Dem Menschen zugewandt: Mit Idana Flow Pro gehört die Zeit im Gespräch dem Gegenüber

Wer in Altenburg zu Dr. Thomas Kupka kommt, kommt oft nicht zum ersten Mal. Viele der Menschen, die der Internist und Rheumatologe betreut, leben mit einer chronischen Erkrankung und kommen regelmäßig wieder. Mit jedem Besuch kommt ein Stück Krankengeschichte hinzu, und mit ihr die Dokumentation. In seiner internistischen Gemeinschaftspraxis arbeiten vier Behandelnde, die Schwerpunkte liegen auf der Rheumatologie und der Angiologie.

Seit rund zwei Jahren nimmt Idana dem Team einen Teil der Verwaltung ab. Anamnesebögen, Patientenscores und Unterschriften, etwa zum Datenschutz, laufen digital über Tablets. Das macht sich gerade in der Rheumatologie bemerkbar, wo bei jeder Vorstellung zahlreiche Score-Fragebögen anfallen.

„Das haben wir alles über Idana laufen lassen. Es funktioniert wunderbar über die Tablets und erleichtert uns die Arbeit ungemein.“

Seit Sommer 2026 geht die Praxis einen Schritt weiter: Dr. Kupka und ein weiterer Kollege nutzen Idana Flow Pro, den KI-Sprechstundenassistenten von Idana. Idana Flow Pro zeichnet das Gespräch auf, erstellt daraus einen Bericht und übergibt ihn an das Praxisverwaltungssystem (PVS). Nach rund zwei Monaten zieht der Mediziner eine erste Bilanz, wie sich seine Sprechstunde dadurch verändert hat.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Gute Abläufe, aber viel Tipparbeit

Schlecht organisiert war die Dokumentation im Rheumazentrum Kupka auch vorher nicht. Die Praxis stellt Arztbriefe noch während des Termins fertig, sodass jeder Brief vorliegt, wenn der Termin endet. Möglich macht das eine gut gepflegte Sammlung an Textbausteinen. Die Einträge darüber hinaus hält Dr. Kupka bewusst knapp.

Trotzdem blieb viel Tipparbeit. Was die Textbausteine nicht abdecken, tippt der Internist während des Gesprächs von Hand ein. Das kostet Aufmerksamkeit, denn wer tippt, schaut auf den Bildschirm statt auf das Gegenüber. Gerade in einem Gespräch, in dem es um Schmerzen, Beweglichkeit und den Alltag mit einer chronischen Erkrankung geht, fällt das besonders ins Gewicht. Dazu kommt die körperliche Seite, die Dr. Kupka mit einem Augenzwinkern beschreibt:

„Die Dokumentation bleibt wichtig, aber wir werden alle nicht jünger. Irgendwann machen auch die Finger nicht mehr alles mit.“

Das Ziel war deshalb, die Tipparbeit einzusparen, ohne an der Dokumentation zu sparen. Für KI-Dokumentation gibt es inzwischen mehrere Angebote. Den Ausschlag gab für die Praxis die Erfahrung aus zwei Jahren Zusammenarbeit mit Idana: Die Einführung der Fragebögen war unkompliziert verlaufen, und genau das erwartete das Team auch bei Idana Flow Pro.

Eine Sorge hatte Dr. Kupka anfangs: dass im Transkript alles landet, auch der Smalltalk über das Wetter. Bei chronisch kranken Menschen, die regelmäßig kommen, braucht er die medizinisch relevanten Informationen in wenigen Zeilen.

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

Vier bis fünf Zeilen statt Gesprächsmitschrift

Dr. Kupka startete mit dem Desktop-Mikrofon, das ohnehin verfügbar war. Er rechnete damit, dass es vor allem seine eigene Stimme aufnimmt. Tatsächlich erfasst es auch die Patientenseite gut.

