Kein Scannen, keine Doppelarbeit: Digitale Anamnese und Einwilligung in der Radiologie

Die Radiologische Gemeinschaftspraxis Ibbenbüren – Lengerich deckt das vollständige Spektrum bildgebender Diagnostik ab: MRT, CT, Röntgen und Mammografie. Dr. Tarek Zoubi, Facharzt für Radiologie und Master of Business Administration, hatte den Praxisbetrieb früh digitalisiert, aber eine Stelle blieb lange unangetastet: die Patientenfragebögen. Heute laufen Anamnese und Einwilligung vollständig über Idana, die Anbindung an das Nexus Chili RIS erfolgt automatisch, und Floy ergänzt die Befundung um KI-gestütztes opportunistisches Screening.

Vor welchen Herausforderungen stand die Praxis?

Scannen, zuordnen, abheften – für alle Patient:innen

Vor MRT, CT, Röntgen und Mammografie füllten Patient:innen Papierbögen aus. Die Anmeldung druckte, sammelte ein, scannte und ordnete jedes Formular im RIS dem richtigen Datensatz zu. Ein Prozess, der sich für jede Untersuchung und jeden Termin wiederholte.

„Man kann es nicht anders nennen als Unsinn, irgendetwas von Patient:innen ausfüllen zu lassen und dann wieder einzuscannen.“

Das Einscannen allein war dabei nicht das eigentliche Problem. Es war der Folgeschritt: Im RIS musste der oder die Patient:in aufgerufen, das Dokument zugeordnet und abgelegt werden. Für das Anmeldungsteam war das ein relevanter Arbeitsfaktor bei jedem einzelnen Termin.

Einführung ins Team: alle mitnehmen

Auch intern war Überzeugungsarbeit nötig. Dr. Tarek Zoubi führte die Einführung in kleinen Gruppen durch, präsentierte den neuen Workflow mehrfach und betonte, was das Team dadurch gewinnt. Die Frage, die dabei am häufigsten kam: „Was machen wir mit 80-jährigen Patient:innen, die einen digitalen Bogen nicht ausfüllen können?“

Seine Antwort: Alle arbeiten bereits täglich digital, auch ältere Patient:innen. Das Smartphone ist für die meisten nichts Unbekanntes. Für die wenigen Ausnahmen nimmt sich das Team kurz Zeit. Heute möchte niemand mehr zurück.

Welche Vorteile bringt Idana mit sich?

Automatische RIS-Zuordnung

Das Einscannen von Formularen ist komplett weggefallen. Sobald ein Bogen abgeschickt wird, landet das PDF automatisch beim richtigen Datensatz im RIS. Das Team muss Idana dafür nicht einmal separat öffnen: Alle Formulare liegen direkt im Dokumentenworkflow des RIS.

„Unsere Mitarbeitenden lieben den digitalen Prozess und dass nicht mehr manuell zugeordnet werden muss.“

Rund 50 % kommen vorbereitet

Patient:innen erhalten eine Woche und einen Tag vor dem Termin eine SMS mit einem personalisierten Idana-Link. Wer den Bogen vorab ausfüllt, gibt der Praxis Zeit zur Vorbereitung. An der Anmeldung steht ein Monitor mit QR-Code für alle, die es nicht vorab getan haben. Rund die Hälfte der Patient:innen kommt so bereits mit ausgefüllten Unterlagen an.

„Ein Papierbogen, der erst zum Patienten muss und dann wieder zur Anmeldung – das ist ein unnötiger Prozess, der jetzt wegfällt.“

Was Patient:innen sagen

Anfangs kam die Frage, ob Papier nicht doch möglich sei. Die Praxis erklärte die Vorteile und wies darauf hin, dass der Bogen auf dem eigenen Smartphone ausgefüllt werden kann. Das hat die meisten Patient:innen schnell überzeugt: Wer im Wartezimmer ohnehin am Handy ist, füllt den Bogen dort aus.

