Wie viele Patienten vernachlässigen wichtige Untersuchungen, weil Sie gar nichts davon wissen? Mit einem Recall-System wirken Sie dem entgegen – das hat Vorteile für Ihre Patienten und für Sie.
Wir zeigen Ihnen, warum ein Recall-System in jeder Praxis Pflicht ist und wie es mit wenig Aufwand viel bewirken kann.
Was genau ist eigentlich ein Recall-System?
Mit einem Recall-System in der Praxis können Patienten daran erinnert werden, einen bestimmten Termin zu vereinbaren. Der Begriff „Recall“ stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „erinnern“, „zurückrufen“ oder „wieder aufrufen“.
Bestehende Patienten können erinnert werden, dass es unter anderem Zeit ist für:
- Vorsorgeuntersuchungen
- Früherkennungsuntersuchungen
- Kontrolluntersuchungen
- Nachsorgeuntersuchungen
- Auffrischimpfungen
- U-Untersuchungen
- Andere Check-ups
Die herkömmliche Art und Weise, Patienten eine Terminerinnerung zu machen, ist per Brief oder telefonisch. Diese Herangehensweise ist aber mit Nachteilen verbunden, weshalb sich digitale und automatisierte Lösungen zunehmend durchsetzen. Das Terminmanagement in der Arztpraxis wird mit E-Mails oder SMS Benachrichtigungen ergänzt.
Welche Vorteile hat ein Recall-System in einer Arztpraxis?
Ein Recall-System bringt sowohl Patienten als auch der Praxis sehr viele Vorteile. Jede Praxis sollte deshalb mit einem Recall-System arbeiten.
Gesundheitsvorsorge verbessern
Nur wenn Patienten regelmäßig zu Untersuchungen erscheinen und wichtige Termine nicht mehr vergessen oder gar aufschieben, kann eine gute Vorsorge für die Gesundheit stattfinden. Sie betreuen mit einem Recall-System Ihre Patienten und motivieren sie, an Präventionsmaßnahmen teilzunehmen.
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung empfiehlt ergänzend, die Patienten aktiv anzusprechen und beispielsweise auf Vorsorgeuntersuchungen hinzuweisen. Auch Informationsmaterial, das im Wartezimmer ausgelegt wird, sei hilfreich.
Serviceorientierung
Wer das Terminmanagement in der Arztpraxis mit einem Recall-System ergänzt, liefert Patienten einen besseren Service. Die Erinnerung an Termine zeigt, dass Ihnen Ihre Patienten wichtig sind, sodass sie sich in Ihrer Praxis gut aufgehoben fühlen. Außerdem müssen sich Patienten auf diese Weise keinen eigenen Plan mehr zusammenstellen und können sich auf Ihre Empfehlung verlassen.
Insgesamt trägt das zu einer höheren Patientenzufriedenheit bei.
Patientenbindung
Sie können mit einem Recall-System auf einfache Weise den Kontakt zu Ihren Patienten halten. Kontaktpunkte sind eine wichtige Grundlage für eine hohe Patientenbindung. Mit einem Recall-System rufen Sie sich bei Patienten in Erinnerung, die vielleicht schon seit einem Jahr keinen Termin mehr hatten. Der Recall ist eine Art Einladung in Ihre Praxis und zeigt Patienten auch, dass Sie sie nicht vergessen haben.
Welche Nachteile hat ein Recall-System in einer Arztpraxis?
Bei der Einführung eines Recall-Systems müssen Sie sich einigen Herausforderungen stellen.
Rechtliche Voraussetzungen
Wer in seiner Arztpraxis ein Recall-System integrieren möchte, muss sich mit rechtlichen Aspekten auseinandersetzen. Sie können Ihre Patientendaten nicht einfach so für den Recall verwenden. Um alle DSGVO Vorschriften einzuhalten, benötigen Sie eine schriftliche Einverständniserklärung von Ihren Patienten, dass diese der Kontaktaufnahme zustimmen.
Die Einführung eines Recall-Systems in der Praxis ist deshalb mit einem Mehraufwand und ein bisschen Bürokratie verbunden.
Zusätzlicher Personalaufwand
Insbesondere Recall-Systeme, die weder digital noch automatisiert eingesetzt werden, sind auf einen höheren Personalaufwand angewiesen. Wenn Briefe geschrieben, gedruckt und versendet werden müssen oder Telefonanrufe getätigt werden, um Patienten an Termine zu erinnern, fehlt Ihnen die Zeit an anderer Stelle.