Aus einem Gespräch erstellt Idana Flow Pro verschiedene Formate, von der Kurznotiz bis zum ausführlichen Arztbrief. Der Internist arbeitet mit der Kurznotiz. Themen jenseits der Medizin tauchen darin nicht auf.

„Ich habe mich auf die kurze Zusammenfassung eingestellt, und das funktioniert gut. Bei meinen Verlaufspatienten kommen aus dem Gespräch vier, fünf Zeilen heraus. Mehr brauche ich nicht.“

Von den Hausarztpraxen in der Umgebung bekommt Dr. Kupka positive Rückmeldungen, dass diese Länge reicht.

Anamnese und Scores fließen direkt in den Bericht ein

Anamnese- und Scorebögen füllt die Patientenseite ohnehin digital über Idana aus. In fast allen Aufnahmen bindet Dr. Kupka einen dieser Fragebögen ein. Idana Flow Pro übernimmt dann Vorgeschichte, Scores und Angaben aus dem Bogen in den Bericht, zusätzlich zu dem, was im Gespräch gesagt wird.

Direkt aus der Akte starten, direkt in die Akte zurück

Gestartet wird Idana Flow Pro aus der geöffneten Patientenakte: Über einen Idana-Button im PVS öffnet sich die Aufnahme, der Patient erscheint direkt. Nach dem Gespräch landet der Bericht in der richtigen Akte. Auch der Start mit Idana Flow Pro verlief für die Praxis unkompliziert, und bei Fragen stehen Ansprechpersonen bei Idana bereit.

„Der Start und der Rückschrieb funktionieren ganz einfach.“

Mehr Zuwendung im Gespräch

Am deutlichsten zeigt sich die Veränderung im Gespräch selbst. Statt nebenher zu tippen, kann er zuhören, nachfragen und den Menschen ansehen, der vor ihm sitzt.

„Das Arztgespräch ist auf jeden Fall anders, weil ich mehr dem Patienten zugewandt bin.“

Idana Flow Pro liefert einen Berichtsentwurf. Keine autonome Diagnose, keine Therapieentscheidung durch KI – die medizinische Verantwortung bleibt beim Fachpersonal.

Wie reagiert die Patientenseite?

Bevor ein Gespräch aufgezeichnet wird, holt die Praxis eine schriftliche Einwilligung ein. Dafür nutzt sie ein digitales Formular in Idana, das einmalig auf dem Tablet unterschrieben wird, zusammen mit den übrigen Fragebögen. Die allermeisten unterschreiben. Manche haben Fragen, weil sie KI gegenüber Vorbehalte haben. Diese Bedenken nimmt die Praxis ernst und bespricht sie in Ruhe.

„Über das Tablet ist das denkbar einfach gelöst, das funktioniert auch bei älteren Patienten.“

Welches Fazit zieht die Praxis?

Nach rund zwei Monaten gehört Idana Flow Pro im Rheumazentrum Kupka zum Praxisalltag, Dr. Kupka und sein Kollege arbeiten beide damit. Eine große Zeitersparnis sieht er nicht, und das sagt er offen: Mit ihren Textbausteinen hat die Praxis schon vorher schnell dokumentiert. Was sich verändert hat, liegt an anderer Stelle. Seine Finger tippen weniger, und seine Aufmerksamkeit gehört im Gespräch wieder ganz dem Menschen, der ihm gegenübersitzt.

Dr. Kupka probiert Neues gern aus und bildet sich dann ein Urteil. Zu Idana Flow Pro fällt es positiv aus, deshalb arbeitet die Praxis weiter damit. Kolleginnen und Kollegen empfiehlt er, sich selbst ein Bild zu machen.

Die Menschen, die regelmäßig zu Dr. Kupka kommen, bringen jedes Mal ein Stück Krankengeschichte mit. Die Dokumentation wächst weiter, nur muss er dafür im Gespräch nicht mehr zur Tastatur greifen.

Bildquelle: Rheumazentrum Kupka, https://rz-kupka.de/