lassen sich bei der Online-Terminbuchung ebenfalls umsetzen.

Tipp 2: Zeitliche Taktung an Besuchsgrund anpassen

Als Arztpraxis kennen Sie im Idealfall den Besuchsgrund Ihrer Patienten. Passen Sie die Termindauer an die durchschnittliche Dauer des Besuchsgrundes an. Handelt es sich um eine Vorsorgeuntersuchung, die Besprechung eines Befundes, eine Blutabnahme oder einen größeren Eingriff?

Telefonisch können Sie ganz einfach nachfragen, welcher Anlass der Patient für den Termin hat. Das kann online sehr gut umgesetzt werden. Mit der digitalen Patientenaufnahme bekommen Sie alle wichtigen Informationen vorab und können entsprechend Ihre Terminplanung in der Arztpraxis optimieren.

Wenn offensichtlich ist, dass bei manchen Terminen eine längere und schlecht abschätzbare Gesprächszeit notwendig ist, können Sie diese gegen Ende des Tages planen. Verzögerungen wirken sich dann nicht auf die gesamte Tagesplanung aus.

Tipp 3: Höhere Nachfrage nach Terminen bedenken

Im Rahmen des Terminmanagements Ihrer Arztpraxis ist sicher schon einmal aufgefallen, dass zu bestimmten Zeiten Termine stärker nachgefragt werden. Das können bestimmte Wochentage sein oder der Beginn eines neuen Quartals.

Planen Sie weniger langfristige Termine zu diesen Zeitpunkten ein, wenn diese an einem anderen Tag stattfinden können. So können Sie die stärkere Nachfrage ausgleichen.

Online Terminvergabe in Arztpraxen

In den meisten Arztpraxen können Termine mittlerweile online vereinbart werden. Diese Möglichkeit wird von vielen Patienten gerne angenommen.

  • Buchungssysteme sind einfach zu überblicken, sodass Patienten schnell einen passenden Termin auswählen können.
  • Außerdem stehen viel mehr Termine zur Verfügung, als eine MFA am Telefon vorschlagen könnte.
  • Im gleichen Zug wird durch die Online-Terminvergabe das Praxisteam entlastet, da weniger Anrufe eingehen.

Für ein erfolgreiches Terminmanagement in der Arztpraxis sind digitale Lösungen sehr nützlich. Die wichtigen Bausteine sollten auch dann berücksichtigt werden.

Notfalltermine können Sie weiterhin telefonisch vergeben. Weisen Sie Ihre Patienten in Ihrem Online-Buchungssystem darauf hin.

Neue Möglichkeiten mit digitaler Planung

Digitale Buchungsmöglichkeiten können erweitert und ergänzt werden. Die Vorteile davon sind eine Entlastung für das Personal, kürzere Wartezeiten für Patienten und sogar eine Steigerung der Behandlungsqualität.

Personal entlasten

Gibt es Tage, an denen alles viel zu stressig und hektisch in der Praxis hergeht? Mit einem optimierten Terminmanagement in der Arztpraxis können Sie für eine gleichmäßigere Auslastung sorgen.

Noch mehr Entlastung bekommen Sie dagegen mit Tools wie einer kontaktlosen Patientenaufnahme, einem Self-Check-in für Patienten und einer digitalen Anamnese, da Patienten diese selbstständig durchführen können.

Wartezeiten verringern

Trotz Online-Terminvergabe bilden sich in Ihrer Arztpraxis Warteschlangen an der Rezeption? Das Telefon klingelt, Patienten wollen ein Rezept ausgestellt bekommen und neue Patienten möchten sich anmelden?

Verringern Sie die Wartezeit, indem Sie Ihren Patienten die Option geben, sich selbst einzuchecken. Das erspart Ihnen auch das Aushändigen und Übertragen von Formularen, die Patienten oftmals ausfüllen müssen.

Behandlungsqualität steigern

Wie wäre es mit mehr Zeit für Ihre Patienten im Behandlungsgespräch? Das ist mit der digitalen Anamneseerhebung von Idana möglich. Dazu versenden Sie schon vor dem Arzttermin einen digitalen Fragebogen. Patienten füllen diesen zu Hause aus. Die Ergebnisse werden dann automatisch ausgewertet und Ihnen zur Verfügung gestellt.

Auf diese Weise sparen Sie wertvolle Zeit im Arzt-Patienten-Gespräch und sind zudem besser auf Ihren Patienten vorbereitet.

Patienten zur Termintreue erziehen

Wenn Ihre Patienten nicht mitspielen, können Sie ein noch so gutes Terminmanagement in der Arztpraxis haben, es wird Ihnen aber nicht viel weiterhelfen. Damit die Patienten sich an Vereinbarungen und Termine halten, müssen Sie diese gewissermaßen erziehen, Regeln festlegen und diese kommunizieren.

Kommt ein Patient nicht pünktlich zum Termin und bringt alles durcheinander, sodass der nachfolgende Patient länger warten müsste, können Sie diesen vorziehen. Das gelingt beispielsweise, indem Sie Patienten aufrufen und sagen: “Frau Müller, Sie haben jetzt Ihren Termin”.

Ein weiteres Ärgernis ist, wenn Patienten nicht zu Terminen erscheinen. Eine höhere Termintreue erreichen Sie mit automatisierten Terminerinnerungen 1-3 Tage vor dem Termin. Sie können auch festlegen, dass Patienten drei Tage vor dem Termin bestätigen müssen, dass sie den Termin wahrnehmen werden, ansonsten wird dieser an jemand anderen vergeben.

Kommunizieren Sie auch die zu erwartende Dauer des Arzt-Patienten-Gesprächs. Gerade bei kurzfristigen Terminen wie Akutfällen sollte dem Patienten klar sein, dass die Gesprächszeit nur wenige Minuten betragen wird und Weiteres in einem Folgetermin besprochen werden kann.

Erfolg durch ein gelungenes Terminmanagement

Schnell verfügbare Termine, kurze Wartezeiten und mehr Qualität im Arzt-Patienten-Gespräch. Welcher Patient wünscht sich das nicht? Ein wichtiger Hebel, um das zu ermöglichen, ist das Terminmanagement in der Arztpraxis. Mit digitalen Lösungen wie Idana lässt sich sogar die Online-Terminvereinbarung noch optimieren.

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