Der Idana Check-in ist der smarte Assistent bei der Patientenaufnahme, der sich an praxisindividuelle Abläufe anpasst
Integration in die Praxis-Webseite
Die Integration des Check-in in die Praxiswebseite bietet sich bei Patienten an, die sich vor dem Termin auf der Webseite der Praxis informieren oder eine in die Praxiswebseite integrierte Online-Terminvergabe nutzen. Ein Musterbeispiel für den erfolgreichen Einsatz des Check-in Links ist die Praxiswebseite von Dr. Sirfy. Auf der Webseite seiner Praxis können sich die Patienten bequem selbst einchecken: www.sirfy.de
Dazu finden Patienten für verschiedene Anliegen jeweils einen Link mitsamt Beschreibung, zum Beispiel die “Neuaufnahme” für neue Patienten. Über diesen Link können Sie sich eine Befragung zuschicken lassen. In dieser Befragung sind neben einem ausführlichen Anamnesebogen auch alle Formulare, die die Praxis von neuen Patienten benötigt, zum Beispiel Einverständniserklärungen und Datenschutzinformationen.
Dr. Sirfy bietet den Check-in aber auch für Bestandspatienten an. In über 20 verschiedenen Links kann jeder Patient das Passende für sich finden: Vom Check-in für den Gesundheits-Checkup, über die verschiedenen Disease-Management-Programme und aktuell natürlich Corona-Tests bis hin zu spezifischen Links für häufige Beschwerden wie Rückenschmerzen.
Check-in auf der Webseite – So geht’s:
- In Idana mit wenigen Klicks einen Check-in Code erstellen
- Den Link in Ihre Webseite einbinden
Integration in das Telefongespräch
Anstelle eines Links kann man auch einen Code nutzen, um den Idana Check-in zu starten. Besonders praktisch ist das, wenn die Email-Adresse des Patienten unbekannt ist, zum Beispiel beim ersten Telefonat. Lässt man Patienten am Telefon die Emailadresse durchgeben, kann es im hektischen Alltag zu Schreibfehlern kommen. Mit dem Check-in Code wird das vermieden!
Ein Fallbeispiel:
Frau Zámečník hat Fieber und befürchtet, dass sie sich mit dem Corona Virus angesteckt hat. Weil sie neu in der Stadt ist, sucht Sie online nach einem Hausarzt. Sie findet die nahe gelegene Praxis Sonne und ruft an, um einen Termin zu vereinbaren. Die Praxis Sonne hat für neue Patienten mit Covid-19 Beschwerden extra den Check-in mit dem Code “JFTE37” erstellt. Neben dem “Covid-19 Risikofragebogen” befinden sich in dieser Befragung eine Basis-Anamnese und alle wichtigen Informationen und Einwilligungen zum Datenschutz. Beim Telefonat mit Frau Zámečník macht die MFA der Praxis Sonne einen Termin aus und bittet sie vorab eine Befragung auszufüllen. Dazu gibt die MFA Frau Zámečník den Code “JFTE37” am Telefon durch und erklärt, dass sie diesen direkt auf www.idana.app oder über die Webseite der Praxis Sonne starten kann. So erhält die Praxis Sonne schon vor dem Termin sämtliche Informationen die sie benötigt, ohne dass die MFA eine Auswahl zusammenstellen musste. Die komplizierte Email-Adresse von Frau Zámečník musste nicht diktiert werden und wird automatisch im Check-in erfasst. So konnte mittels des Idana Check-ins aufwendige Bürokratie und schwierige Triage bei Covid-Verdacht vereinfacht werden.
Damit auch beim Diktieren des Check-in Codes keine Fehler auftreten, kann der Code alternativ in eine SMS oder einen Messenger Dienst kopiert werden, die dann dem Patienten zugeschickt wird.
Check-in im Telefonat – So geht’s:
- In Idana mit wenigen Klicks einen Check-in Code erstellen
- Den Code am Telefon durchgeben oder beispielsweise nach dem Telefonat per SMS versenden
Integration in die Online-Terminvergabe
Der Idana Check-in ist die optimale Ergänzung für die online Terminvergabe.
Egal ob Doctolib, Jameda, CGM, Kry, Tomedo, Samedi oder Ihre eigene Online-Terminvereinbarung: Sobald Sie automatisierte, konfigurierbare Bestätigungsemails an Patienten verschicken, haben Sie eine optimale Möglichkeit diese mit Check-in Links zu verknüpfen! So kann der Patient, direkt nachdem er den Termin vereinbart, wichtige Formulare und Gesundheitsfragebögen zuhause ausfüllen. Das Praxisteam wird durch diese digitale Patientenaufnahme jetzt doppelt entlastet. Zuerst durch die automatische Terminvergabe und danach durch den automatischen Versand der Befragung. Der Patient checkt selbst ein. Die daraus entstehende Zeiteinsparung kann das Praxisteam nun für die Behandlung anstatt für Administration und Bürokratie nutzen.
Dank Synchronisation zwischen Idana und der Praxisverwaltungssoftware, Zugleich bekommt die Praxis alle wichtigen Informationen vor dem Termin. Die Arztkonsultation kann besser vorbereitet und zielgerichtet durchgeführt werden.
Noch attraktiver wird es, wenn Sie in der Terminvergabe verschiedene Termin-Typen zur Auswahl stellen. So bekommt jeder Patient genau den Check-in Link der zu seinem Anliegen passt: Der neue Patient bekommt die DSGVO-Information und die Basis-Anamnese – der Patient der regelmäßig zum Checkup die Praxis besucht hingegen nur den passenden Fragebogen “Gesundheits Checkup”.
Check-in bei der Online-Terminvergabe – So geht’s:
- In Idana mit wenigen Klicks einen Check-in Code erstellen)
- Den Check-in Link in die automatisierte Email zur Terminbestätigung einbauen
Synchronisation mit dem Praxisverwaltungssystem:
Damit sich der Check-in auch für neue Patienten eignet, haben wir bei der Entwicklung ein besonderes Augenmerk auf die Synchronisation mit dem Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. dem Arztinformationssystem (AIS) gelegt. Bei der Synchronisation der Check-in Berichte werden Vor- und Nachname so wie das Geburtsdatum der Check-in Patienten mit den bekannten Patienten abgeglichen. Bei Übereinstimmung erfolgt wie üblich der Rückschrieb direkt in die Praxisverwaltungssoftware.
Wenn ein neuer Patient in der Praxissoftware noch nicht angelegt ist, kann er auch nicht gefunden werden. Hier wird mit der Synchronisation gewartet, bis der Patient in die Praxis kommt. Sobald er dort angelegt wird, kann mit einem Klick geprüft werden, ob er bereits einen Check-in durchgeführt hat. Im Anschluss erfolgt der Rückschrieb der Check-in Berichte ins PVS automatisch .
