Viele Patienten begegnen Ihrem Empfangsbereich in der Arztpraxis schon vor dem ersten Besuch – bei der Wahl einer Praxis. Ob auf der Website oder bei der Suche nach einer Wegbeschreibung, Sie setzen wahrscheinlich Fotos Ihres Empfangs ein und Patienten machen sich ein erstes Bild. Auch in der Praxis selbst ist die Praxiseinrichtung entscheidend. Tipps für die Gestaltung erhalten Sie jetzt.
Der Empfangsbereich – Der erste Eindruck zählt
Patienten bekommen beim Praxisbesuch zuallererst den Empfang mit der Anmeldung zu Gesicht. Für die Praxis bedeutet das, hier einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Dabei zählt nicht nur, dass bei der Anmeldung alles rund läuft und Patienten die Zettelwirtschaft hinter dem Empfangstresen nicht um die Ohren fliegt. Neben einer hohen Funktionalität – am Empfangstresen werden schließlich Termine vergeben, Anrufe entgegengenommen, Rezepte ausgehändigt, Formulare unterschrieben, Unterlagen aufbewahrt oder Patienten verabschiedet – muss der Empfangsbereich auch ansprechend wirken.
Nicht nur Ihre Patienten profitieren, auch die Mitarbeiter fühlen sich mit der richtigen Einrichtung und einem einladenden Design wohler.
Der Empfangsbereich ist zudem das Aushängeschild Ihrer Arztpraxis. Eine moderne Praxis kommuniziert heute nicht mehr nur ihre Leistungen. Mit der richtigen Gestaltung des Empfangsbereichs vermitteln Sie, dass Patienten willkommen sind, sich in der Praxis sicher fühlen können und eine gute Atmosphäre herrscht. Da jede Arztpraxis heute einen Internetauftritt haben sollte, werden die Praxisräume inklusive des Empfangs zum Marketinginstrument. Sie vermitteln mit Bildern, was Patienten von der Praxis erwarten können.
Praxiseinrichtung: Die Wahl der richtigen Empfangstheke
Das bedeutendste Element im Empfangsbereich einer Arztpraxis ist die Empfangstheke. Bei der Praxiseinrichtung können Sie Sonderanfertigungen herstellen lassen oder eine standardisierte Theke wählen. Einige Anbieter konfigurieren für Sie ein Konzept und stellen es in 3D dar. Individuelle Lösungen sind ratsam, da der Eingangsbereich jeder Praxis ebenfalls sehr individuell ist.
Beachten Sie bei der Wahl folgende Aspekte.
Größe
Bei der Größe gilt es, an den Rest des Raumes zu denken. Der Empfangsbereich benötigt „Luft“, da hier das höchste Personenaufkommen in der Praxis herrscht. Der verbleibende Raum darf nicht zu klein und erdrückend wirken und muss Patienten genügend Platz bieten.
Auf der anderen Seite ist eine große Empfangstheke von Vorteil, weil das einen größeren Arbeitsplatz für Ihre Angestellten bedeutet. Sie sollten daher einen Kompromiss finden und eine nicht zu kleine oder zu große Theke einplanen.
Es gibt ein paar Tricks, wie Sie den Empfangsbereich optisch vergrößern können.
Wählen Sie helle Farben. Diese sind im Vorteil, da sie einen Raum freundlicher und größer erscheinen lassen. Dunkle Farben wirken dagegen erdrückend und verkleinern den Raum. Auch das Material hat Einfluss. So können (Milch-) Glas und transparente Elemente wie Kunststoff den Raum aufgrund der Spiegelung und Lichtdurchlässigkeit vergrößern.
Form
Eckig oder rund? Welche Form soll der Empfangstresen haben? Es macht einen Unterschied, ob Möbel rund oder eckig sind. Beachten Sie das bei der Praxiseinrichtung.
Runde Formen wirken:
- Dynamisch
- Auflockernd
- Harmonisch
- Modern
- Fließend
Eckige Formen wirken:
- Vertrauenerweckend
- Sicher
- Beständig
- Erfahren
Funktionalität
Funktionalität ist das A und O. Ist dieser Aspekt nicht gegeben, bringt Ihnen die schönste Gestaltung nicht viel. Das Personal ist auf einen oder mehrere funktionale Arbeitsplätze angewiesen, schließlich fallen hier vielerlei Aufgaben an.
Bei der Planung der Praxiseinrichtung am Empfang sollte u. a. berücksichtigt werden, welche Geräte wie Bildschirme, Drucker, Scanner etc. wo platziert werden. So können Sie Kabelauslässe richtig anordnen. Mit einem niedrigen Beratungselement kommen Sie Ihren Patienten entgegen und vermitteln Offenheit. Eine Taschenablage ist für Patienten eine weitere nützliche Eigenschaft an der Empfangstheke. Rollcontainer schaffen Stauraum und helfen dabei, die Theke ordentlich zu halten.