„Ältere Patient:innen können das meistens besser als jüngere.“

Individuelle Fragebögen mit konfigurierbaren Warnhinweisen

Idana bildet den gesamten radiologischen Fragenkatalog ab: MRT, CT, Röntgen, Mammografie, Datenschutzformulare und Privatleistungsverträge. Für viele Dokumente gibt es Gerüste, die individuell angepasst werden können. Die Praxis erstellt eigene Bögen im Idana-Fragebogen-Editor, und Dr. Tarek Zoubi empfiehlt das ausdrücklich: „Idana bietet ganz viele Möglichkeiten, und jede Praxis hat ihre eigenen Strukturen. Man sollte das auch genauso abbilden können, wie man arbeitet.“

Ein Beispiel aus der Mammografie: Gibt eine Patientin an, einen Knoten in der Brust getastet zu haben, öffnet sich automatisch eine Brustgrafik, in die sie die Stelle einzeichnen kann. Diese Wenn-Dann-Logik lässt sich für jede Fragestellung konfigurieren. Dasselbe Prinzip gilt für Red Flags: Die Praxis legt selbst fest, welche Antworten als kritisch markiert werden und in der Arztansicht sofort oben erscheinen. Bei MRT-Patient:innen mit Herzschrittmacher sieht Dr. Tarek Zoubi das auf einen Blick, ohne den gesamten Bogen durchzugehen.

MRT-Fragebögen werden nicht ärztlich gegengezeichnet, solange die Untersuchung nativ durchgeführt wird. CT-Bögen dagegen schon: Dr. Tarek Zoubi öffnet den Bogen mit einer PIN, ergänzt Anmerkungen und unterschreibt digital. Das Dokument landet anschließend automatisch im RIS.

Floy: Zufallsbefunde, die auffallen

Zusätzlich zu Idana nutzt die Praxis Floy, eine KI-Lösung, die Bilddaten auf klinische Zufallsbefunde untersucht – Befunde, die außerhalb des eigentlichen Untersuchungsfokus liegen. Der Floy-Einwilligungsbogen ist direkt in den MRT-Fragebogen integriert: Patient:innen stimmen beim Ausfüllen mit einem Klick zu.

„Wenn man an Knochenläsionen denkt, die Floy findet, dann wird auch mal in einem Querfortsatz etwas gefunden, wo der Blick nicht unbedingt immer hingeht.“

Zwei bis drei Fälle mit malignen Läsionen hat die Praxis auf diesem Weg bereits identifiziert, die anschließend per CT weiter abgeklärt wurden.

Prozesse, die ineinandergreifen

Was Dr. Tarek Zoubi an der Kombination aus Idana und Nexus Chili am stärksten schätzt, ist nicht ein einzelnes Feature, es ist das Zusammenspiel. „Wir sprechen alle super gerne miteinander, aber versuchen auch, unnötige Kommunikation zu vermeiden“, sagt er. Genau das leistet die Integration.

Früher musste das Team aktiv nachfragen: Hat der oder die Patient:in den Bogen schon ausgefüllt? Gibt es etwas zu beachten? Mit Idana fallen diese Abstimmungsschleifen weg. Das Team sieht auf einen Blick, wer den Bogen abgeschickt hat, wer noch nicht angefangen hat und was noch fehlt – zum Beispiel der Privatleistungsvertrag, der noch nicht unterschrieben wurde. Alles übersichtlich, ohne Hin- und Hertelefonieren.

Welches Fazit zieht die Praxis?

Was als Skepsis begann, ist heute Standard. Das Team möchte nicht zurück. Die Fragebögen kommen vollständig an, Warnhinweise fallen auf, bevor Patient:innen im Untersuchungsraum sind, und mit Floy werden Befunde sichtbar, die im normalen Workflow untergegangen wären.

Dr. Tarek Zoubis Rat an Kolleg:innen, die noch zögern: „Sie kommen nicht drum herum. Man darf sich und sollte sich dessen nicht verwehren. Das ist letztendlich ein Faktor, der einem das Leben wirklich einfacher machen kann. Es ist für uns keine Konkurrenz, sondern Unterstützung.“

Wie Idana in weiteren radiologischen Praxen eingesetzt wird, zeigt die Übersicht zum Fachgebiet Radiologie.

Bildquelle: Radiologische Gemeinschaftspraxis Ibbenbüren – Lengerich, radiologie-ibbenbueren.de