Die Aufgaben im Praxismanagement sind vielfältig und erfordern wahre Organisations- und Kommunikationstalente. Lesen Sie, was einen guten Praxismanager ausmacht, was er können sollte und wie Sie das Praxismanagement mit digitalen Assistenten nochmals optimieren können.
Was sind die Aufgaben beim Praxismanagement?
Das Praxismanagement hat die Aufgabe, die Arztpraxis patienten- und serviceorientiert auszurichten und für einen kosten- und zeiteffizienten Ablauf in der Praxis zu sorgen. Auf diese Weise hält das Praxismanagement alle Fäden in der Praxis zusammen.
Arztpraxen können verschiedene Schwerpunkte für das Management setzen. Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen zählen:
- Praxisverwaltung
- Praxisorganisation
- Patientenbetreuung
- Qualitätsmanagement
- Kommunikation
- Personalführung
- Qualitätsmanagement
- Praxismarketing
- Einhaltung gesetzlicher Richtlinien
Nachfolgend einige Beispiele zur Praxisorganisation.
Praxisorganisation
Die Praxisorganisation umfasst die Terminplanung, Erstellung eines Dienstplans oder die Materialbeschaffung.
Terminmanagement
Eine gute Terminplanung legt die Weichen für einen reibungslosen Ablauf. Terminverzögerungen von mehr als 30 Minuten werden nicht gerne von Patienten gesehen. Das Praxismanagement hat die Aufgabe, den Terminplan zu optimieren und für zufriedene Patienten zu sorgen.
So kann zum Beispiel mit einer Analyse ermittelt werden, wann wie viele Patienten in der Praxis sind, wann der Bedarf für Notfalltermine hoch ist oder welche Termine generell bevorzugt werden. Die Einteilung von Terminen in Kategorien wie Vorsorge oder Akut-Termine ist sinnvoll. Auch die offene Sprechstunde wird festgelegt.
Lesen Sie, wie digitale Assistenten Ihnen dabei helfen, die Terminplanung in der Arztpraxis zu verbessern.
Dienstplan
Der Dienstplan ist notwendig, damit jeder in der Praxis seine Arbeitszeiten und Aufgabengebiete kennt. Genauso wichtig ist es, festzulegen, wer einspringt und Verantwortung übernimmt, wenn Personal unerwartet ausfällt.
Praxisurlaub
Die Urlaubsplanung zählt zu den Praxismanagement Aufgaben, die mit den Angestellten abgestimmt und an die Patienten kommuniziert werden muss. Genauso wichtig ist es, Konsiliarärzte zu informieren.
Warum ist ein guter Praxismanager so wichtig?
Ein Praxismanager wird für Arztpraxen unverzichtbar, denn Ärzte können das Arbeitsvolumen neben der medizinischen Leistung nicht mehr alleine stemmen. Der Praxismanager nimmt somit die Rolle einer Assistenz ein und wird in vielen Praxen als “Erstkraft” oder leitende MFA bezeichnet.
Entscheidend ist, dass der Praxismanager die Kommunikation zwischen Ärzten, Team und Patienten organisiert und so für den wirtschaftlichen Erfolg sorgen kann.
Hinzu kommt, dass Patienten eine Arztpraxis nicht nur an der medizinischen Versorgung bewerten. Oftmals können sie diese nicht einmal vergleichen und ziehen daher ganz andere Faktoren für die Bewertung heran. Die Atmosphäre in der Praxis, wie gut diese organisiert ist und das Gefühl, in einer Praxis gut aufgehoben zu sein, rücken in den Vordergrund. Mit einem guten Praxismanager können Sie hier punkten.
Was zeichnet einen Praxismanager aus?
Neben fachlichen Kenntnissen und Fähigkeiten sollte ein guter Praxismanager weitere Eigenschaften mitbringen.
Kenntnisse
Die Kenntnisse eines Praxismanagers reichen über die einer MFA hinaus. Mit einer Fort- oder Weiterbildung können alle notwendigen Kenntnisse gewonnen werden.
Praxisorganisation: Termine managen, Dienstpläne erstellen, Materialien einkaufen, Abläufe und Prozesse planen.
Patientenbetreuung: Mit Beschwerden von Patienten umgehen, Befragungen durchführen, digitale Gesundheitskompetenz fördern.
Marketing: Webseite betreuen, Broschüren organisieren, Social-Media-Kanäle managen, externe Kommunikation steuern, Bewertungsportale pflegen.
Qualitätsmanagement: Datenschutz der Patienten sicherstellen, Hygienepläne erstellen, Verantwortungsbereiche festlegen, Patienteninformationen und -aufklärungen bereitstellen, Patienten- und Mitarbeitersicherheit.
Personalführung: Neue Mitarbeiter einstellen, Teammeetings leiten, Urlaub genehmigen, Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen.
BWL und Abrechnungen: Rechnungen stellen, Abrechnungen organisieren, Praxiserfolg messen.
Weitere Eigenschaften
Bestimmte Persönlichkeitsmerkmale sind bei einem Praxismanager von Vorteil.