Farbe
Die Farbgestaltung ist idealerweise auf die restlichen Praxisfarben abgestimmt. Berücksichtigen Sie hierfür Ihr Corporate Design. Sie können auch mit unterschiedlichen Materialien arbeiten. Statt Naturtönen setzen Sie dann etwa Holzelemente ein.
Verzichten Sie auf eine rein weiße Gestaltung. Das wirkt kahl und nicht unbedingt einladend, es sei denn, Sie kombinieren die weiße Empfangstheke mit anderen Farbelementen wie einer farbigen Beleuchtung. Mit integrierten LED-Lampen können Sie die Theke optisch aufwerten und edler erscheinen lassen.
Passende Möbel
Es wirkt unprofessionell und unorganisiert, wenn verschiedene Möbel wahllos zusammengewürfelt werden. Wählen Sie passende Schränke im gleichen Stil. Falls Sie Sitzgelegenheiten im Empfangsbereich anbieten, stimmen Sie die Sitzmöbel am besten mit dem Empfangstresen und dem Wartezimmer ab.
Die Rolle der Beleuchtung im Empfangsbereich
Licht beeinflusst Menschen. Bei der Beleuchtung kann man viel falsch machen, daher sollte das Beleuchtungskonzept gut geplant werden.
Arbeiten Sie mit verschiedenen Beleuchtungsquellen und planen Sie etwaiges Tageslicht mit ein. Personal sollte einen hellen Arbeitsplatz haben. Vielleicht fügen sich Hängeleuchten gut in das Gesamtbild ein. Die Theke erweckt Aufmerksamkeit, indem diese mit einer Beleuchtung versehen wird. In keinem Fall sollte das Licht zu dunkel sein. Zu helles beziehungsweise grelles Licht ist jedoch auch kontraproduktiv, da es schnell abschreckend wirken kann. Lassen Sie sich zu verschiedenen Lichtintensitäten und Lichtfarben beraten und den Bedarf an Licht auf die gegebenen Räumlichkeiten abstimmen.
Gibt es gesetzliche Vorgaben bezüglich Diskretion?
Auch für den Empfang in einer Arztpraxis gilt, dass Schweigepflicht und Datenschutz stets gewahrt werden müssen. Ein gelungener Eingangsbereich bietet daher ein Zusammenspiel aus Diskretion und Offenheit (schließlich soll die Praxis freundlich und einladend wirken).
Das Verhalten von Mitarbeitern ist dazu relevant. Leise Gespräche und der Verzicht auf die persönliche Anrede des Patienten verhindern, dass dritte Personen von sensiblen Informationen erfahren.
Wenn Sie die Praxiseinrichtung planen und den Empfang neu gestalten, sollten Sie auf eine höchstmögliche Diskretion Wert legen. Es gibt für Praxisräume Mindestanforderungen zum Schallschutz (Schallschutzklasse II). Zwischen Wartebereich und Empfang sollte zudem genügend Raum sein oder im Idealfall eine Tür eingebaut werden.
Kann eine digitalisierte Praxis einen Empfangsbereich verbessern?
Die Digitalisierung hat das Ziel, Prozesse und Abläufe zu vereinfachen und effizienter zu machen. Gerade am Empfangsbereich laufen die Stricke des Praxisgeschehens zusammen und die Digitalisierung hat das Potenzial, Ihr Praxispersonal zu entlasten und Ihren Patienten entgegenzukommen. Die Online-Terminvergabe ist ein Paradebeispiel dafür.
Eine digitalisierte Praxis kann noch mehr! Sie reduziert Wartezeiten, indem Patienten sich via Self-Check-in von Zuhause anmelden. Wird die Patientenaufnahme digital durchgeführt, trägt das auch zu einer höheren Privatsphäre und Diskretion bei.
Elektronische Rezepte sind ein großer Vorteil, da sie einfach ausgestellt werden können. Patienten brauchen zur Abholung nicht mehr unbedingt in der Praxis erscheinen, was vieles erleichtern kann. Mit der digitalen Eigenanamnese werden Papierformulare überflüssig und Ihre Praxis kann sich das ständige Einscannen oder händische Übertragen der Informationen sparen.
Insgesamt reduziert sich so die Zettelwirtschaft, Sie erweitern Ihren Service und können sich mehr Zeit für die wesentlichen Dinge nehmen.
Fazit – Heben Sie sich mit der Praxiseinrichtung von anderen Arztpraxen ab
Planen Sie die Einrichtung des Empfangsbereichs in Ihrer Praxis ausgiebig und seien Sie bereit, in die Gestaltung zu investieren. Der Empfang inklusive des Empfangstresens ist das Gesicht Ihrer Praxis. Überzeugen Sie mit der Gestaltung und heben Sie sich von anderen Arztpraxen ab. Die Digitalisierung bietet zudem zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Patienten mit modernen Serviceleistungen zu begeistern.
Wenn Sie Ihren Empfangsbereich digitalisieren möchten, begleitet Idana Sie gerne bei der Umsetzung. Um zu erfahren, wie eine digitale Patientenaufnahme und Anamnese Ihren Praxisalltag vereinfacht, lesen Sie auch unser kostenloses E-Book zum Thema.
