Für Praxisübernahme mit Bestandspatient:innen: Viele Tausende digitale Fragebögen in kürzester Zeit erstellt

Die Praxis von Dr. Boris Del Bagno versorgt an zwei Standorten nicht nur Erwachsene, sondern auch Kinder und Jugendliche, und bietet ihren Patient:innen damit das gesamte Spektrum der Familien- und Hausarztmedizin. Dabei können beide Patientengruppen zahlreiche Services digital in Anspruch nehmen: online Termine vereinbaren, Rezepte und Überweisungen bestellen. Bei diesem konsequenten Ansatz zur Digitalisierung spielt die elektronische Patientenaufnahme eine zentrale Rolle. Der Allgemeinmediziner und Praxisinhaber berichtet über seine Erfahrungen mit Idana und wie die digitale Anamnese in Kombination mit der Online-Rezeption Docmedico den Arbeitsalltag an beiden Praxisstandorten positiv verändert hat.

Herausforderungen

6.000 Menschen in 6 Wochen geimpft – mit Papierformularen

Als Dr. Boris Del Bagno Ende 2022 Idana in seine Praxis integrierte, hatte er bereits ernüchternde Erfahrungen mit papierbasierten Prozessen gemacht: „Idana wurde genau ein Jahr zu spät eingeführt: Wir haben zuvor ein kleines Impfzentrum betrieben, in dem wir in sechs Wochen etwa 6.000 Menschen geimpft haben. Bis heute und auch noch die nächsten Jahre – stehen große Kisten mit Papier im Keller. Das ist auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit eine Katastrophe.“

„‚Drucken‘ ist mein Reizwort.“

Diese Erfahrung verdeutlichte den dringenden Bedarf an durchgängig digitalen Workflows. Als Verfechter einer papierlosen Praxis suchte der Mediziner nach Lösungen für eine vollständig digitale Patientenaufnahme – von den erforderlichen DSGVO-Einwilligungen bis zur Information über das Ausfallhonorar in seiner Terminpraxis.

Eine besondere Herausforderung stellte die Übernahme einer zweiten Praxis mit ihren Bestandspatient:innen dar. Ohne digitale Lösung hätte dieser Prozess einen enormen administrativen Aufwand bedeutet.

Vorteile durch Idana

Tausende Fragebögen in kurzer Zeit generiert

Die Hausarzt- und Familienpraxis setzt Idana für verschiedene Anwendungsfälle ein, die über das reine Onboarding hinausgehen. Dr. Boris Del Bagno nutzt die digitale Neupatienten-Anmeldung, bei der Patient:innen vor dem ersten Besuch wichtige Formulare ausfüllen, inklusive DSGVO-Einwilligungen und Vereinbarungen zur Terminverbindlichkeit. Besonders effizient sind für ihn die Check-up-Fragebögen:

„Idana spart mir 15 Minuten in einem Gesundheitscheck-up.“

Die Integration mit Docmedico ermöglicht eine nahtlose digitale Patientenreise. Wer über die Online-Rezeption einen Termin anfragen möchte, wird direkt zu Idana-Fragebögen weitergeleitet, die auch Vorbefunde und Krankheitsgeschichte abfragen. Zusätzlich sind die Links zu den Idana-Fragebögen gut übersichtlich auf der Praxis-Website integriert – sowohl für die erwachsenen Patient:innen als auch für Kinder und Jugendliche. Ohne die ausgefüllten Fragebögen ist kein Besuch in der Praxis möglich. So liegen alle notwendigen Informationen bereits vor dem ersten Kontakt vor.

Die Praxis beschreibt ihre damalige Einwilligungslösung aus eigener Sicht so:

„Der Prozess mit Idana ist wirklich DSGVO-konform, weil wir das Einverständnis der Patient:innen haben, noch bevor wir mit ihnen in Kontakt treten.“

Eine Einwilligung ist dabei nur ein Bestandteil eines datenschutzkonformen Prozesses; die weiteren Anforderungen der DSGVO, etwa Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Sicherheit, bleiben davon unberührt.

Bei der Übernahme der zweiten Praxis erwies sich Idana als besonders wertvoll. In der etwa sechsmonatigen Übergangsphase zahlte sich die digitale Lösung durch eine enorme Papier- und Zeitersparnis aus, da Dr. Boris Del Bagno und sein Team auf die Re-Digitalisierung unzähliger bereits ausgedruckter Fragebögen verzichten konnten:

„Bei der Praxisübernahme haben wir in kurzer Zeit viele Tausend Fragebögen generiert, die dann einfach sehr schnell und unkompliziert in der Akte gelandet sind. Das war ein echter Benefit.“

Schluss mit Medienbrüchen

Der Praxisinhaber schätzt besonders die Vermeidung von Medienbrüchen durch Idana: „Ein ursprünglich digitaler Prozess bleibt von Anfang bis Ende digital.“ Er kritisiert den konventionellen Workflow mit Ausdrucken und anschließender Re-Digitalisierung scharf: „Wenn man etwas ausdruckt, dann hat man einen zuvor digitalisierten Prozess wieder analogisiert, um ihn hinterher wieder zu digitalisieren. Dass das Arbeit macht und fehleranfällig ist, versteht sich von selbst.“

Die Einbindung von Idana über die GDT-Schnittstelle ins Praxisverwaltungssystem funktioniert nach kleinen Herausforderungen zu Beginn mittlerweile zuverlässig: „Der Fragebogen wird abgeschickt und erscheint im Prinzip sofort in der Patientenakte.“ Auch anfängliche Berührungsängste innerhalb des Teams waren nach kurzer Zeit abgebaut.

Was sagen die Patient:innen?

Die digitalen Angebote wie Praxis-App, Online-Terminvergabe und -Rezeption sowie die Idana-Fragebögen werden von den Patient:innen mehrheitlich gut angenommen. Dr. Boris Del Bagno hat den Eindruck, dass seine Praxis im Digitalisierungsprozess überdurchschnittlich fortgeschritten ist: „Idana ist ein Teil des gesamten Digitalisierungspuzzles, was die Patient:innen überwiegend sehr wohlwollend sehen.“

Bei der Praxisübernahme gab es anfangs Bedenken einiger Patient:innen, zur Digitalisierung genötigt zu werden. Die Praxis stellt daher klar, dass alle herkömmlichen Kommunikationswege bestehen bleiben. Es gibt eine gute telefonische Erreichbarkeit und großzügige Öffnungszeiten von 8 bis 18 Uhr an vier Wochentagen. Für Patient:innen ohne digitale Ausstattung oder Erfahrung stehen in beiden Praxen Tablets bereit. Das Praxisteam unterstützt bei Bedarf beim Ausfüllen der Fragebögen. Dr. Boris Del Bagno bemerkt jedoch: „Das ist eine absolute Ausnahme. Meine Erfahrung ist, die Generation bis 75 hat keine Berührungsschwierigkeiten. Weniger als 1 Prozent hat damit Probleme, und wir sind sehr ländlich hier aufgestellt.“

Dass die Patient:innen im Vorfeld ihres Praxisbesuchs bereits online durch Docmedico und Idana „in die richtigen Bahnen geleitet“ werden, sieht Boris Del Bagno ebenfalls als Chance für die Patient:innen: „Wenn man einen Termin anfragen möchte, muss man erst einmal die Idana-Bögen ausfüllen und ggf. Dokumente hochladen. So weiß man direkt, dass man es mit einer strukturierten Praxis zu tun hat.“

Fazit und Ausblick

Zufrieden mit der Service-Qualität

Die Zusammenarbeit mit dem Idana-Team erlebt Dr. Boris Del Bagno als ausgesprochen positiv: „Das ist sehr angenehm. Es ist immer jemand erreichbar, und im Jahresgespräch wird nach meinen Bedürfnissen gefragt. Auch mit den Technikern ist die Zusammenarbeit, selbst wenn es Schwierigkeiten gab, sehr angenehm und sehr bemüht.“ Aus wirtschaftlicher Perspektive gibt Dr. Boris Del Bagno zu bedenken, dass Idana hochpreisig ist und somit eine Investition darstellt. Für seine Praxis mit zwei Standorten betrachtet er es jedoch als wertvollen Service für die Patient:innen und die Praxisabläufe.

Innovation in verschiedenen Bereichen

Mit Blick auf zukünftige Entwicklungen sieht Dr. Boris Del Bagno weiteres Potenzial für digitale Lösungen im Praxisalltag. Er ist überzeugt, dass neue Technologien die Kommunikation mit Patient:innen und Pflegeeinrichtungen weiter verbessern können. Flexiblere Dialogformate und intelligentere Datenauswertung stehen dabei auf seiner Wunschliste. Für verschiedene Bereiche seiner Praxis erhofft sich Dr. Boris Del Bagno kontinuierliche Weiterentwicklungen von Idana. Diese sollen den Praxisalltag noch effizienter gestalten und gleichzeitig für alle Beteiligten einfach zu bedienen sein.

Trotz seiner Optimierungswünsche ist Dr. Boris Del Bagno von der Qualität von Idana überzeugt und mit der aktuellen Lösung bereits sehr zufrieden:

„Mir ist es ein großes Anliegen, die Digitalisierung der Prozesse möglichst gut und reibungslos voranzutreiben. Idana leistet hier einen wertvollen Beitrag, und ich sehe noch weiteres Potenzial für die Zukunft.“

Bildquelle: Hausarzt- und Familienpraxis Kisslegg & Wolfegg, diepraxis-wolfegg.de