Was Praxisorganisation ist und warum sie für jede Arztpraxis viele Stolpersteine, aber auch große Potentiale haben kann, lesen Sie in diesem Beitrag.
Wir zeigen Ihnen, warum es sich lohnt, sich um die Praxisorganisation und Verwaltung zu kümmern und dass dies nicht nur Auswirkungen auf eine bessere Doc-Life-Balance hat. Mit einer neuen Sichtweise führt die Praxisorganisation nämlich auch zu nachhaltigem und langfristigem Erfolg.
Was ist Praxisorganisation?
Die Praxisorganisation umfasst alle Abläufe und Planungen, die im Praxisalltag anfallen. Dazu zählen beispielsweise die Terminkoordination, Dienstplanung und Patientensteuerung sowie unterstützende Tätigkeiten, die im Hintergrund ablaufen. Neben dem, was geplant werden kann, ist die Kommunikation und Umsetzung ein großer Baustein einer erfolgreichen Praxisorganisation.
Je größer das Praxisteam, desto wichtiger ist eine funktionierende Praxisorganisation.
Vorteile einer gut organisierten Praxis
Warum lohnt sich eine gut strukturierte Praxisorganisation und Verwaltung? Aus mehreren Gründen! Sie als Arzt profitieren genauso wie das ganze Team und Ihre Patienten.
Gute Praxisorganisation hinterlässt Eindruck
Struktur und Planung zahlt sich aus. Ihre Patienten werden recht schnell bemerken, ob in der Arztpraxis alles drunter und drüber geht oder alles nach Plan läuft.
Doppelt gelegte Termine, lange Wartezeiten, ein gestresstes Praxisteam oder eine chaotische Rezeption hinterlassen einen schlechten Eindruck bei Patienten und färben auf das Image Ihrer Praxis ab. Umgekehrt hinterlässt eine Praxis, in der alles rund läuft, einen positiven Eindruck. Um eine hohe Patientenzufriedenheit zu erreichen und Ihre Praxis für neue Patienten attraktiv zu machen, ist eine gute Praxisorganisation Voraussetzung.
Mit der richtigen Organisation Ihrer Praxis können Sie nachhaltig ein positives Image aufbauen und bewahren.
Höhere Kosteneffizienz
Eine gute Praxisorganisation in einer Arztpraxis führt zu direkten und indirekten Kosteneinsparungen und dadurch zu mehr Erfolg.
Zeiteinsparungen: Sind Abläufe beispielsweise gut organisiert und einfach zu befolgen, wird in der Praxis Zeit eingespart. Das ist beispielsweise bei der Übergabe während eines Schichtwechsels der Fall. Mit Struktur fällt die Übernahme einfacher und Nachfragen durch Unwissenheit werden reduziert.
Weniger Kosten durch Fehler: Eine funktionierende Praxisorganisation ist zudem weniger fehleranfällig, indem beispielsweise keine Bestellungen von Materialien vergessen werden. Da solche Fehler in der Praxis zusätzliche Kosten verursachen können, ist die Optimierung der Organisation ein geeigneter Hebel, Kosten zu minimieren.
Geringere Fluktuation: Ganz zu schweigen davon, dass Sie mit Organisation auch die Zufriedenheit Ihrer Angestellten erhöhen können. Schließlich ist es ein großer Kostenpunkt, wenn aufgrund einer hohen Fluktuation ständig neue Mitarbeiter gefunden und eingelernt werden müssen.
Bessere Doc-Life-Balance
Es gibt viele Gründe, die den Arztberuf zu einem sehr stressigen und hektischen Beruf machen. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass neben der Behandlung von Patienten auch die Verantwortung für die Praxis und das Team einen großen Teil ausmachen.
Viele Ärzte müssen zwischen den Bereichen Finanzen, Marketing und Organisation jonglieren und eine gute interne und externe Kommunikation sicherstellen.
Damit mehr Zeit für Ihre Patienten bleibt und der Arbeitsalltag weniger stressvoll ist, lohnt es sich, Zeit in die Umsetzung einer verbesserten Praxisorganisation zu investieren.
Zeit für Wachstum und Optimierung
Eigentlich möchten Sie, dass Ihre Praxis weiter wachsen kann und Sie haben viele Ideen, was Sie verbessern möchten? Als Arzt sind Sie aber so stark im Arbeitsalltag eingespannt, dass dafür nicht mal Zeit bleibt, wenn Sie auf ein paar Urlaubstage verzichten? Dann wird es höchste Zeit, über die Effizienz Ihrer Praxisorganisation nachzudenken.
In vielen Fällen können Sie die Abläufe in der Arztpraxis nämlich selbst dann verbessern, wenn Sie es gar nicht für möglich halten. Das verschafft Ihnen nicht nur mehr Zeit, sondern kann zu Ihrem Wachstum beitragen.