Da zu den Praxismanagement Aufgaben auch die Praxisorganisation zählt, hat es eine Person, die von Natur aus ein organisatorisches Talent hat, leichter. Wichtig ist auch, dass der Praxismanager in der Lage ist, eine führende Position einzunehmen, Verantwortung zu übernehmen und Personal zu steuern. Ebenfalls entscheidend sind kommunikative Fähigkeiten. Schließlich agiert der Praxismanager als Brücke zwischen Arzt, Patient und Praxisteam.
Nicht zuletzt sollte ein Praxismanager offen für Veränderungen sein und bereit sein, Neues zu lernen. Beispielsweise übernimmt das Praxismanagement bei der Digitalisierung der Arztpraxis wichtige Aufgaben und begleitet die Einführung modernerer Prozesse und Abläufe.
Fort- und Weiterbildungen
Da der Begriff Praxismanager nicht geschützt ist, sind in Praxen oft unterschiedliche Kenntnisse gefordert. Genauso vielseitig sind Fort- und Weiterbildungsangebote. Wer das Praxismanagement übernehmen möchte und bereits Berufserfahrung im Gesundheitswesen besitzt, kann sowohl Weiterbildungen an Wochenenden besuchen oder ein berufsbegleitendes Fernstudium belegen.
Wie viel Zeit Sie aufwenden müssen, variiert je nach Weiterbildungsprogramm. So sind mehrtägige Fachkurse genauso denkbar wie ein 1- bis 2-jähriges Studium. Ähnlich verhält es sich mit den Kosten einer Weiterbildung als Praxismanager. Mit 1.000 bis 6.000 Euro für die rein fachliche Ausbildung sollten Sie durchaus rechnen.
Auch die inhaltlichen Schwerpunkte sind teilweise sehr verschieden und sollten bei der Wahl eines Weiterbildungsprogramms berücksichtigt werden. Überlegen Sie sich daher vorab, welche Fähigkeiten Sie noch benötigen, um Ihren Wunscharbeitsplatz zu erhalten und alle anstehenden Praxismanagement-Aufgaben übernehmen zu können.
Praxismanagement mit digitalen Tools erleichtern
Das Praxismanagement übernimmt einen umfangreichen Aufgabenbereich, der sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Moderne Arztpraxen arbeiten deshalb heutzutage nicht nur mit einem Praxismanager zusammen, sondern nutzen auch digitale Tools, die Zeit einsparen und neue Möglichkeiten eröffnen.
Idana ist ihr digitaler Helfer und unterstützt Sie beim Praxismanagement auf vielen Wegen.
Bedarfsgerechte Terminplanung
Bei online vergebenen Terminen fällt der erste telefonische Eindruck vom Patienten weg und eine Zeiteinschätzung für den Termin gestaltet sich schwierig. Was aber, wenn Sie die notwendigen Informationen digital abfragen und Termine entsprechend vergeben könnten? Idana macht das mit der digitalen Patientenaufnahme möglich.
Kontaktlose Patientenanmeldung
Eine kontaktlose Patientenanmeldung sorgt nicht nur für mehr Patienten- und Mitarbeitersicherheit. Sie können damit auch Zeit an der Rezeption sparen und die Wartezeit verkürzen. Mit dem Idana-Self-Check-in können sich Patienten zeit- und ortsunabhängig anmelden, sodass alle wichtigen Daten beim Praxisbesuch bereits vorliegen.
Digitale Anamnese
Wenn Patienten schon vor dem Termin wichtige Informationen zu Ihrer Krankheitsgeschichte oder Beschwerden machen können, sind Sie und der Patient besser auf das Arzt-Patient-Gespräch vorbereitet. Durch die digitale Anamneseerhebung muss das Praxisteam auch keine Formulare mehr einscannen, was die Fehlerrate senkt.
Digitale Patientenaufklärung
Patienten benötigen eigentlich wichtige Informationen schon vor dem Arzt-Patienten-Gespräch, sind aber vorher nicht mehr in der Praxis? Senden Sie alle wichtigen Informationen digital, damit sich der Patient in Ruhe alles durchlesen kann.
Digitale Formulare
Digitale Formulare ermöglichen eine schnelle Kommunikation und ersparen Ihrer Praxis den Papierkram. Mit Idana können Sie Formulare rechtssicher und DSGVO-konform selbst unterschreiben oder unterzeichnen lassen.
Optimieren Sie Ihr Praxismanagement mit Idana
Jede Praxis ist früher oder später auf ein gutes Praxismanagement angewiesen und sollte heute bereits einen Praxismanager haben, der das Ärzteteam entlastet. Sie können bereits ausgebildete Praxismanager einstellen oder Ihr Personal mit Fort- und Weiterbildungen unterstützen.
Mit dem digitalen Assistenten Idana bewältigen Sie die anstehenden Praxismanagement Aufgaben dann noch einfacher und sorgen für einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Testen Sie Idana jetzt 7 Tage kostenlos und entlasten Sie Ihr Praxisteam und sorgen für mehr Effizienz im Arbeitsalltag.
