Für eine bessere Zeitplanung können Bestellsysteme in der Arztpraxis zum Einsatz kommen. Akzeptable Wartezeiten für Patienten sind hier nur einer von vielen Vorteilen. Erfahren Sie, warum sich Systeme zur Patienteneinbestellung lohnen und wie Sie bei der Implementierung vorgehen.
Zeitplanung in der Arztpraxis
In Arztpraxen werden in der Regel verschiedene Sprechstunden zu bestimmten Zeiten angeboten.
- Zur offenen Sprechstunde können Patienten unangekündigt und ohne Termin erscheinen.
- In der halboffenen Sprechstunde kommen Patienten unangekündigt. Es werden aber auch Termine vergeben.
- Für die Terminsprechstunde benötigen Patienten einen Termin. Auch kurzfristige Termine können freigehalten und in dringenden Fällen vergeben werden.
Mit der Zeitplanung steht oder fällt eine Arztpraxis. Zu viele Patienten im Wartezimmer sind genauso problematisch wie leere Behandlungszimmer oder ein Arzt, der auf den nächsten Patienten wartet.
Die Terminsprechstunde wird am häufigsten von Arztpraxen und Zahnärzten angeboten. Damit diese reibungslos verläuft und Patienten nicht länger als 20 bis 30 Minuten warten müssen, ist ein funktionierendes Bestellsystem in der Arztpraxis notwendig.
Lesen Sie hier nähere Informationen zu den verschiedenen Arten von Sprechstunden.
Wie sieht ein optimales Bestellsystem in einer Arztpraxis aus?
Das Terminmanagement in der Arztpraxis ist eine Herausforderung. Wenn alles rund läuft, hat es aber viele Vorteile für Patienten, Mitarbeiter und Ärzte.
Ein optimales Bestellsystem sorgt für eine optimale Planbarkeit. Termine können zuverlässig eingehalten werden, was die Wartezeiten kurz hält. Mitarbeiter können sich auf Behandlungen optimal vorbereiten und sind einem geringeren Stresslevel ausgesetzt. Insgesamt hebt sich die Stimmung in der Praxis, Patienten sind nicht aufgrund von Wartezeiten verärgert und der Praxisalltag verläuft harmonischer.
Ein Bestellsystem sollte neben seiner Zuverlässigkeit und Planbarkeit aber auch einen hohen Grad an Flexibilität haben. In einer Arztpraxis treten Notfälle oder andere unvorhersehbare Termine auf. Die Bedürfnisse der Patienten müssen auch dann erfüllt werden können. Ein Notfalltermin darf die Tagesplanung nicht völlig durcheinander bringen.
Welche Schritte müssen für eine optimale Terminvergabe unternommen werden?
Arztpraxen haben sehr individuelle Anforderungen an die Terminvergabe. Wenn ein Bestellsystem in einer Praxis funktioniert, bedeutet das nicht, dass es in einer anderen Praxis ebenso ist.
Ein optimales Bestellsystem für die Arztpraxis lässt sich nicht von heute auf morgen entwickeln. Testen, evaluieren und anpassen sollte die Devise sein – was sich durchaus über einen Zeitraum von mehreren Monaten erstrecken kann.
Die folgenden Schritte können von jeder Arztpraxis unternommen werden, um die Terminvergabe zu optimieren.
Bedarfsanalyse
Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, bevor Sie mit der Entwicklung eines Bestellsystems beginnen. Dieser Schritt bildet eine wichtige Basis und vereinfacht alle Folgeschritte.
Bei der Analyse kommen verschiedene Aspekte in Frage. Häufige Fragestellungen sind wie folgt:
- Welche Behandlungsarten gibt es in der Praxis, z. B. Vorsorge, Ersttermin etc.?
- Wie viel Zeit erfordert eine bestimmte Behandlung?
- Wann sind Ärzte und Personal in bester Form für bestimmte Behandlungen?
- An welchen Tagen / Tageszeiten treten Notfälle häufiger auf?
- Wie viel Vorbereitung / Nachbereitung ist für bestimmte Behandlungen erforderlich?
- Wie viele Behandlungsräume sind vorhanden?
- Welche Höhe hat der Leistungsstundensatz?
- Wie viele Termine werden von Patienten abgesagt?
