Mehr Zeit für die jungen Patient:innen – Effiziente Praxisabläufe sparen Teilzeitkraft ein

In ihrem Arbeitsalltag legt Sabine Probst viel Wert auf Digitalisierung, Effizienz und Nachhaltigkeit. Die Praxismanagerin der Kinder- und Jugendarztpraxis Philipp Schoof und Dr. med. Arnd Müller GbR in München richtet, wenn möglich, alle Abläufe daraufhin aus. So war es nicht verwunderlich, dass sie nach einer eigenen positiven Erfahrung mit der digitalen Patientenaufnahme eine solche Software in ihrer Praxis einführen wollte. Was sie bei ihrer Recherche von Idana überzeugte, berichtet sie nachfolgend.

“Das Drucken, Scannen und Schreddern war uferlos.”

Herausforderungen

Prozess: “wahnsinnig viel und zeitaufwändig”

Vor der Digitalisierung ihrer Prozesse stand die Praxis für Kinder- und Jugendmedizin Philipp Schoof und Dr. med. Arnd Müller GbR vor den typischen Herausforderungen der analogen Patientenaufnahme: Sämtliche Informationen an die Patient:innen bzw. Eltern wurden auf Papier ausgehändigt und “das war wahnsinnig viel und zeitaufwändig”, erinnert sich Sabine Probst. Sowohl Formulare zum Impfmanagement, das die Praxis nach Stiko-Richtlinien durchführt und seitenweise Informationen zur Aufklärung mit sich bringt, als auch ausführliche Fragebögen zu Vorsorgeuntersuchungen mussten vorbereitet, ausgedruckt, vor Ort ausgefüllt, eingescannt, teilweise ausgewertet, dokumentiert und zuletzt geschreddert werden. Insbesondere das Lesen und Ausfüllen der Fragebögen durch die Patient:innen bzw. Eltern war sehr aufwändig. Um effizienter arbeiten zu können, musste sich etwas an diesem Prozess ändern.

Vorteile durch Idana

PVS-Anbindung und zahlreiche Optionen

Tatsächlich kam Sabine Probst bei einem eigenen Arztbesuch mit einer digitalen Lösung für die Patientenaufnahme in Berührung und war sofort begeistert: Datenabgleich und Datenschutzerklärungen können so effizienter bearbeitet werden, unleserliche Handschriften bspw. sind überhaupt kein Thema mehr. Bis die Praxis in neue Räumlichkeiten umgezogen war, behielt die Praxismanagerin die Idee stets im Hinterkopf. Da ihr Nachhaltigkeit sehr wichtig ist, recherchierte sie schließlich und stellte verschiedene Lösungen anhand einer Pro- und Contra-Liste gegenüber, um die für ihre Praxis am besten geeignete Software zu finden.

Was überzeugte Sabine Probst letztlich von Idana? Ein großer Pluspunkt war die Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (PVS) Medical Office und die damit verbundene “Vielzahl an Optionen”, wie Sabine Probst sagt. Insbesondere die Möglichkeit, Formulare selbstständig zu erstellen und anzupassen sowie umfangreiche Auswertungen durchzuführen, ließ die Entscheidung für Idana fallen. Mittels der vorhandenen Erklärvideos konnte sie sich bereits im Voraus mit der Software vertraut machen, was sie als äußerst hilfreich empfand.

“Nachhaltigkeit ist mir ein sehr großes Anliegen.”

Zu Beginn war die Resonanz, den über die Bestätigungsmail des Online-Terminkalenders mitgeschickten Fragebogen auszufüllen, leider gering. “Die Patient:innen bzw. Eltern haben es nicht gesehen, nicht gemacht” mutmaßt Sabine Probst. Daraufhin überlegte sich Sabine Probst einen alternativen Ablauf für die Kinder- und Jugendarztpraxis: Die MFA gehen wenige Tage im Voraus die anstehenden Termine durch und senden per Knopfdruck aus dem PVS die entsprechenden Idana-Fragebögen an die Patient:innen bzw. Eltern per E-Mail raus – darunter Fragebögen für Vorsorgeuntersuchungen, Impfaufklärungen und Kopfschmerzprotokolle sowie Gerinnungsbögen für präoperative Vorbereitungen und Allergiefragebögen. Dieses Vorgehen ermöglicht den Patient:innen bzw. Eltern, die Dokumente bequem von zu Hause auszufüllen. Vor Ort verwenden die Mitarbeiter:innen Checklisten, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen angekommen sind, und um ggf. fehlende Dokumente nachzuschicken. Die Praxismanagerin ist mit dem Prozess nun zufrieden: “Es funktioniert wirklich hervorragend. Die Patient:innen bzw. Eltern sind ganz fleißig.”

“Die Anbindung von Idana an unser PVS ist ein Traum.”

Vertrauliche Befragung für Jugendliche

Die Fragebogen zur Vorsorgeuntersuchung J1 und J2 sowie ein spezieller Depressionsfragebogen werden von den Jugendlichen selbst per QR-Code am eigenen Handy ausgefüllt. Die Eltern können die vertraulich behandelten Berichte nicht einsehen. Die Jugendlichen nehmen dieses Angebot “sehr, sehr gut an” und kommen dafür eigens eine dreiviertel Stunde früher in die Praxis.

Neurologie & Rheumatologie: Triage möglich

Idana kommt ebenso bei den neurologischen und rheumatologischen Sprechstunden zum Einsatz. Beim Check-in über die Website können die Neupatient:innen bzw. deren Eltern auch den Überweisungsschein hochladen, so erfährt das Praxisteam gleich den Besuchsgrund. Für jeden der beiden Bereiche ist jeweils eine MFA zuständig, die anhand der Antworten dann die Dringlichkeit einordnet und entsprechend einen Termin vergibt.

Editor zur individuellen Auswertung

Mit dem Idana-Editor hat Sabine Probst bereits sehr viele Fragebögen erstellt. Nicht nur für die Patientenbefragung, sondern auch für die praxisinterne Auswertung, bspw. zu Allergien oder Entwicklungstests. Dafür füllt die Praxismanagerin die Bögen selbst am PC aus und der Bericht landet direkt in der Patientenakte. Mögliche Red Flags – wichtige Warnsymptome – stehen gut sichtbar ganz oben, sodass Auffälligkeiten oder Handlungsbedarf sofort erkannt werden.

“Mit Idana kann ich selbstständig und unabhängig Fragebögen erstellen und anpassen – das ist mir sehr wichtig.”

Was sagen die Patient:innen bzw. Eltern?

Wie bereits oben erwähnt, wird die Befragung vor Ort mittels QR-Code von jugendlichen Patient:innen sehr geschätzt. Zudem hat Sabine Probst die Erfahrung gemacht, dass die meisten Eltern über ihre Smartphones kommunizieren und dort auch die Fragebögen ausfüllen – “das funktioniert super.” Durch das Versenden der Fragebögen einige Tage im Voraus haben die Eltern genug Zeit, diese zu übersetzen und in Ruhe zu Hause zu bearbeiten, ohne sich in der Praxis unter Druck gesetzt zu fühlen. Die Praxismanagerin plant bereits, die Auswahl an fremdsprachigen Fragebögen zu erhöhen, um den Patient:innen und Eltern das Ausfüllen weiter zu erleichtern.