Tägliche Routineaufgaben sollten in Arztpraxen mit einer Checkliste bearbeitet werden. So behält jeder im Team den Überblick und keine Aufgaben werden vergessen. Diese Tipps helfen Ihnen beim Erstellen von Checklisten.
Was umfasst eine tägliche Checkliste für eine Arztpraxis
In einer Arztpraxis fallen täglich routinemäßige Aufgaben an. Diese wiederkehrenden Tätigkeiten können im Praxisstress allerdings schnell vernachlässigt werden. Checklisten sind dann eine große Hilfe. Dabei gibt es nicht die eine Checkliste für das Team, sondern Listen nach Bedarf und Tätigkeitsbereich. Denkbar sind etwa:
- Hygienechecklisten
- Administrative Checklisten
- Self-Check Checklisten
- Checklisten zur Prüfung der Notfallausstattung
- Kontrollchecklisten
- Datenschutzchecklisten
Da Personal eventuell in verschiedene Schichten aufgeteilt ist und sich Zuständigkeiten überlappen können, sind solche Listen ein wichtiges Instrument, den Überblick zu behalten. Außerdem kann darauf die letzte Kontrolle und Durchführung mit einem Zeitstempel festgehalten werden. So wird schnell ersichtlich, wer verantwortlich war und wann der Check zuletzt durchgeführt wurde.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Checklisten zählen die Arbeitserleichterung, eine erhöhte Sicherheit und eine optimierte Struktur. Wenn Patienten auf Checklisten aufmerksam werden, beispielsweise weil diese an der Rezeption bearbeitet werden, kann das positive Eindrücke hinterlassen.
Welche Aufgaben müssen täglich in einer Arztpraxis durchgeführt werden?
Einige Aufgaben fallen täglich oder mehrmals täglich an. Dazu drei Beispiele.
Wenn Medikamente oder Impfstoffe kühl gelagert werden, muss täglich die Temperatur des Kühlgeräts kontrolliert und dokumentiert werden. Fällt das Kühlgerät aus, müssen bestimmte Pharmazeutika unter Umständen aussortiert und entsorgt werden. Checklisten mit protokollierter Temperatur geben hier Sicherheit und bestätigen, dass die Wirksamkeit der Medikamente nicht durch Temperaturschwankungen beeinträchtigt wurde.
Wenn die Praxis morgens geöffnet wird, vor und nach der Mittagspause sowie abends, dann muss der Anrufbeantworter entsprechend eingeschaltet, ausgeschaltet und abgehört werden. Ob dafür eigens eine Checkliste notwendig ist, sei dahingestellt. Diese routinemäßige Aufgabe kann abends allerdings schnell vergessen werden.
Zu den täglichen Aufgaben in einer Praxis gehört auch, dass die Räume gut durchlüftet werden. Das Wartezimmer sollte mehrmals täglich auf die Luftqualität geprüft und gegebenenfalls öfter gelüftet werden. Eine Erinnerung mehrmals täglich, beispielsweise am PC, kann dabei sehr nützlich sein.
Welche Aufgaben müssen wöchentlich oder monatlich in einer Arztpraxis durchgeführt werden?
Viele Aufgaben müssen routinemäßig in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Bei einigen ist es sinnvoll, sich eine Erinnerung zu setzen oder die Tätigkeiten immer am selben Tag einer Woche oder eines Monats zu verrichten. Manche Aufgaben fallen sogar noch seltener an und sollten quartalsmäßig gemacht werden.
Einige Beispiele für die Checkliste:
- Überprüfung der Haltbarkeitsdaten von Medikamenten
- Prüfung der Funktionsfähigkeit und Vollständigkeit des Notfallkoffers
- Prüfung der Handtücher, Seife und Desinfektionsmittel in Sanitärräumen wie der Toilette
- Sicherstellen der Aktualität von ausgelegten Infomaterialien in der Praxis
- Prüfen des Zustands der Einrichtungsgegenstände im Wartezimmer
- Bestellung von Dingen des täglichen Praxisbedarfs
Gibt es gesetzliche Vorgaben für tägliche Aufgaben in Arztpraxen?
In der Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung des Gemeinsamer Bundesausschuss wird in § 4f vorgeschrieben, dass Checklisten im Rahmen des Qualitätsmanagements zu verwenden sind.
Checklisten werden als “bedeutendes Element der Sicherheitskultur” beschrieben. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Prozessen sollten Checklisten daher zum Einsatz kommen. Das ist beispielsweise bei operativen Eingriffen in der Praxis wichtig, genauso wie bei Blutabnahmen oder anderen Aufgaben, die besondere Vorsicht und Hygiene erfordern.
Ein Hygieneplan ist ohnehin verpflichtend für Arztpraxen. Checklisten sind in diesem Zusammenhang sehr empfehlenswert und sollten aktiv vom Personal und Management genutzt werden.
Beispiele für tägliche Checklisten in Arztpraxen
Eine tägliche Checkliste in der Arztpraxis kann in Tabellenform erstellt werden. Wenn kein Zeitstempel oder eine Signatur für die Aufgabe notwendig sind, reicht ein einfaches Kreuz oder ein Haken aus und eine Checkliste für 30 Tage passt auf eine DIN A4 Seite.
Hierzu ein Beispiel:
- In die erste Spalte schreiben Sie die zu erledigende Aufgabe. Die weiteren Spalten entsprechen jeweils einem Arbeitstag.
- Teilen Sie die Tabelle gegebenenfalls nach Tageszeiten wie morgens und nachmittags ein. So können Sie Aufgaben in Zusammenhang mit der Mittagspause berücksichtigen.
- Tragen Sie nur Aufgaben ein, die täglich zu erledigen sind und erstellen Sie gegebenenfalls weitere Checklisten für wöchentliche Aufgaben.
Tätigkeiten können sein:
- Labor / Toilette aufgefüllt (mit Seife, Desinfektionsmittel und Papier)
- Anrufbeantworter eingestellt (vor der Mittagspause und dem Schließen)
- Labor abgerufen (wurden die neuen Befunde online abgerufen)
- Post (wurde die Post weggebracht / abgeholt)
Hygienechecklisten in Arztpraxen
Hygienechecklisten für Arztpraxen setzen einen Hygieneplan voraus. Hygienepläne sind in Arztpraxen und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens gesetzlich vorgeschrieben (§23 Infektionsschutzgesetz).
Im Hygieneplan wird die Personalhygiene, Umgebungshygiene, Hygiene beim Patientenkontakt oder die Hygiene beim Umgang mit Pharmazeutika festgeschrieben. Wie hat die Händehygiene auszusehen, wie verhalten sich MFAs bei Patienten mit Virusinfektionen und wie müssen medizinische Geräte desinfiziert werden? All diese Fragen werden aufgegriffen und optimale Abläufe und Verhaltensweisen definiert.
Für die Umsetzung sind Hygienechecklisten in vielen Fällen notwendig.
Ein Beispiel ist die Ausstattung der Handwaschplätze in der Praxis, welche Spender mit Desinfektionsmittel, Einmalhandtücher, hautpflegende Mittel oder bestimmte Abfallbehälter umfasst. Eine tägliche Checkliste könnte diese Punkte beinhalten. Eine MFA prüft dann, ob die Anforderungen bei allen Handwaschplätzen erfüllt sind.
Arztpraxen sind bei der Erstellung von Hygienechecklisten frei.
Wie eine digitalisierte Praxis bei täglichen Checklisten für Arztpraxen helfen kann
Im Grunde sind Checklisten eine Art von To-do-Listen. Dass To-do-Listen auch in digitaler Form sehr beliebt sind, ist kein Geheimnis. Viele Unternehmen arbeiten mit entsprechenden Tools, mit denen sich die Aufgabenverteilung und Verantwortungsbereiche regeln lassen. Das gelingt auch bei wiederkehrenden Aufgaben, die automatisiert immer wieder (zum richtigen Zeitpunkt) auf dem Bildschirm erscheinen.
Tägliche Checklisten für die Arztpraxis lassen sich damit vereinfachen, da sie nicht mehr gedruckt werden müssen. Natürlich können Checklisten in Papierform nach wie vor genutzt werden. In manchen Situationen sind diese sicher praktischer, da sie mobiler sind und nicht nur am PC abgehakt werden können.
Die digitalisierte Version hat dagegen den Vorteil, dass sie nicht verlegt werden oder verloren gehen kann. Außerdem sind digitale Checklisten auf mehreren Geräten gleichzeitig zugänglich, sodass jeder schnell einen Überblick erhält.
Generell hat es Vorteile, wenn viele der täglichen Aufgaben in der Praxis digital abgewickelt werden. Das ermöglicht eine bessere Integration mit Checklisten. Wenn das Praxisteam bereits viele Abläufe digital bearbeitet, fällt die digitale Nutzung von Checklisten umso leichter und ist selbstverständlicher.
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