Analysieren Sie für 1,5 bis 3 Monate alle Praxisabläufe und notieren Sie etwa die Dauer, die für bestimmte Behandlungen beansprucht wird.
Sie werden so wahrscheinlich herausfinden, dass montagmorgens eine höhere Nachfrage nach kurzfristigen Terminen (Akutfälle) besteht. Dies kann bei der Entwicklung des Bestellsystems berücksichtigt werden.
Terminplan erstellen
Aufbauend darauf kann ein Terminplan erstellt werden.
Bilden Sie verschiedene Cluster, legen Sie fest, wie groß die Zeitraster (z. B. 15 Minuten) sein sollen und wann Termine mit individueller Zeit gelegt werden können. Wie viele Termine müssen in einer Woche für kurzfristige Termine frei bleiben und wo sind Puffer notwendig, um Verspätungen in der Zeitplanung auszugleichen?
Zu berücksichtigen ist, dass der Terminplan mit dem Dienstplan in Einklang gebracht werden kann.
Verantwortungsbereiche
Sobald das Bestellsystem umgesetzt wird, sollte geregelt sein, wer für die Terminvergabe zuständig und berechtigt ist. In vielen Fällen zeigt sich, dass bestimmte Mitarbeiter erfahrener in der Terminplanung sind und so besser einschätzen können, wie viel Zeit für individuelle Termine benötigt wird.
Eine konsequente Umsetzung ist bei der Terminplanung und -einhaltung Pflicht. Eine wahllose Terminvergabe sollte nicht stattfinden.
Online-Terminvergabe
Außerdem sollte die Online-Terminvergabe zu einem festen Bestandteil des Bestellsystems werden. Das Buchungssystem kann in die Website der Arztpraxis integriert werden. Darüber können Patienten selbständig Termine wie eine Vorsorgeuntersuchung zu festgelegten Slots buchen.
Patienten erziehen
Ihr Bestellsystem kann noch so gut sein, wenn die Patienten nicht am selben Strang ziehen. Das pünktliche Erscheinen zu einem Termin ist wesentlich. Kommunizieren Sie das an Ihre Patienten.
Weisen Sie bei der Terminvergabe darauf hin, dass Termine im Falle einer Verhinderung frühzeitig abzusagen sind, damit ein anderer Patient die Chance hat, den Termin wahrzunehmen. Vielleicht rufen Patienten nicht gerne an, um Termine abzusagen. Mit einer Online-Möglichkeit geben Patienten möglicherweise eher Bescheid, wenn Sie den Termin nicht mehr benötigen. Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS sind ebenfalls hilfreich, damit Termine nicht vergessen werden.
Wie die Digitalisierung Bestellsysteme optimiert
Bestellsysteme machen es erforderlich zu wissen, was Patienten in Ihre Praxis führt. Nur so kann ein Termin im richtigen Slot gelegt werden (z. B. für eine Kontrolluntersuchung). Bei individuellen Terminen sind weitere Hintergründe zu den Beschwerden des Patienten notwendig. Eine MFA kann bei der telefonischen Vergabe von Terminen noch am ehesten erfragen, was dem Patienten fehlt.
Bei der Online-Terminvergabe ist das ebenfalls möglich, wenn entsprechende Lösungen genutzt werden. So kann die Patientenaufnahme digital stattfinden und Patienten können im Rahmen einer Eigenanamnese wichtige Angaben vor dem Arzttermin machen – bequem von zuhause aus. Hier besteht die Möglichkeit, Angaben für Fragen nochmals nachzuschauen, zum Beispiel zu einem eingenommenen Medikament.
Dieses Vorgehen spart beim Arztbesuch Zeit. MFAs müssen keine Formulare mehr ausfüllen lassen und der Arzt hat wichtige Informationen schon zum Einstieg in das Arzt-Patienten-Gespräch parat, was die Behandlungsqualität erhöhen kann.
Bestellsysteme gehören in jede moderne Praxis
Richtig geplant und umgesetzt, sind Bestellsysteme ein unverzichtbarer Helfer und Organisator im Praxisgeschehen. Die Erstellung eines optimalen Systems ist mit Aufwand verbunden, der sich später auszahlen wird. Moderne Praxen sollten die Terminplanung zudem immer wieder im Rahmen des Qualitätsmanagements hinterfragen und gegebenenfalls anpassen.
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