Die Gemeinschaftspraxis Chirurgie und Orthopädie Friedrichshafen (GCO) betreut mit einem Team von drei Ärzten und 22 Mitarbeitenden wöchentlich etwa 600-840 Patient:innen – sei es in der Sprechstunde oder im OP. Bei diesem hohen Patientenaufkommen ist eine effiziente Praxisorganisation unerlässlich. Besonders die papierbasierte Verwaltung von OP-Aufklärungen und Anmeldeprozessen stellte zunehmend ein Problem dar. Neben dem enormen Platzbedarf der Dokumentenarchive kostete die manuelle Bearbeitung wertvolle Arbeitszeit. Praxismanagerin Cora Baumann hat deshalb nach einer digitalen Lösung gesucht und berichtet, wie die Einführung von Idana in Kombination mit den digitalen Aufklärungsbögen von Thieme Compliance den Praxisalltag nun deutlich effizienter gestaltet.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Von Papierbergen zur digitalen Transformation

Vor der Einführung von Idana verliefen der gesamte Anmeldeprozess und die OP-Aufklärung analog auf Papier. „Alle Patient:innen füllten im Wartezimmer das Anmeldeformular und die DSGVO-Erklärung auf Pa-pierbögen aus. Privatversicherte bekamen zusätzlich noch einen Privatbehandlungsvertrag,“ beschreibt Cora Baumann die frühere Situation.

Die Praxis stand vor allem vor Platzproblemen bei der Archivierung: „Die gesetzliche Dokumentationspflicht erfordert eine 30-jährige Aufbewahrung bestimmter Unterlagen. Diese Vorgabe stellte uns vor eine besondere Herausforderung, da die räumlichen Kapazitäten unserer Praxis für eine solch umfangreiche Archivierung begrenzt sind.“ Die entstehenden „Ordnerwälder“ nahmen immer mehr Raum ein.

„Ich versuche einfach, alles in der Praxis zu digitalisieren. Ich finde das so wichtig im Gesundheitswesen.“

Als eine Software-Umstellung auf T2med anstand, erkundigte sich die digitalaffine Praxismanagerin bei dem Praxisverwaltungssystemhersteller, ob es auch Möglichkeiten bei der Digitalisierung des Anmeldeprozesses bzw. der OP-Aufklärung gäbe: „Mein Ansprechpartner dort empfahl mir daraufhin Idana für die digitale Patientenaufnahme und -aufklärung,“ erinnert sie sich. Die Entscheidung für Idana fiel nach einer Testphase, wobei die Integration der Aufklärungsinhalte von Thieme Compliance ein wichtiger Faktor war.

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

Effiziente Prozesse: 240 Idana-Aufnahmebögen in der ersten Woche

Die Umstellung auf Idana brachte der GCO Friedrichshafen schnell spürbare Vorteile. „Wir haben schon alleine in der ersten Woche 240 Anmeldungsbögen per Idana rausgeschickt. Das ist eine enorme Einsparung an Papier,“ berichtet Cora Baumann begeistert. Der digitale Workflow vereinfacht besonders die Arbeit am Empfang: “Es ist wirklich super easy ist – mit zwei Klicks schicken wir vier Dokumente raus.“

„Der Vorteil mit Idana ist, dass wir einfach kein Papier mehr brauchen und alles in der digitalen Patientenakte verfügbar ist. Das bringt Zeitersparnis am Empfang und somit ein entspannteres Arbeiten.“

Die Vorteile sind vielfältig: Neben der Papiereinsparung profitiert das Team von einer besseren Lesbarkeit der Patientendaten und dem Wegfall des zeitaufwändigen Einscannens.

Bei den OP-Aufklärungsbögen in Verbindung mit Thieme Compliance steht vor allem der Platzvorteil im Vordergrund, auch wenn die Umstellung für die Ärzte noch eine gewisse Umgewöhnung bedeutet. „Hier sind wir noch in der Umstellungsphase. Aber es ist ein enormer Vorteil, weil wir jetzt alle Daten sofort digital in der Praxis haben und wir die Aufklärungsbögen den Patient:innen auch per E-Mail nach Hause schicken können. Das ist eine super Funktion.“

Optimierung der Fragebögen durch kontinuierliche Verbesserung

Nach anfänglichen Herausforderungen mit Redundanzen in den Fragebögen hat das Team diese optimiert: „Manche Eckdaten wurden zu Beginn mehrmals abgefragt. Das haben wir alles nach und nach angepasst und jetzt sind die Bögen übersichtlich sowie relativ einfach und schnell zu beantworten.“

Die Praxis bietet den Patient:innen verschiedene Möglichkeiten zur Beantwortung an: Sie können die Frage- bzw. Aufklärungsbögen entweder über den QR-Code auf der Praxis-Website bereits zu Hause im Vorfeld ausfüllen oder im Wartezimmer.

Was sagen die Patient:innen?

Die Resonanz der Patient:innen ist überwiegend positiv, mit einigen altersbedingten Einschränkungen. „Wenn sich gerade ältere Patient:innen mit dem digitalen Ausfüllen schwer tun, gehen wir manchmal noch auf die alte analoge Art zurück,“ erklärt Cora Baumann. Am Anfang gab es vereinzelt Rückmeldungen zur Länge der Fragebögen, die aber angepasst wurde.

Die Erreichbarkeit über das Smartphone wird als großer Vorteil gesehen: „Für die Patient:innen ist es entspannter, weil sie die Bögen ganz einfach am Handy von der Couch aus durchgehen können.“

Welches Fazit zieht die Praxis?

200 Blatt Papier und 2,5 Stunden Arbeitszeit pro Woche gespart

Die Digitalisierung mit Idana rechnet sich für die GCO Friedrichshafen in mehrfacher Hinsicht. „Wir benötigen pro Woche ca. 200 Blätter Papier weniger, das ist auf jeden Fall ressourcenschonend,“ kalkuliert die Praxismanagerin. Hinzu kommt die eingesparte Arbeitszeit: