Empfehlung unter Kollegen: Entlastung des gesamten HNO-Praxisteams

Die HNO-Praxis von Rayk Hennig liegt im Prenzlauer Berg in Berlin. Ein Ortsteil, in dem viele junge, digital affine Menschen leben. Warum also nicht auch die Patientenaufnahme der Praxis digitalisieren, um dieser Patientengruppe entgegenzukommen und den Prozess zu vereinfachen? Der Austausch mit einem anderen HNO-Kollegen überzeugte Rayk Hennig schließlich von der digitalen Patientenaufnahme mit Idana. Franziska Fechtner, MFA und Praxismanagerin, war für die Implementierung der Software verantwortlich und berichtet von ihren Erfahrungen.

Herausforderungen

Viele Fragebögen, viel Papier

Ausdrucken, ausfüllen, einscannen, schreddern – so sah der klassische Patientenaufnahme-Prozess in der HNO-Praxis aus, bevor Idana eingeführt wurde. Vom Anamnesebogen über die Schwindel- und Tinnitus-Diagnostik bis hin zum Schlaf-Screening wurden alle Patientenbefragungen in Papierform durchgeführt. Praxisinhaber Rayk Hennig tauschte sich über die Problematik der Papierflut mit seinem HNO-Kollegen Dr. Alexander Loch aus. Da dieser zufriedener Idana-Kunde ist, lag eine Weiterempfehlung der Software für digitale Patientenaufnahme und Anamnese nahe. So startete die Praxis von Rayk Hennig kurz darauf mit Idana.

Vorteile durch Idana

Zeit-/Papierersparnis durch Digitalisierung

„Der Klassiker ist der Anamnesebogen“ beginnt Franziska Fechtner über die Einsatzgebiete von Idana in ihrer Praxis zu berichten. Nach dem Eintreffen der Patient:innen wird ein QR-Code zum Idana-Check-in erzeugt, den diese entweder mit einem der beiden Praxis-Tablets oder dem eigenen Smartphone scannen können. Darüber gelangen sie zum Anamnesebogen, füllen ihn digital aus und schicken ihn ab. Der Bericht darüber landet dann unverzüglich in der Patientenakte im PVS. Derselbe Prozess wird auch bei allen anderen Fragebögen, wie zum Beispiel für Schlafanamnese, Schwindel- und Tinnitus-Diagnostik, angewendet. Darüber hinaus können die Patient:innen die Bögen bereits im Vorfeld des Termins bequem online von zu Hause ausfüllen: Wenn sie über die Praxis-Website einen Termin buchen, bekommen sie über den Online-Terminkalender von medatixx direkt den Idana-Check-in-Link zugesendet.

Den größten Nutzen vom Einsatz von Idana sieht Franziska Fechtner in der Papier-, Zeit- und letztlich Kostenersparnis: „Wir sparen unheimlich viel Papier und sehr viele Druckerpatronen, die für einen Laserdrucker wirklich teuer sind. Wenn man davon ausgeht, dass etwa 30-40 Patient:innen pro Tag Fragebögen ausfüllen, kommt da eine Menge zusammen.“

Was sagen die Patientinnen?

Die Patient:innen nehmen den neuen Prozess „super“ an: Im Bereich Prenzlauer Berg in Berlin leben viele junge Familien, die mit der digitalen Patientenaufnahme und dem Ausfüllen zu Hause überhaupt kein Problem haben. Aber auch die älteren Patient:innen kommen damit und mit den Tablets sehr gut zurecht. „Wenn es wirklich sehr, sehr alte Patient:innen sind, dann gibt es auch mal ein Stück Papier und einen Stift. Aber das ist die Ausnahme“, ergänzt Franziska Fechtner.

„Wir erhalten eigentlich nur positive Resonanz.“

Die Praxismanagerin schätzt, dass das positive Feedback auch stark mit den Tablets in der Praxis zusammenhängt. Die Patient:innen müssen zum Ausfüllen der Fragebögen somit weder ihr eigenes Datenvolumen nutzen, noch auf dem kleineren Bildschirm ihres Smartphones arbeiten.

Digitalisierung in Gemeinschaftsarbeit

Mit dem Idana-Editor hat das gesamte Team, einschließlich Ärzt:innen, alle Fragebögen selbst digitalisiert und auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten. Das Praxisteam besteht aus Beschäftigten zwischen 18 und 65 Jahren, grundsätzlich haben alle Mitarbeitenden – egal welchen Alters – Idana als neues Tool sehr gut angenommen.

„Idana kann Arbeitsprozesse vereinfachen und erspart Kosten. Es ist von der Handhabung einfach und alle arbeiten sehr gerne damit.“

Fazit und Ausblick

Aufklärung für operative Eingriffe

Sowohl mit der technischen Anbindung zwischen Idana sowie dem PVS und Online-Terminkalender als auch mit dem Support durch das Idana-Team ist Franziska Fechtner zufrieden. Speziell in der Anfangszeit hat sie sich gut aufgehoben gefühlt, als die ein oder andere Frage aufkam. Auch jetzt reagiert das Support-Team schnell und setzt gewünschte Ergänzungen zügig um. Ihr Fazit: „Klappt wunderbar.“ Da die Praxis auch operative Eingriffe durchführt, wünschte sich die Praxismanagerin zum Zeitpunkt des Gesprächs, Idana auch für die OP-Aufklärung einzusetzen. Mittlerweile stellt Idana dafür Aufklärungsinhalte von Thieme zur Verfügung. Die inzwischen verfügbaren Inhalte können den gewünschten Workflow heute unterstützen.

Bildquelle: HNO Praxis Rayk Hennig, www.hno-prenzlauerberg.com