Mit digitalen Prozessen im Praxismanagement können Sie Abläufe nicht nur effizienter gestalten. Es öffnen sich auch ganz neue Möglichkeiten – und von den Vorteilen profitieren nicht nur Ihre Patienten, sondern auch das gesamte Praxisteam.
Erfahren Sie, welche Praxismanagement Methoden heute gefragt sind.
Was bedeutet Praxismanagement?
Ein gelungenes Praxismanagement ist ein wesentlicher Baustein für den Erfolg einer Arztpraxis. Management bedeutet mehr als nur Struktur und Organisation. Das Praxismanagement vereint wirtschaftliche und dienstleistungsorientierte Aspekte.
Alle Abläufe und Prozesse verschiedener Teilgebiete sollten auf Effektivität und Effizienz optimiert sein, was die Zufriedenheit der Patienten und die des Praxisteams positiv beeinflusst.
Jede Arztpraxis hat in der Regel einen Praxismanager, der die wichtigen Verantwortungsbereiche steuert und kontrolliert.
Bereiche des Praxismanagements
- Praxisverwaltung
- Praxisorganisation- und prozesse
- Personalmanagement – und -führung
- Patientenmanagement und -kommunikation
- Qualitätsmanagement
- Externe Kommunikation / Marketing
- Einhaltung gesetzliche Richtlinien
Wie das Praxismanagement im Detail aussieht, kann sich je nach Art der Gesundheitseinrichtung und der jeweiligen Fachbereiche unterscheiden.
Optimierung des Praxismanagements
Der Praxisalltag ist komplexer und zeitintensiver, als er von außen erscheinen mag. Die folgenden Tätigkeiten und Abläufe sind ein gutes Beispiel dafür. Wir zeigen Ihnen, wie Sie traditionelle Abläufe mit modernen Praxismanagement Methoden optimieren können.
Registrierung von neuen Patienten
Der Erstkontakt hinterlässt einen bleibenden Eindruck bei einem neuen Patienten, der sich für Ihre Praxis entschieden hat. Für die Praxis gilt es, alle notwendigen Daten wie Kontaktinformationen und Versicherungsdetails zu erfassen.
Patienten haben einen guten Grund, weshalb sie medizinische Hilfe suchen. Beim Erstkontakt werden oft bereits Beschwerden erwähnt, die mit der Aufnahme der Patientendaten erfasst werden können.
Traditioneller Ablauf
Die Registrierung erfolgt in vielen Fällen telefonisch, wenn sich neue Patienten über einen freien Termin informieren. Die Gelegenheit, direkt weitere Daten, wie die bisherige Krankengeschichte aufzunehmen, wird selten genutzt.
Moderne Lösung
Wie wäre es, wenn der Patient anruft und ihm nicht nur freundlich ein Termin vergeben wird, sondern er die Möglichkeit bekommt, sich bereits von zu Hause aus auf den Arztbesuch vorzubereiten? Mit einer digitalen Patientenaufnahme wird das möglich. Dazu erhält der Patient einen Online-Fragebogen, der dann zum Zeitpunkt des Termins bereits vorliegt.
Anamnese / Patientenaufnahme
Die Anamnese entscheidet über den Erfolg der Diagnose und der weiteren Behandlung. Je mehr Zeit dafür vorhanden ist, desto mehr Informationen können gewonnen werden und zu einem Urteil führen. Außerdem kommt es auf die Qualität der Fragestellungen an, um alle wichtigen Auffälligkeiten bei der Diagnosestellung berücksichtigen zu können.
Traditioneller Ablauf
Die Anamnese wird in vielen Arztpraxen oft direkt im Erstgespräch mit dem behandelnden Arzt durchgeführt. Leider ist im Alltag dafür die Zeit sehr knapp und es kann sein, dass vorschnell eine Diagnose gestellt wird.
Eine weitere Möglichkeit der Patientenaufnahme sind Fragebögen, die der Patient vor dem Arztgespräch im Wartezimmer ausfüllen kann. Das kann in Papierform oder digital gemacht werden. Die Herausforderung hierbei liegt darin, dem Patienten individuelle Fragen zu stellen und diese vor dem Arztgespräch auszuwerten.
Moderne Lösung
Fragebögen, die entweder zu lang oder zu oberflächlich sind, können Sie mit einem digitalen Assistenten optimieren. Je nachdem, wie der Patient die Fragen beantwortet, werden ihm entsprechende Folgefragen gestellt. Außerdem haben Sie mit Praxismanagement Software die Möglichkeit, die Antworten direkt auswerten zu lassen.
Da Patienten den Fragebogen zu Hause ausfüllen können, ist es mit einer solchen Lösung wahrscheinlicher, dass Antworten vollständig und richtig gemacht werden (z.B. Informationen zur aktuellen Medikamenteneinnahme).
Patientenaufklärung
Die Aufklärung von Patienten und das Einholen von Einverständniserklärungen ist aus rechtlichen Gesichtspunkten unerlässlich. Dabei gilt es, den Patienten umfassend über die geplante Behandlung und etwaige Risiken nach §630 PatRG zu informieren.
Zur mündlichen Aufklärung kommt die schriftliche Dokumentation hinzu. Ergänzend können dem Patienten zusätzliche Aufklärungsunterlagen ausgehändigt werden. Das ist vor dem Aufklärungsgespräch hilfreich. Der Patient kann sich dann in Ruhe alles ansehen und gezielte Fragen im persönlichen Gespräch stellen.
Traditioneller Ablauf
Nicht immer ergibt es sich im Praxisalltag, einem Patienten noch vor der Aufklärung weitere Informationen zukommen zu lassen. Das kann zum einen an der Dringlichkeit der Behandlung liegen oder einfach daran, dass dem Patienten das Informationsmaterial nicht rechtzeitig persönlich ausgehändigt werden kann.
Moderne Lösung
Wenn Sie in Ihrer Arztpraxis bereits digitale Systeme umgesetzt haben, können Sie mit der entsprechenden Software die notwendigen Informationen an Ihre Patienten senden. Diese können sich dann ohne Zeitdruck auf die mündliche Aufklärung vorbereiten.
Erstellen von Arztbriefen
Arztbriefe sind ein wichtiges Kommunikationsmittel zwischen Ärzten. Die darin enthaltenen Informationen sind wesentlich für den weiterbehandelnden Arzt, um die Therapie gestalten und fortsetzen zu können.
Traditioneller Ablauf
Im Praxisalltag wird der Arztbrief häufig noch in Papierform übermittelt. Dabei ist zwischen Kurzarztbriefen, die teilweise noch handschriftlich verfasst werden und ausführlichen Arztbriefen zu unterscheiden. Es gibt auch Wege, die Informationen elektronisch zu übermitteln.
Die Herausforderung beim Erstellen von Arztbriefen liegt darin, kurz und präzise alle relevanten Punkte darzulegen. Wenn die Arztbriefe in einer Praxis manuell und ohne Vorlagen erstellt werden, kann das sehr zeitaufwendig sein.
Moderne Lösung
Die automatische Textgenerierung erleichtert zunehmend das Schreiben von Texten. Auch die Erstellung von Arztbriefen vereinfacht sich damit. Das bedeutet aber nicht, dass Sie den Text 1:1 übernehmen müssen.
Mit der richtigen Praxismanagement Software erhalten Sie einen Textvorschlag anhand der bisherigen Informationen über den Patienten und können diesen bei Bedarf anpassen.
Verlaufskontrolle
Um den Verlauf und Erfolg einer Therapiemaßnahme zu prüfen, werden Kontrollen durchgeführt. Dazu werden Nachuntersuchungen gemacht und der Patient befragt, wie beispielsweise die Medikamente wirken, ob Beschwerden und Symptome geringer sind oder andere Auffälligkeiten auftreten.
Traditioneller Ablauf
Die zeitliche Planung, die Befragungen und Untersuchungen wie Blutabnahmen müssen auf jeden Patienten individuell abgestimmt werden. Oftmals wird bereits nach der Erstuntersuchung ein Termin für die Verlaufskontrolle festgelegt. Sobald der Patient diesen wahrnimmt, müssen Untersuchung, Befragung und das Gespräch mit dem Arzt gut strukturiert werden, damit es im Terminplan keine Verzögerungen gibt.
Moderne Lösung
Ähnlich der digitalen Anamnese kann dem Patienten vor dem Termin online ein Fragebogen zugesendet werden, der dann beim Arztbesuch bereits ausgewertet vorliegt.
Fazit: Herausforderungen im Praxismanagement meistern
Anhand der Beispiele wird deutlich, dass das Praxismanagement anspruchsvoll ist. Schließlich war das nur ein kleiner Einblick in den Arbeitsalltag eines Praxisteams.
Die wahrscheinlich größte Herausforderung ist es, am “Ball der Zeit” zu bleiben. Die Anforderungen in Arztpraxen werden nicht geringer und was vor einigen Jahren noch gut funktioniert hat, ist heute nicht mehr ausreichend für den Erfolg.
- Zeit muss effizient genutzt werden
- Kosten sollten minimal bleiben
- Die Zufriedenheit der Patienten sollte am besten steigen
Manuelle Prozesse wie analoge Patientenakten, handschriftliche Dokumentationen oder zu wenig Vorbereitung auf den Patienten können Sie am Erfolg hindern.
Moderne Praxismanagement Methoden sind gefragt. Das kann zum Beispiel eine Praxismanagement Software sein. Mit einem digitalen Helfer können Abläufe kostensparend gestaltet werden und neue Formen des Praxismanagements werden möglich.
Um mehr über effizientes Praxismanagement und den Nutzen digitaler Tools zu erfahren, lesen Sie auch unsere Case Study zum Thema und erhalten Sie Einblicke in das Praxismanagement eines Kollegen.