Hinzu kommt, dass Patienten nicht immer telefonisch erreichbar sind oder Briefe an einem Tag erhalten, an dem die Praxis geschlossen ist und nicht direkt ein Termin vereinbart werden kann.
Wie können Arztpraxen ihr Recall-System verbessern?
Arztpraxen können ihre Recall-Systeme verbessern, indem sie von der manuellen Bearbeitung wegkommen und digitale Lösungen nutzen. Es gibt dafür bereits einige Softwarelösungen, um das Terminmanagement in der Arztpraxis zu automatisieren.
Das bringt Ihnen die folgenden Vorteile:
- Sie sparen sich Kosten für Papier, Druck und Porto sowie den Personalaufwand.
- Sie entscheiden, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Terminerinnerung an den Patienten gesendet werden soll.
- Sie erreichen Patienten auf einem Gerät wie dem Smartphone, das immer griffbereit ist.
- Sie überlassen es dem Patienten, wann er Ihre Benachrichtigung zu einem passenden Zeitpunkt öffnet.
- Digitale Recall-Systeme lassen die Einbindung eines Links zu, mit dem sich der Patient direkt zur Online-Terminvereinbarung durchklicken kann.
- Automatisierte Recalls sind mit einem deutlich geringeren administrativen Aufwand verbunden.
Einmal implementiert, stellt ein Recall-System fast keinen Zusatzaufwand mehr dar. Die Anwendung läuft im Hintergrund und entlastet das Personal ganz nebenbei.
Checkliste
Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei der Einführung und Optimierung eines digitalen Recall-Systems.
- Bestimmen Sie, wer in der Praxis für das Recall-System verantwortlich sein soll.
- Holen Sie sich die Zustimmung Ihrer Patienten für die Teilnahme am Recall ein.
- Fragen Sie Ihre Patienten, welches ihre bevorzugte Kontaktaufnahme ist (E-Mail, SMS).
- Wählen Sie eine geeignete Software aus, die Ihren Anforderungen entspricht.
- Legen Sie fest, an welche Terminarten Patienten erinnert werden sollen.
- Überarbeiten Sie gegebenenfalls Ihre Terminplanung und Sprechstunden entsprechend der Terminarten.
- Bestimmten Sie einen Zeitpunkt, zu dem Patienten benachrichtigt werden sollen.
- Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung freundlich formuliert, serviceorientiert und kurz gefasst ist.
- Messen Sie, wie gut die Terminerinnerungen angenommen werden und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Ein Recall-System als Teil einer digitalen Praxis
Das Recall-System ist eine wichtige Maßnahme für eine hohe Serviceorientierung in Ihrer Praxis. Wer noch keine digitalen Lösungen nutzt, macht damit (neben einem Online-Buchungssystem) einen guten ersten Schritt. Lassen Sie es darauf jedoch nicht beruhen, schließlich stehen Ihnen viele weitere Möglichkeiten offen, die Praxisabläufe zu automatisieren und Personal zu entlasten.
Bei der Digitalisierung der Arztpraxis kommen zunächst alle Prozesse in Frage, die standardisiert ablaufen. Ziel ist es, bisherige Strukturen so effizient wie möglich zu gestalten oder sie zu ergänzen.
Sie können insbesondere den Terminerinnerungsservice und die Online-Terminvereinbarung mit einem Self-Check-in erweitern. Patienten können sich selbst anmelden und müssen später an der Rezeption nicht mehr in der Warteschlange stehen.
Eine weitere Option ist die digitale Anamneseerhebung. Patienten, die unter anderem die jährliche Krebsfrüherkennung in Anspruch nehmen, können so schon vor dem Arztbesuch Angaben zu ihrem Gesundheitszustand machen. Der Vorteil ist, dass sich der Patient in Ruhe von einem beliebigen Ort aus dafür Zeit nehmen kann.
Wer ein solches digitales Angebot in Anspruch nimmt und sich mit seiner Gesundheit auseinandersetzt, bereitet sich nicht nur besser vor, sondern erscheint auch mit höherer Wahrscheinlichkeit zum Termin.
Wenn Ihnen ein Recall-System nicht ausreicht und Sie noch mehr der Digitalisierungspotenziale nutzen möchten, bietet Ihnen die digitale Patientenaufnahme und Anamnese von Idana viele Vorteile um für effizientere Prozesse und einer Entlastung Ihres Praxispersonals zu sorgen. Überzeugen Sie sich davon selbst und testen Sie unsere Software Idana jetzt 7 Tage kostenlos.
