Effizienzsteigerung dank digitaler Patientenaufnahme: 40 Stunden gespart in 6 Monaten

Die Urologie am Aegi in Hannover hat sich seit ihrer Gründung 2005 kontinuierlich entwickelt. Was mit drei Partnern begann, ist heute eine Praxis mit acht Ärzt:innen, 13 MFA und zwei Standorten in Hannover. Täglich behandelt das Team zwischen 220 und 240 Patient:innen – eine Größenordnung, die ohne straffe digitale Prozesse kaum zu bewältigen wäre.

Dr. Mofak Sakka hat die Praxis von 2005 bis 2019 als Partner mitgeprägt und ist auch im Ruhestand eng mit ihr verbunden. Als technikaffiner Arzt übernahm er gerne die Einführung von Idana: „Ein Kollege fragte mich, ob ich dieses neue Gebiet für die Praxis übernehmen würde. Ich habe sofort zugesagt.“ Seit Juli 2025 nutzt die Praxis Idana für die digitale Patientenaufnahme. Die Statistik nach sechs Monaten zeigt: Knapp 40 Stunden Arbeitszeit wurden eingespart – wertvolle Zeit, die das Team anderweitig nutzen kann.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Schlangen an der Anmeldung kosten Zeit

„Die Schlange an Patient:innen reichte manchmal bis zur Tür“, erinnert sich Dr. Mofak Sakka an die Zeit vor Idana. Bei 220-240 Patient:innen täglich summierte sich die Wartezeit erheblich. Neue Patient:innen mussten an der Anmeldung ihre Beschwerden schildern, Datenschutzerklärungen und Anmeldebögen ausfüllen – oft im Wartezimmer, mit Klemmbrett und Stift. Für das Team bedeutete das: Unterlagen entgegennehmen, prüfen, einscannen, manuell ins System übertragen.

Unvollständige Infos vor dem Termin

Ein weiteres Problem: „Die Patient:innen mussten an der Anmeldung erst einmal ihr Anliegen schildern“, beschreibt Dr. Mofak Sakka den früheren Alltag. Eine gezielte Vorbereitung war so schwer möglich. Auch die Medikamentenanamnese gestaltete sich mühsam: Zeitraubende Rückfragen hätten vermieden werden können, wenn die Informationen vorab strukturiert erfasst worden wären.

„Die Anforderungen an Praxen werden größer, die Bürokratie nimmt zu – der Verwaltungsaufwand ist mittlerweile enorm.“

Mit steigenden Patientenzahlen und zunehmender Bürokratie wurde der Verwaltungsaufwand immens. Das Team suchte daher eine Lösung, die Entlastung bringt.

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

Schnell integriert dank digitaler Infrastruktur

Die Urologie am Aegi ist schon sehr lange digital aufgestellt. Dr. Mofak Sakka arbeitet seit 1992 mit Computern in der Praxis; seitdem werden dort nur digitale Krankenakten genutzt. Die Gemeinschaftspraxis startete 2005 komplett vernetzt. „Alle Kolleg:innen konnten damals schon von zu Hause online arbeiten. Heutzutage nennen wir es Homeoffice.“ Die Anbindung von Idana an das PVS erfolgte reibungslos. „Wir konnten sofort loslegen“, berichtet der Urologe. Ein einziges kleines technisches Problem wurde durch einen Anruf bei Idana sofort behoben.

Intuitives System ohne externe Schulung

Besonders bemerkenswert: Die Praxis verzichtete auf die kostenlose Schulung durch Idana. Dr. Mofak Sakka hatte das Team vor dem Wochenende kurz eingewiesen. Am Montag wollten alle bereits mit dem Programm arbeiten: „Wir haben heute Vormittag mindestens 20 Fragebögen verschickt.“ Das Programm sei so intuitiv, dass keine externe Schulung nötig war.

Fragebogen-Versand nach Terminbuchung

Sobald ein:e Patient:in online einen Termin bucht, erkennt das System, ob es sich um eine Neuaufnahme oder einen bekannten Fall handelt. „Diese bekommen dann ein entsprechendes Check-in-Paket von Fragebögen per QR-Code oder E-Mail“, erläutert Dr. Mofak Sakka. Neue Patient:innen erhalten Datenschutzerklärung und Anamnese-Fragebögen, Bestandspatient:innen werden nach ihrem Anliegen gefragt. Die Ärzt:innen sehen die Informationen direkt an jedem Arbeitsplatz – Idana ist in allen Sprechzimmern installiert.

Gezielte Vorbereitung statt Improvisation

Die strukturierten Vorabinformationen ermöglichen eine präzise Terminplanung: „Die Ärzt:innen öffnen die eingegangenen Daten und sehen sofort, was sie erwartet.“ Bei Bedarf werden ein Platz im Ultraschall-Raum reserviert oder Blutuntersuchungen vorbereitet. Bei Vorsorge-Terminen läuft das entsprechende Programm ab. Wenn Patient:innen in die Praxis kommen, entfällt die Warteschlange an der Anmeldung komplett – der Weg führt direkt ins Sprechzimmer. Ein besonders praktisches Feature: Patient:innen können ihre Medikamentenschachteln fotografieren und hochladen: „Einfacher geht es nicht.“

Messbare Zeitersparnis: 40 Stunden in sechs Monaten

Die Nutzungsstatistik zeigt eindrücklich: Von August 2025 bis Januar 2026 sparte die Praxis knapp 40 Stunden Arbeitszeit ein. Die Ferienzeiten schlagen sich in niedrigeren Zahlen nieder, in den Monaten dazwischen stiegen die Nutzungszahlen kontinuierlich. „Die Mitarbeitenden, die täglich mit dem bürokratischen Aufwand konfrontiert sind, sind sehr zufrieden“, berichtet Dr. Mofak Sakka. Besonders das Team an der Anmeldung profitiert: kein Austeilen von Klemmbrettern, kein Einscannen, kein manuelles Übertragen.

„Diese Arbeitserleichterung durch Idana bedeutet eine wesentliche Entspannung und Effizienz im Praxisablauf.“

Welches Fazit zieht die Praxis?

Die Urologie am Aegi ist ein Beispiel dafür, wie digitale Patientenaufnahme in einer großen Gemeinschaftspraxis funktionieren kann. Dr. Mofak Sakka resümiert:

„Die Zusammenarbeit mit Idana läuft zu unserer vollen Zufriedenheit.“

Entscheidend für den Erfolg war die bereits etablierte digitale Infrastruktur. „Die Praxis ist mittlerweile voll digitalisiert“, betont der Mediziner. Wer seit Jahrzehnten mit vernetzten Systemen und Online-Terminvergabe arbeitet, für den ist die digitale Patientenaufnahme der logische nächste Schritt. 220-240 Patient:innen täglich, 13 MFA, zwei Standorte – mit Idana bewältigt die Praxis diese Größenordnung effizienter als je zuvor.