Weg von unleserlichen Handschriften und Papiermüll-Bergen

Ein eigener Arztbesuch brachte Anna Al Ghazal auf die Idee, die Patientenaufnahme auch in der orthopädischen Praxis ihres Mannes zu digitalisieren. Dort arbeitet die gelernte Gesundheits- und Krankenpflegerin nämlich als Praxismanagerin. Alle Prozesse laufen über ihren Tisch und so kam es, dass sie Ende 2020 Idana einführte, um den Arbeitsalltag für das gesamte Praxisteam zu erleichtern.

Herausforderungen

Datenmüll und unleserliche Handschriften

Jede Einwilligung für individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL), jeder Anamnesebogen, jede Schweigepflichtentbindung mit Datenschutzerklärung – in der Praxis für Orthopädie und Unfallchirurgie gab es alle Fragebögen „ganz altmodisch auf Papier“, wie sie selbst sagt. An die Patient:innen ausgegeben wurden sie auf einem Klemmbrett. Das verursachte nicht nur Unmengen an Müll, der datenschutzkonform entsorgt werden musste, sondern das Praxisteam hatte regelmäßig auch mit den persönlichen Handschriften der Patient:innen zu kämpfen. Diese stellten insbesondere dann ein Problem dar, wenn die Fragebögen erst manuell übertragen werden konnten, nachdem die Patient:innen selbst die Praxis schon wieder verlassen hatten und nicht mehr für Rückfragen zur Verfügung standen. Insgesamt also ein sehr zeit- und ressourcenintensiver Ablauf.

„Es mussten Unmengen an Papier für die einmalige Verwendung ausgedruckt werden. Die Datenmülltonne war quasi monatlich voll.“

Vorteile durch Idana

“Mehr Nutzen als Aufwand”

Als Praxismanagerin hat Anna Al Ghazal „den Anspruch, jeden Workflow immer wieder zu überdenken und zu optimieren.“ Folglich begann sie zu recherchieren, mit welchem Tool sich der Arbeitsalltag für alle Teammitglieder vereinfachen ließe. Die Wahl fiel nach kurzer Zeit auf Idana, da die Vorteile den Aufwand überwogen. Bei der Auswahl der Software war ihr wichtig, dass sie sich einfach und schnell an das bestehende PVS anbinden lässt. Außerdem wollte sie nicht alle Fragebögen, die sie in der Vergangenheit bereits selbst entworfen hatte, neu erstellen müssen. Dieser Wunsch ließ sich mit dem Fragebogen-Service umsetzen, der bestehende Fragebögen für die Nutzung in Idana digitalisiert. „Das hat mir sehr viel Arbeit abgenommen“, so Anna Al Ghazal.

Gerade in der Anfangsphase brachte sie regelmäßig das gesamte Team auf den aktuellen Stand, damit sich alle Mitarbeitenden mit der neuen Software anfreunden und sie ausprobieren konnten.

Drei Anwendungsszenarien

Idana kommt in der orthopädischen Praxis unterschiedlich zum Einsatz: Entweder buchen Neupatient:innen über den Online-Terminkalender einen Termin und erhalten direkt per E-Mail die Links zu den Befragungen. So können sie alle Fragen bequem von zu Hause beantworten. Oder – und das ist der weitaus häufigere Fall durch die unfallchirurgische Tätigkeit – es kommen Neupatient:innen in die Praxis, die noch keine Akte im PVS haben. Dann findet die Befragung vor Ort über das Tablet statt und der Bericht wird danach von Idana in die Patientenakte übertragen. Darüber hinaus bittet die Praxis ihre bestehenden Patient:innen etwa alle 2–3 Jahre, ihre Anamnese und Schweigepflichtentbindung zu aktualisieren.

Die technische Anbindung zwischen PVS und Idana funktioniert dabei „ganz einfach und ist überhaupt kein Problem“. Auch mit der Betreuung durch den Kundenservice ist die Praxismanagerin zufrieden.

„Wir brauchen Unternehmen in der Medizin, die innovativ sind und es schaffen, die Bürokratie in Arztpraxen zu erleichtern, weil wir immer mehr mit dem Papierkrieg und immer weniger mit den Patient:innen beschäftigt sind. Solange Idana weiter mit der Zeit geht, sind wir glücklich.“

Die Patient:innen sind allerdings geteilter Meinung: Teilweise empfindet Anna Al Ghazal die Einstellung als “Generationen-Sache”, manche Patient:innen wehren sich gegen das digitale Ausfüllen, bevor sie es überhaupt ausprobiert haben. Die Unter 60-Jährigen stehen ihrer Erfahrung nach der digitalen Patientenaufnahme aber sehr aufgeschlossen und positiv gegenüber.

Fazit und Ausblick

Zwei Minuten weniger pro Patient:in

Für Anna Al Ghazal überwiegen klar die Vorteile: Ihre Kolleg:innen und sie müssen keine unleserlichen Handschriften mehr entziffern und sparen eine Menge unterschiedlicher Ressourcen. Konkret bedeutet das, dass früher etwa 1000 Blatt Papier im Quartal verbraucht wurden, wohingegen derselbe Vorrat nun mindestens ein halbes Jahr hält. Insbesondere für ältere Patient:innen oder Pflegedienst-Mitarbeitende, die Patient:innen im Altenheim betreuen, gibt es nach wie vor Papier-Fragebögen. Auch die Datenmülltonne muss nur noch viermal statt zehnmal im Jahr geleert werden. Zudem hat sich der Tonerverbrauch für den Drucker halbiert. Mit Blick auf die Zeit schätzt die Praxismanagerin, dass sie pro Patient:in nun etwa zwei Minuten einsparen.

Für die Zukunft hat Anna Al Ghazal noch weitere Pläne mit Idana: Zunächst möchte sie die IGeL-Fragebögen in der Praxis digitalisieren, bevor sie sich um das große Thema OP-Aufklärung kümmern wird. Sie scherzt: „Wir fragen uns schon, was wir am Praxistresen dann mit unseren vielen freien Schubfächern machen, in denen früher die ganzen Formulare lagen.“

Bildquelle: Praxis für Orthopädie & Unfallchirurgie Dr. med. Michel Al Ghazal, www.orthopraxis-celle.de