Dazu zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt einige Beispiele.
Eine neue Sichtweise auf die Praxisorganisation
Von der Terminvereinbarung über die Anamnese bis hin zu Nachfolge-Terminen können Sie Ihre Praxis neu organisieren und auf das nächste Level bringen. Das gelingt Ihnen mit digitalen Assistenten, die Ihren medizinischen Fachangestellten eine Reihe an Tätigkeiten abnehmen.
Terminplanung und digitale Aufnahme neuer Patienten
Wie wäre es, wenn die Angestellten an der Schaltzentrale bei der Anmeldung eines jeden neuen Patienten rund fünf Minuten weniger Zeit benötigen würden? In Summe kann das einen großen Unterschied machen.
Möglich wird das mit der digitalen Patientenaufnahme, die beispielsweise in die Online-Terminvergabe oder Ihre Webseite integriert werden kann. Der Patient füllt einen Fragebogen aus, bevor er die Praxis das erste Mal betritt, was Vorteile auf Seiten des Patienten und für das Praxisteam hat.
Dadurch ist der Patient beispielsweise besser auf den Arztbesuch vorbereitet, Wartezeiten an der Anmeldung fallen weg und Ihre Angestellten brauchen die Informationen nicht händisch in Ihre Praxissoftware eingeben.
Digitale Anamnese
7,6 Minuten haben deutsche Ärzte durchschnittlich Zeit für das Gespräch mit einem Patienten. Diese Zeit will gut organisiert werden. Mit digitalen Hilfsmitteln können Sie sogar mehr als das. Das gelingt, indem Sie Ihren Patienten zu seinen Beschwerden befragen, noch bevor er in die Arztpraxis kommt.
Das hat viele Vorteile, zum Beispiel:
- Ist der Patient besser auf den Arztbesuch vorbereitet
- Alle Informationen liegen vollständig vor
- Das Praxisteam wird entlastet, da weder Anamnesebögen ausgeteilt noch ausgewertet werden müssen
- Die Qualität des Arzt-Patient-Gesprächs steigt
- Die Zufriedenheit Ihrer Patienten erhöht sich
Die digitale Anamnese birgt viele Potenziale. Die Umsetzung gelingt mit der richtigen Praxissoftware sehr einfach. Außerdem können Sie auf eine große Auswahl an fachspezifischen Fragebögen zurückgreifen.
Für weiterführende Informationen mit einem Beispiel aus der Praxis lesen Sie am besten unseren Beitrag zum Thema Anamneseerhebung.
Digitale Formulare und Patientenaufklärung
Die Digitalisierung ist bei aller Art von Formularen eine große Bereicherung. Je mehr digitalisiert wird, desto weniger Akten sammeln sich, die einen Platz beanspruchen.
In der Arztpraxis gestaltet sich die Digitalisierung oftmals so, dass Patienten ausgedruckte Formulare unterzeichnen und diese dann von den MFAs gescannt und in das System eingepflegt werden. Die Übertragung ist fehleranfällig. Beispielsweise kann ein von Hand ausgefülltes Formular beim Scannen unleserlich werden.
Um mit weniger Zeitaufwand mehr Qualität zu erzielen, können Sie alle Praxisformulare direkt digital ausfüllen lassen. Dank biometrischer Signatur ist auch rechtlich alles abgesichert. Auf diese Weise fällt der Medienbruch bei der Übertragung von analog zu digital weg. Gut strukturiert sind die Formulare leicht auffindbar und können nicht einfach verlegt werden.
Ähnliches gilt für die Patientenaufklärung, bei der häufig noch Dokumente auf Papier gedruckt werden. Wenn Sie dem Patienten die wichtigen Informationen digital zur Verfügung stellen, kann dieser von überall aus darauf zugreifen und sich viel besser auf das Aufklärungsgespräch vorbereiten, als wenn Sie ihm die Informationen erst beim Termin zum Durchlesen geben.
Erfahren Sie mehr über die Hintergründe und rechtssichere Dokumentation.
Praxisorganisation: So gut und so einfach wie möglich
Sie brauchen nicht von null starten, um Ihre Praxis bestmöglich organisieren zu können. Digitale Assistenten wie Idana nehmen Ihnen die Arbeit ab. Einmal implementiert, gelingt Ihnen die schlanke Praxisorganisation dann garantiert.
Um mehr über den Nutzen einer digitalen Praxisorganisation zu erfahren, schauen Sie sich unsere Webinar-Aufzeichnung zum Thema an und erhalten Sie praxisnahe Tipps, wie auch Sie durch die richtige Praxisorganisation Ihre Arbeitsproduktivität steigern können.
